Подробно рассмотрели правила оформления каждого реквизита протокола, попутно предупреждая о распространенных ошибках. Показали примеры полного протокола, выписки из него, списка присутствующих на заседании.
Какими рекомендуемыми образцами протокола из нормативно-методических документов можно воспользоваться. Какой вариант более правильный. Почему стоит писать «Председательствующий» вместо «Председатель». Как лучше нумеровать принятые решения. Как отражать результаты голосования. Почему бумажные приложения надо хранить вместе с протоколом, но аудио- и видеозаписи совещания храним в отдельном деле.
Управленческая практика во многих случаях требует коллегиального (коллективного) рассмотрения вопросов и принятия решений. Для их документирования соcтавляются протоколы совещаний, заседаний, собраний.
Протокол как вид документа имеет сложную юридическую природу:
- с одной стороны, его традиционно относят к информационно-справочным документам, входящим в состав системы организационно-распорядительной документации;
- с другой стороны, в протоколе фиксируются принятые решения, требующие своевременного исполнения, и в этой части протокол является аналогом распорядительной части текста приказа.
В связи с этим протокол существенно отличается от других информационно-справочных документов, например актов, справок, деловой корреспонденции, иных документов, которые упомянуты в качестве письменных доказательств в ч. 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 1 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ и ч. 1 ст. 70 Кодекса административного судопроизводства РФ.
В решениях судов можно встретить замечания судей о содержании протоколов, например при рассмотрении трудовых споров об увольнении работников по результатам аттестации. Так, в апелляционном определении Судебной коллегии по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.08.2017 по делу № 33-2036/2017 отмечается, что полнота проведения аттестации работников предполагает, в т.ч. «отражение обсуждения имеющейся информации в протоколе, включая существо допущенных ошибок».
Еще одной особенностью протоколов является прямая связь документируемого коллективного мероприятия с требованиями к содержанию и оформлению протокола. Причем эти требования могут содержаться в федеральных законах и подзаконных актах, например:
- протоколу общего собрания акционеров посвящена ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (обратите внимание, что с 01.03.2025 она будет действовать в новой редакции);
- о ведении протокола общего собрания участников общества сейчас говорится в п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а с 01.03.2025 вместо этой нормы появится целая ст. 38.2 «Протокол общего собрания участников общества»;
- формуляр протокола заседания психолого-педагогического консилиума образовательной организации приведен в приложении 2 к примерному Положению о психолого-педагогическом консилиуме, утв. распоряжением Министерства просвещения РФ от 09.09.2019 № Р-93, и др.
Однако наиболее массовыми по количеству создаваемых документов являются протоколы, оформляемые в ходе оперативной управленческой деятельности организаций:
- протоколы заседаний дирекции;
- протоколы производственных совещаний;
- протоколы заседаний аттестационной комиссии;
- протоколы собраний работников и т.п.
При оформлении этих протоколов можно применять рекомендуемый образец протокола заседания дирекции:
- включенный в приложение № 4 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 (далее – Примерная инструкция Росархива). Тот факт, что инструкция написана для государственных организаций, никак не ограничивает возможности применения ее положений в негосударственных организациях и может помочь им правильно вести делопроизводство в условиях отсутствия специального правового регулирования;
- из приложения № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – МР).
Эти два варианта формуляра протокола имеют между собой минимальные расхождения, которые не влияют на юридическую силу протокола для оперативной управленческой деятельности. Просто государственным организациям надо следовать варианту из обязательной для них Примерной инструкции Росархива. А частные организации более свободны.
Протокол включает 3 составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую, имеющие свой набор реквизитов.
Сама по себе информация не может служить доказательством фактов, событий и вызывать юридические последствия. Составленный в организации протокол должен приобрести юридическую силу. При этом не имеет значения носитель информации – бумажный или электронный. Вид носителя приводит только к некоторым особенностям создания документа и внесения в него необходимых реквизитов (например, простановка собственноручной подписи в бумажном документе или присоединение электронной подписи к электронному документу).
Рассмотрим требования к составлению протоколов на примере протокола заседания дирекции, как одного из документов, широко применяемых на практике.
Заголовочная часть – реквизиты бланка протокола
К таковым относятся: наименование организации, вид документа, дата документа, регистрационный номер документа, место...
