Оптимизация накладных расходов – один из способов повышения рентабельности бизнеса. Существенной статьей накладных расходов, связанных с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), среди прочего является бумажный документооборот, который сопровождает трансграничную хозяйственную деятельность. Это и сами бумажные документы, от которых вполне можно отказаться в пользу электронных, и время на их пересылку, и стоимость этой пересылки, и особенности их предоставления в органы власти, зачастую предполагающие контакт face-to-face с должностными лицами. Повышенная вероятность ошибок в бумажных документах возможна, даже если они готовятся с использованием СЭД, когда рабочий процесс предполагает множественный ввод одних и тех же данных.
Уже никому не надо доказывать преимущества цифровизации бизнеса и перехода на электронный документооборот (ЭДО). Правда, есть вопросы относительно возможности делать это при пересечении государственных границ. Дадим ответы на базовые вопросы, которые обычно интересуют бизнес перед тем, как решиться на трансграничный юридически значимый электронный документооборот (ТЮЗЭДО):
Компания «Газинформсервис» совместно с ФНС России, отечественными операторами ЭДО и партнерами из других стран занимается этой тематикой с середины 2000-х годов. В конце 2023 года ряд проектов переведен в промышленную эксплуатацию. Сейчас в активной фазе находятся проекты с Арменией, Беларусью, Казахстаном и КНР. Накопленный опыт и позволяет нам профессионально ответить на поставленные выше вопросы.
В статье «Электронный документооборот в морских и речных пунктах пропуска» в № 1’ 2024 мы рассказали о концепции и плане развития электронного документооборота в морских и речных перевозках при прохождении товаров через таможенные пункты пропуска внутри Евразийского экономического союза и на его внешнем контуре. Осязаемым результатом этой деятельности стал «Портал Морской порт»: им пользуются уже 20 тысяч участников, а за 2023 год на нем оформлено более 130 тысяч судовых дел
В статье «Как получить максимальный результат от международных выставок» в № 9’ 202 описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем
В общем, преимущества сводятся к экономии денег и времени при переводе аналоговых процессов (создание бумажных документов, их логистика) в цифру для всех участников процесса работы с документом. Причем перечень участников может охватывать значительное количество звеньев цепочки Buy-Ship-Pay (покупка – доставка – оплата), включающих представителей бизнеса и органов власти.
Например, ГП «Центр Систем Идентификации» (Республика Беларусь) оценивает эффект от внедрения электронных товаросопроводительных документов в размере:
По оценке Евразийского банка развития, если при использовании бумажного документооборота стоимость процедур составляет 6,23 евро, то при переходе на электронную транспортную накладную (e-CMR) она может уменьшиться в 3,5 раза – до 1,69 евро (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Эффект от перехода на электронную транспортную накладную для участников перевозочного процесса
По данным ФТС России, при переводе таможенных деклараций в цифру и выполнении процедур авторегистрации и автовыпуска, если товары не подлежат дополнительным видам государственного контроля и не идентифицированы как рисковые поставки, требующие дополнительной проверки, то время на таможенное оформление при импорте сокращается с нескольких часов до единиц минут.
Это очень важный и актуальный вопрос. Причем сразу оговоримся, что, конечно, отечественных участников ВЭД интересует именно отечественный практический опыт трансграничной безбумажной торговли, и чтобы ЭДО, сопровождающий процессы Buy-Ship-Pay, охватывал B2B и B2G-сегменты1, т.е. чтобы трансграничные электронные юридически значимые документы принимались и обрабатывались как коммерческими организациями, так и органами власти, в которые данные документы предоставляются. Именно такие примеры и хочется привести.
Ряд операторов ЭДО начал предоставлять услугу по обеспечению трансграничного роуминга и признания трансграничных товаросопроводительных и договорных документов. Об этом опыте в 2023 году был опубликован ряд статей2, сделано множество докладов, последний из которых был на Форуме ЭДО 2023. На сегодня практически этот сервис:
Как обеспечить юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП, в течение всего периода хранения документа (в т.ч. после окончания срока действия сертификата ЭП)? О решении этой задачи мы рассказали в статье «Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени» в № 1’ 2024
См. статью «Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России» в № 1’ 2024
4 августа 2023 года были приняты поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые сняли самый принципиальный барьер, существовавший на пути решения задачи признания иностранной электронной подписи. Теперь порядок взаимного признания может быть описан в соглашении между участниками электронного взаимодействия (см. ч. 4 ст. 7, которую мы процитировали далее).
До внесения поправок эти вопросы могли быть урегулированы только на уровне международных договоров РФ (ч. 3 ст. 7) – это очень сложная правовая конструкция. Достаточно сказать, что за 4 года ее существования не появилось ни одного такого международного договора РФ.
