Составляем номенклатуру дел на следующий год

Вся документация организации, вне зависимости от способа ее возникновения (входящая, исходящая, внутренняя), для обеспечения сохранности, учета, а также для более оперативного поиска документов должна быть сгруппирована в дела. Помогает это сделать номенклатура дел организации.

Потому что номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (М., 2002), далее – Основные правила).

Разновидности номенклатур дел

Номенклатуры дел бывают трех видов:

• Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводством однотипных организаций, и является нормативным документом.
• Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, но носит рекомендательный характер.
• В настоящей статье мы подробно остановимся на разработке индивидуальной номенклатуры дел, т.е. номенклатуры дел для конкретной организации.

Многие ошибочно полагают, что номенклатура дел должна составляться только в организациях, существующих 5 и более лет. Однако это не так. Уже после 1 года действия организации может и должна быть составлена ее номенклатура дел на следующий год. Обычно ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или управление делами, в небольших организациях – на секретаря.

Индивидуальные номенклатуры дел делятся на:

• номенклатуры дел структурных подразделений (включают перечни заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году);
• на сводные номенклатуры (составляются на основе номенклатур дел структурных подразделений).

Отличие этих номенклатур заключается лишь в способе оформления и утверждения, порядок же составления обеих номенклатур одинаков. Номенклатуры дел структурных подразделений являются частями сводной номенклатуры организации.

С чего начать?

В «Основных правилах» прописано, что номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, а также что при ее составлении следует руководствоваться уставом или положением организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием и т.д.

Таким образом, первый шаг в составлении номенклатуры дел – это анализ уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании или реорганизации организации, а также положений о ее структурных подразделениях. Конечно, в них не перечислены документы, которые должны образовываться в деятельности фирмы, но на основе изучения функций и задач организации, ее отделов вполне можно очертить круг документов, которые в обязательном порядке войдут в будущую номенклатуру дел.

Организации, вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности, имеют аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. Например, во всех организациях будут образовываться:

• организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
• первичная учетная документация;
• банковская документация;
• отчетно-статистическая документация;
• бухгалтерская документация;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ и т.д.

Второй шаг – это определение схемы классификации, по которой будет составлена номенклатура. Она может быть построена двумя способами:

• по структурному принципу;
• по функционально-производственному принципу.

Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организации. Первый вариант наиболее распространен и удобен при наличии достаточно стабильной структуры организации. В этом случае разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, расположенные внутри номенклатуры в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Если же организация не имеет структурного деления или подвержена частым изменениям, то используется второй вариант построения. При этом названия разделов номенклатуры дел определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. В построении по функционально-производственному принципу разделы будут располагаться в порядке значимости функций, осуществляемых организацией.

Составление заголовков дел

Когда круг документов очерчен и схема построения номенклатуры дел ясна, необходимо перейти к составлению заголовков дел.

Важно правильно сформулировать заголовок дела, чтобы он четко и в обобщенной форме отражал состав документов дела. Несмотря на то, что в Основных правилах и в различных методических пособиях по разработке номенклатур дел организаций все довольно ясно написано, при их составлении часто допускаются однотипные ошибки.

Прежде всего категорически нельзя употреблять размытые формулировки: «разные материалы», «входящая документация», «общие справки».

В начале заголовка должен указываться вид документа (приказы, протоколы) или вид дела (переписка,...