Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.

Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.

Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке

Бланк письма и адрес отправителя

Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.

При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.

Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.

В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:

  • форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
  • наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».

Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:

  • наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
  • логотип, если он есть;
  • адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.

Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.

Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.

Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:

Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма

Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.

В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):

  • минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
  • максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.

Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.

Ссылка (Reference), тема письма

Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.

Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.

После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) – аналог нашего заголовка текста:

  • если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
  • если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».

Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).

Дата письма

Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.

Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах

Адресат

Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:

  • название компании или имя частного лица и
  • адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.

Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.

Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.

Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени

Текст письма и обращение

В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в Примере 2):

  • начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
  • отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.

Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.

Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).

Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке

Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.

Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.

Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).

Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»

Подпись автора письма

После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.

Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости

Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.

Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости

Приложение и дублирование письма другому адресату

Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).

Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».

Пример 10. Отметка о наличии приложений

Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading

Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).

Оформление почтового конверта

Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:

  • на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
  • на второй строчке пишут название компании;
  • на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
  • на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
  • на пятой строке – название страны.

В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.

Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США

Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:

  • по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
  • наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
  • по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
  • в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
  • при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.

Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.

Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.

Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word

Сноски 2

  1. Точку в конце сокращенного слова здесь часто опускают – см. «1» и «2» в Примере 2. Вернуться назад
  2. Точку в конце сокращенного слова здесь часто опускают – см. «1» и «2» в Примере 2. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Соцсети, мессенджеры и e-mail как доказательство в суде

Мы все больше общаемся посредством электронных каналов связи, в т. ч. на рабочие темы. Подобное общение пора приучиться «фильтровать», потому что сказанное/написанное таким образом тоже имеет вес и в случае спора может быть использовано против вас. Мы показали образец формулировок договора, закрепляющих юридическую силу переписки сторон по электронной почте, через сервисы мгновенных сообщений, социальные сети. Кроме того, объяснили, при каких обстоятельствах «электронное общение» будет иметь юридическую силу даже в отсутствие подобного договора.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Как оформить фотографии в качестве приложения к письму?

Как оформить приложение к письму в МЧС, если приложением являются фотографии исправленных нарушений? Что написать в отметке о приложении? Что написать на самих фотографиях и можно ли это делать на их белом обороте? Себе надо оставить точно такой же экземпляр письма со всеми фотоприложениями?

Бланки документов представительств организации в странах СНГ

Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.

Как оформить фотографии в качестве приложения к письму?

Как оформить приложение к письму в МЧС, если приложением являются фотографии исправленных нарушений? Что написать в отметке о приложении? Что написать на самих фотографиях и можно ли это делать на их белом обороте? Себе надо оставить точно такой же экземпляр письма со всеми фотоприложениями?