А с момента появления в ст. 7 части 4 уже в 2023 году не только заключены соглашения, в которых описан порядок трансграничного взаимного признания электронной подписи, но он еще и реализован на практике в направлениях Россия – Беларусь и Россия – Казахстан.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 7 «Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами»
1. Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании настоящего Федерального закона, с учетом частей 3 и 4 настоящей статьи.
2. Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права.
3. Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации...
4. При отсутствии международного договора Российской Федерации, указанного в части 3 настоящей статьи, электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, могут применяться в правоотношениях между участниками электронного взаимодействия на основании соглашения между такими участниками. В таком случае электронные подписи признаются действительными при применении их в правоотношениях между участниками электронного взаимодействия, являющимися сторонами соглашения, при условии подтверждения аккредитованной доверенной третьей стороной, или аккредитованным удостоверяющим центром, или иными лицами, уполномоченными сторонами указанного соглашения, соответствия электронных подписей требованиям указанного соглашения. В случаях, если электронное взаимодействие осуществляется с использованием информационных систем, операторами и (или) владельцами которых являются государственные органы, органы местного самоуправления, Центральный банк Российской Федерации, положения настоящей части не применяются, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Задача взаимного признания иностранной электронной подписи актуальна во всем мире. В России она решается с 2006 года, и можно сказать, что уже решена с точки зрения нормативного регулирования и технических решений. Правда, степень ее проработки в сегментах B2B, B2G и G2G разная:
Как правило, в каждой стране собственные криптографические алгоритмы электронной подписи, нормативное регулирование и домены доверия электронной подписи. Поэтому трансгранично должна признаваться национальная электронная подпись (ЭП), выполненная по правилам той страны, резидентом которой является ее обладатель.
Задачу отслеживания уровня защищенности «импортной» ЭП на территории другого государства решают специализированные операторы. В разных источниках эти услуги называются по-разному:
Примечательно, что требования к программно-аппаратным комплексам ДТС сформулированы еще в приказе ФСБ России от 04.12.2020 № 556, но аккредитованных ДТС у нас до сих пор нет. Зато в ч. 3 и 4 ст. 7 закона «Об электронной подписи» сказано, что подтвердить иностранную ЭП может не только аккредитованная доверенная третья сторона (ДТС), но и аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ), а такие в России имеются. Правда, не любой из них имеет технологическую возможность для выполнения этой операции и выдачи юридически значимого результата проверки ЭП.
Например, заключенные договоры о взаимном предоставлении услуг по проверке иностранной подписи с операторами сервисов доверенной третьей стороны (ДТС) Беларуси и Казахстана позволяют аккредитованному УЦ «Газинформсервис» предоставлять услуги подтверждения действительности иностранной ЭП для отечественных пользователей и подтверждать действительность российской электронной подписи по запросам ДТС Беларуси и Казахстана.
Уже сейчас возможно реализовать трансграничный электронный юридически значимый документооборот, обеспечивающий задачи ВЭД. Ряд операторов ЭДО предоставляет этот сервис пока на ограниченной географии.
Однако именно заинтересованный бизнес может и должен эту географию расширять. Если читатели не увидели среди перечисленных в нашей статье стран те названия, которые надеялись увидеть, – это не повод отложить задачу в «долгий ящик». Обращайтесь к оператору ЭДО или оператору сервиса проверки иностранной электронной подписи независимо от того, заявлена или нет интересующая вас юрисдикция в пространстве доверия ЮЗЭДО, реализуемом данным оператором. Потенциально это пространство может быть масштабировано на все страны, которые нормативно и технологически реализуют принципы типового закона об электронных подпиcях4 – на сегодня таких около 70 стран (они перечислены в Таблице 2).
Если обе страны (Россия и страна присутствия вашего экономического партнера) уже находятся в едином пространстве доверия электронной подписи, то технологически процедура организации ТЮЗЭДО сводится к следующему:
Несомненно, технология ТЮЗЭДО в ближайшем будущем будет расширять свою географию и спектр документов, которые можно переводить в цифру. Как скоро преимущества трансграничного электронного документооборота начнете использовать вы, зависит от вашего выбора.
Таблица 2. Страны, признающие иностранную электронную подпись5
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий... и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
Простая электронная подпись – самый дешевый и одновременно самый незащищенный вариант ЭП из трех возможных сейчас в России. Автор делится опытом крупной компании: в каких процессах наиболее эффективно ее использовать; как ее выдать работникам своей организации; как придать юридическую значимость (в т.ч. показан пример регламентирующего документа – Правил применения простой электронной подписи).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
