ФНС России об электронных перевозочных документах (ЭПД)

Федеральная налоговая служба (ФНС России) на своем сайте напомнила о том, что с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде:

• транспортные накладные;
• заказы или заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Оформление бумажных документов допускается только в отдельных случаях, список которых определяет Минтранс России (можно ориентироваться на случаи, перечисленные в его приказе от 21.11.2025 № 407).

Налоговый орган отметил, что переход прямо сейчас на использование электронных перевозочных документов (ЭПД) позволит коммерческим организациям протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку, вводимому с 1 сентября 2026 года. Кроме того, использование ЭПД дает ряд преимуществ:

• сокращаются расходы на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров;
• электронные документы нельзя потерять – они хранятся в государственной информационной системе (ГИС ЭПД);
• оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю;
• все участники перевозки работают с одним и тем же документом – изменения появляются одновременно, а процесс взаиморасчетов ускоряется;
• упрощается доступ контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах, что снижает количество запросов к бизнесу.

Чтобы перейти на электронные перевозочные документы, необходимо:

1. Получить:

• на руководителя (индивидуального предпринимателя) сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или
• для сотрудников сертификат УКЭП и оформить машиночитаемую доверенность.

2. Затем подключиться к одному из аккредитованных операторов ГИС ЭПД – организации, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД (перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России).

3. Предоставить доступ к сервису сотрудникам своей организации и назначить администратора; при необходимости – подключить водителей.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО