Ситуация, описанная в вопросе, может возникнуть при большом объеме кадрового документооборота и в информационной системе, когда каждая разновидность приказов по личному составу может составляться, оформляться и идентифицироваться (регистрироваться) в пределах своего документопотока. Журналы регистрации по каждому документопотоку могут формироваться, распечатываться и заверяться в конце календарного года как отчеты из системы.
В вопросе не названы разновидности приказов по личному составу, но автор очень правильно понимает ситуацию. Для организации использования, выдачи архивных справок, быстроты и удобства последующего поиска документов в архиве, учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки) документов должны передаваться на архивное хранение вместе с архивными документами – это самый главный принцип, которым вам необходимо руководствоваться.
Не ориентируйтесь на цифры – заведено 6 или 3 журнала. Количество регистрационных журналов определяется количеством документов, которые подлежат регистрации в них, и сроками хранения этих документов, причем приказы по личному составу с одинаковым сроком хранения целесообразно формировать в 1 дело и регистрировать в 1 журнале.
Обратите внимание на опыт лучших практик в составлении номенклатур дел, даже когда в организации применяется информационная система, количество дел с приказами по личному составу и количество журналов оптимизируются.
| Дело / документы в нем | Срок хранения и статья по Перечню1 | Форма | Примечание |
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрениях и документы к ним (служебные записки, справки и др.). В дело формируются также приказы о совмещении, совместительстве, об отпусках в связи с уходом за ребенком, об отпусках без сохранения заработной платы, об изменении фамилии, установлении/изменении размера оплаты труда, аттестации |
50 лет, ст. 434 а) | Оригиналы в бумажной форме | Переходящее |
| Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и поощрениях | 50 лет, ст. 463 а) | В бумажной форме | Передается на архивное хранение вместе с приказами в качестве справочного аппарата |
|
Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках и документы к ним (служебные записки, справки и др.). Сюда же можно подшивать и другие приказы со сроком хранения до 5 лет включительно: об отпусках в связи с обучением, о дисциплинарных взысканиях и др. |
5 лет, ст. 434 б), г), д) | В бумажной или электронной форме в СЭД | На архивное хранение не передается |
| Журнал регистрации приказов об оплачиваемых ежегодных отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет, ст. 434 б), г), д) | В бумажной или электронной форме в СЭД | На архивное хранение не передается |
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился. Далее сразу был заведен новый журнал. Каким образом это отображается в номенклатуре дел на 2025 год при ее закрытии (в графе 3 и итоговой записи): как 2 тома или считается только 1 закрытый том? Если переходящий журнал менял срок хранения и свой индекс несколько раз, то как это отразить на его обложке и в описи дел? Журнал учета был заведен (прошит, оформлена заверительная надпись), но он не велся. Чем процедура уничтожения и акт в этом случае будет отличаться от уничтожения журнала, который заполнялся? Какова специфика журналов проверки состояния условий труда и как избежать штрафов за их неведение?
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
