В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «Составляем номенклатуру дел на следующий год». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.
Нормативно-правовая база
В организациях, где никогда не было номенклатуры дел или составлялась она кое-как, часто задают вопрос: «Почему надо составлять номенклатуру дел?» и при этом считают, что без нее можно прекрасно обойтись.
Ответим на этот вопрос, опираясь на нормативно-правовую базу в области архивного дела в Российской Федерации. В настоящее время действует Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 1 которого гласит, что он распространяет свое действие на архивные документы независимо от формы их собственности, а значит, обязателен к исполнению во всех организациях: государственных, муниципальных, частных.
В статье 3 того же закона даются основные понятия и их определения, в частности, такое, как упорядочение архивных документов.
Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности…
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.
17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
В данном случае уполномоченный орган исполнительной власти – это Министерство культуры Российской Федерации, которое утверждает правила, перечни и другие нормативные правовые документы, разработанные в подведомственной ему системе Федерального архивного агентства (Росархива), в частности, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Следовательно, в данном контексте речь идет о правилах работы архивов. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) были одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., но не регистрировались Минюстом России. Остаются официально действующими и «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, в которых еще более подробно, нежели в правилах 2002 года, рассмотрены вопросы составления в организациях номенклатуры дел. Необходимость применения подобных правил закреплена также в статье 14 закона об архивном деле.
Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.
Итак, при разработке номенклатуры дел мы руководствуемся:
- разделом 2.1 «Основные требования к составлению номенклатуры дел» «Основных правил работы ведомственных архивов» 1986 г. и
- разделом 3.4 «Номенклатура дел» «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года.
Кроме того, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, специальный блок посвящен разработке номенклатуры дел – «3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел».
Целесообразно воспользоваться и Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, подготовленными ВНИИДАД в 2005 году. Методика разработки примерных и индивидуальных номенклатур дел практически совпадает, при наличии в организации примерной номенклатуры дел именно на ее основе составляются номенклатура дел организации. Взаимосвязь примерных и индивидуальных номенклатур дел и основные вопросы разработки конкретной номенклатуры дел даны в разделе «Применение примерных номенклатур дел».
И наконец, само определение номенклатуры дел дано в терминологическом ГОСТе 1998 года, который еще действует (хотя в настоящее время во ВНИИДАД готовится его новый вариант).
Во всех правилах, инструкциях и методических рекомендациях по делопроизводству и архивному делу употребляется еще один важный для нас термин – «документальный фонд».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
30. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического и физического лица...
75. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Важным моментом для нас является то, что номенклатура дел рассматривается в вышеназванных документах как основа формирования полноценного документального (а впоследствии и архивного) фонда организации.
Организация работы по составлению номенклатуры дел
Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную сводную номенклатуру дел (далее – номенклатуру дел организации), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.
Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Но эту работу надо хорошо организовать. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о предоставлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.
После того как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ организации сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет...
