Англоязычная деловая переписка по электронной почте

Рассказывая о правилах англоязычной международной переписки, порой будем отмечать ее национальные особенности в некоторых странах. Но большинство правил все-таки универсальны. Из статьи вы узнаете, как грамотно и уважительно написать партнеру, чтобы рассчитывать на аналогичный «теплый прием». Какой шрифт использовать? С какой формулы вежливости начать (если вы знаете пол и семейное положение адресата и если не знаете)? Насколько церемониально витиеватые обороты к кому уместо использовать? Что считать приглашением перейти на «ты»? Каковы особенности в применении знаков препинания? Какие общеизвестные сокращения будут восприняты как неуместный сленг, а какие – подчеркнут ваш уровень владения языком? В какие сроки считается вежливым дать ответ? Что написать, если вы в них не укладываетесь? Как сформулировать автоматический ответ на приходящие на ваш электронный ящик письма в период своего длительного отсутствия (например, на время отпуска)? В каком формате лучше указывать даты? Ведь в разных странах порядок расположения в них дня, месяца и года различается. Как указывать точное время с использованием всемирного (UTC)? Какие заключительные формулы вежливости уместны в тексте электронного письма? И как оформить свою подпись?

В 2018 году, согласно исследованию международной компании Radicati Group, общее число отправленных и полученных электронных писем (включая деловые и личные) превысит 281 миллиард. А к 2022 – цифра вырастет до 333 миллиардов. Электронная почта значительно быстрее, удобнее и проще. Вместе с тем утвержденных норм, регламентирующих обмен письмами по ней, нет. Однако следование правилам бизнес-этикета, в том числе и в интернет-пространстве, никто не отменял.

Любой секретарь знает правила составления деловой корреспонденции. А вот с e-mail-перепиской все несколько сложнее, особенно если она ведется с международными партнерами. Ведь коллеги из других стран могут значительно отличаться от российских мышлением и мировоззрением. И то, что нормально воспринимается в нашей культуре, может быть оскорбительным или непонятным для иностранцев.

Но обо всем по порядку.

Оформление письма

Начнем с оформления письма. Рекомендации в целом не отличаются от обмена корреспонденцией с коллегами в России. Однако главное отличие от обычного делового письма – это краткость и скорость.

Мнение эксперта

В этом правиле бывают и исключения. Многое зависит от страны.

Например, с американскими коллегами, особенно в крупных корпорациях, достаточно простого «Hi, ok?», чтобы получить в ответ такое же «Ok».

Совсем другое дело – французы. Каждый раз даже короткую записку вы должны предварять приветствием «Добрый день, дорогой / дорогая...». Затем все ваше сообщение должно быть верхом вежливости, даже если переписка очень напряженная. Закончить нужно непременно пожеланиями хорошего дня (или вечера), поблагодарить за помощь и содействие. Прожив довольно продолжительное время во Франции, могу сказать, что любые письма (особенно бумажные), даже от водопроводчика, будут предваряться и заканчиваться исключительно витиеватыми оборотами («примите уверения» и т.д.). С электронными в этом плане чуть попроще, но как я уже сказала, если вы не будете придерживаться этих правил, то рискуете прослыть грубияном.

Начать письмо нужно в верхней части окна. Если это ответное сообщение, то рекомендуется включить исходное сообщение, которое должно быть ниже вашей подписи.

Традиционно текст деловых писем имеет левое выравнивание и одинарный интервал. Желательно использовать двойное расстояние между абзацами, чтобы было сразу понятно, где заканчивается один абзац и начинается другой.

По шрифтам специальных рекомендаций для переписки с иностранцами нет, главное – не перегружать письмо вычурными шрифтами, подчеркиваниями и разными цветами в попытках обратить внимание на какие-то фразы в письме. Как бы то ни было, это деловое письмо, а не приглашение на девичник или день рождения ребенка, так что оно должно выглядеть сдержанным и официальным. Эти же правила касаются фона письма.

Шрифт рекомендуется использовать 10 или 12 размера, предпочтительны наиболее распространенные начертания: Arial, Calibri, Times New Roman и др.

Не злоупотребляйте встроенными изображениями. Некоторые почтовые клиенты из-за множества картинок могут отправить письмо в папку для спама.

Использовать в письме прописные буквы также нежелательно. Неправильно писать: «HELLO, DEAR MR. BOND!» – «ЗДРАВСТВУЙТЕ, УВАЖАЕМЫЙ Г-Н БОНД!». Такое обращение, скорее всего, напугает вашего собеседника. Заглавные буквы в письменной речи традиционно воспринимаются как крик, что, согласитесь, не очень приятно.

Мнение эксперта

Это действительно так. Заметила, что написание текста заглавными буквами используют компании, желающие привлечь внимание к своей деятельности и рекламирующие что-либо. Кстати, часто восточные (из Турции и т.д.). Прописные буквы в деловом письме выглядят непрофессионально и даже смешно. Я, например, такие письма удаляю, не читая.

