Top.Mail.Ru

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Вопрос
Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?
Отвечает

Ситуация, описанная в вопросе, может возникнуть при большом объеме кадрового документооборота и в информационной системе, когда каждая разновидность приказов по личному составу может составляться, оформляться и идентифицироваться (регистрироваться) в пределах своего документопотока. Журналы регистрации по каждому документопотоку могут формироваться, распечатываться и заверяться в конце календарного года как отчеты из системы.

В вопросе не названы разновидности приказов по личному составу, но автор очень правильно понимает ситуацию. Для организации использования, выдачи архивных справок, быстроты и удобства последующего поиска документов в архиве, учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки) документов должны передаваться на архивное хранение вместе с архивными документами – это самый главный принцип, которым вам необходимо руководствоваться.

Не ориентируйтесь на цифры – заведено 6 или 3 журнала. Количество регистрационных журналов определяется количеством документов, которые подлежат регистрации в них, и сроками хранения этих документов, причем приказы по личному составу с одинаковым сроком хранения целесообразно формировать в 1 дело и регистрировать в 1 журнале.

Обратите внимание на опыт лучших практик в составлении номенклатур дел, даже когда в организации применяется информационная система, количество дел с приказами по личному составу и количество журналов оптимизируются.

Дело / документы в нем Срок хранения и статья по Перечню1 Форма Примечание
Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрениях и документы к ним (служебные записки, справки и др.).
В дело формируются также приказы о совмещении, совместительстве, об отпусках в связи с уходом за ребенком, об отпусках без сохранения заработной платы, об изменении фамилии, установлении/изменении размера оплаты труда, аттестации
50 лет, ст. 434 а) Оригиналы в бумажной форме Переходящее
Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и поощрениях 50 лет, ст. 463 а) В бумажной форме Передается на архивное хранение вместе с приказами в качестве справочного аппарата
Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках и документы к ним (служебные записки, справки и др.).
Сюда же можно подшивать и другие приказы со сроком хранения до 5 лет включительно: об отпусках в связи с обучением, о дисциплинарных взысканиях и др.
5 лет, ст. 434 б), г), д) В бумажной или электронной форме в СЭД На архивное хранение не передается
Журнал регистрации приказов об оплачиваемых ежегодных отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях 5 лет, ст. 434 б), г), д) В бумажной или электронной форме в СЭД На архивное хранение не передается

Сноски 1

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), который вступил в силу 18.02.2020. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Оформление текста приказа в вопросах и ответах

Какие организации должны оформлять слово «приказываю» строчными буквами в конце абзаца преамбулы, а каким лучше писать его заглавными буквами на отдельной строке? Когда Ф.И.О. исполнителя надо писать в скобках? В пункте о возложении контроля за исполнением приказа правильно писать слово «возложить» или «возлагается»? Надо ли подписывать приложение к приказу? В каких моментах есть расхождения между сформулированными правилами и приведенными рядом примерами в Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций? И чему тогда следовать?

Как нумеровать протоколы

Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Если договор с подписью к вам не вернулся

Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?