Top.Mail.Ru

Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел

В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «Составляем номенклатуру дел на следующий год». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.

Нормативно-правовая база

В организациях, где никогда не было номенклатуры дел или составлялась она кое-как, часто задают вопрос: «Почему надо составлять номенклатуру дел?» и при этом считают, что без нее можно прекрасно обойтись.

Ответим на этот вопрос, опираясь на нормативно-правовую базу в области архивного дела в Российской Федерации. В настоящее время действует Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 1 которого гласит, что он распространяет свое действие на архивные документы независимо от формы их собственности, а значит, обязателен к исполнению во всех организациях: государственных, муниципальных, частных.

В статье 3 того же закона даются основные понятия и их определения, в частности, такое, как упорядочение архивных документов.

Фрагмент документа

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности…

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.

17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В данном случае уполномоченный орган исполнительной власти – это Министерство культуры Российской Федерации, которое утверждает правила, перечни и другие нормативные правовые документы, разработанные в подведомственной ему системе Федерального архивного агентства (Росархива), в частности, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Следовательно, в данном контексте речь идет о правилах работы архивов. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) были одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., но не регистрировались Минюстом России. Остаются официально действующими и «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, в которых еще более подробно, нежели в правилах 2002 года, рассмотрены вопросы составления в организациях номенклатуры дел. Необходимость применения подобных правил закреплена также в статье 14 закона об архивном деле.

Фрагмент документа

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Итак, при разработке номенклатуры дел мы руководствуемся:

  • разделом 2.1 «Основные требования к составлению номенклатуры дел» «Основных правил работы ведомственных архивов» 1986 г. и
  • разделом 3.4 «Номенклатура дел» «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года.

Кроме того, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, специальный блок посвящен разработке номенклатуры дел – «3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел».

Целесообразно воспользоваться и Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, подготовленными ВНИИДАД в 2005 году. Методика разработки примерных и индивидуальных номенклатур дел практически совпадает, при наличии в организации примерной номенклатуры дел именно на ее основе составляются номенклатура дел организации. Взаимосвязь примерных и индивидуальных номенклатур дел и основные вопросы разработки конкретной номенклатуры дел даны в разделе «Применение примерных номенклатур дел».

И наконец, само определение номенклатуры дел дано в терминологическом ГОСТе 1998 года, который еще действует (хотя в настоящее время во ВНИИДАД готовится его новый вариант).

Во всех правилах, инструкциях и методических рекомендациях по делопроизводству и архивному делу употребляется еще один важный для нас термин – «документальный фонд».

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

30. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического и физического лица...

75. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Важным моментом для нас является то, что номенклатура дел рассматривается в вышеназванных документах как основа формирования полноценного документального (а впоследствии и архивного) фонда организации.

Организация работы по составлению номенклатуры дел

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную сводную номенклатуру дел (далее – номенклатуру дел организации), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.

Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Но эту работу надо хорошо организовать. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о предоставлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.

После того как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ организации сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли знакомить в электронном виде с кадровым приказом и графиком отпусков?

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:

Новый порядок рассмотрения обращений в финансовых организациях

С 1 июля 2024 года изменится порядок рассмотрения обращений граждан и юрлиц в организациях финансового сектора. Объясняем, каких именно организаций и чьих обращений это коснется. Для 2 типов организаций (Банка России и его подопечных – кредитных организаций) рассматриваем новый порядок работы подробно: с цитатами из нормативной базы и примерами расчета сроков как для отдельных «телодвижений», так и всего процесса в целом. Напоминаем, на кого распространяется общий порядок работы по закону об обращениях граждан, который действует уже давно. Расчет сроков по нему тоже показываем на примере.

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.

Должностная инструкция в вопросах и ответах

Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования? Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.