Специалисты рекомендуют в письмах не включать функцию запроса отчета о доставке и прочтении письма получателем, поскольку это довольно раздражающий фактор, который, к тому же, часто не работает. Многие почтовые серверы / программы не поддерживают эту функцию, а если и поддерживают, то сами пользователи порой блокируют ее. Лучше в тексте письма попросить подтвердить получение («Please, confirm the receipt of this message» – «Пожалуйста, подтвердите получение письма»).

Вежливость и тон письма

Деловой e-mail должен быть выдержан в том же стиле, что и классическое деловое письмо. Поэтому следует избегать неформального обращения, даже если вы лично знакомы с иностранным коллегой. Необходимо всегда помнить о деловом тоне, как бы вам ни хотелось опуститься до панибратства. Все-таки это деловая переписка и ваше письмо может быть перенаправлено иному лицу для исполнения. В таком случае история вашей переписки (в том числе случайно) окажется доступной сторонним людям и может отрицательно сказаться на профессиональном имидже вас и вашего собеседника.

При написании писем партнерам из арабских или азиатских стран (Китай, Республика Корея, Объединенные Арабские Эмираты, Алжир и пр.) необходимо быть предельно почтительным (особенно поначалу) и использовать в английском языке наиболее вежливые формы общения («Sorry to bother you. Could you please provide me with the following information in your answer by return?» – «Простите, что отвлекаю Вас. Не могли бы Вы предоставить мне в ответ следующую информацию?»).

Обратите внимание: при использовании английского языка для общения с международными партнерами желательно при выражении просьб использовать вежливые формы:

  • вместо «Call me if you have any questions about the offer» («Позвоните мне, если у Вас есть вопросы по предложению») используйте «Please call me…» («Пожалуйста, позвоните мне…»);
  • вместо «Can you please call me back tomorrow?» (Не могли бы Вы позвонить мне завтра?) используйте «Could you please call me back tomorrow?» Глаголы can и could имеют одинаковое значение, но вторая форма подразумевает более вежливое обращение. Первоначально предложенный вариант, который допустим в русском языке («Позвоните мне, пожалуйста, завтра»), будет восприниматься англоязычным собеседником как грубая фраза и больше похожая не на просьбу, а на поручение.

Ваш тон в письме должен быть нейтральным, без эмоциональной окраски. А это значит, что придется отказаться от часто повторяющихся восклицательных и вопросительных знаков как в одном месте,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Корпоративная электронная почта на Google

На Google-почте можно создать электронный ящик не только с родным доменом этого бренда (gmail), но и с любым адресом после @, что позволяет использовать ее и для корпоративной почты. Здесь удобно одновременно обмениваться электронными письмами и вести общение в чате. Покажем, как можно структурировать архив электронных писем, осуществлять поиск, настроить автоматическую подпись в конце текста создаваемых посланий, писать письма (в т.ч. сохраняя историю переписки и пересылая их нескольким адресатам).

Организация тура своими силами

Рекомендации статьи можно применить как для организации деловой и туристической поездки шефа, так и своей собственной! Экономия денег и учет личных предпочтений будут вам наградой. Покажем, как самим можно купить оптимальные авиабилеты (по полной воспользовавшись скидками и бонусами, предусмотрев все тонкости пересадки), как выбрать отель и заказать трансфер. Вооружим вас для этого необходимыми сайтами и навыками. Отметим, когда все-таки лучше покупать готовый тур в туристической компании. А в конце ознакомим вас с действующими таможенными правилами, чтобы пересечение российской границы обошлось без ЧП.

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой контрагенты обмениваются между собой? Что для этого необходимо (обязательна ли при этом реализация в компании – обладателе коммерческой тайны полного комплекса мероприятий по ее защите, включая издание специального ЛНА)? Как нанести гриф ограничения доступа на документ? А если он отсутствует на физическом носителе, например направляется по электронной почте? Поводом к написанию статьи послужили вопросы читателя.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Организация тура своими силами

Рекомендации статьи можно применить как для организации деловой и туристической поездки шефа, так и своей собственной! Экономия денег и учет личных предпочтений будут вам наградой. Покажем, как самим можно купить оптимальные авиабилеты (по полной воспользовавшись скидками и бонусами, предусмотрев все тонкости пересадки), как выбрать отель и заказать трансфер. Вооружим вас для этого необходимыми сайтами и навыками. Отметим, когда все-таки лучше покупать готовый тур в туристической компании. А в конце ознакомим вас с действующими таможенными правилами, чтобы пересечение российской границы обошлось без ЧП.

Этикет переписки по электронной почте на русском языке

Каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены? Как структурировать и сохранять историю переписки? Как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами?

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой контрагенты обмениваются между собой? Что для этого необходимо (обязательна ли при этом реализация в компании – обладателе коммерческой тайны полного комплекса мероприятий по ее защите, включая издание специального ЛНА)? Как нанести гриф ограничения доступа на документ? А если он отсутствует на физическом носителе, например направляется по электронной почте? Поводом к написанию статьи послужили вопросы читателя.