В последнем квартале каждого года необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел на следующий год, которая вводится в действие с 1 января. Статья показывает методику такой работы и приводит наглядные образцы оформления, содержит комментарии случаев из практики. Свои рекомендации по составлению номенклатуры дел на следующий 2013 год дает ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ). Кроме того, опубликованы советы Веры Иритиковой, заведующего отделом документоведения ВНИИДАД.
Вся документация организации, вне зависимости от способа ее возникновения (входящая, исходящая, внутренняя), для обеспечения сохранности, учета, а также для более оперативного поиска документов должна быть сгруппирована в дела. Помогает это сделать номенклатура дел организации.
Потому что номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (М., 2002), далее – Основные правила).
Разновидности номенклатур дел
Номенклатуры дел бывают трех видов:
-
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводством однотипных организаций, и является нормативным документом.
-
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, но носит рекомендательный характер.
- В настоящей статье мы подробно остановимся на разработке индивидуальной номенклатуры дел, т.е. номенклатуры дел для конкретной организации.
Многие ошибочно полагают, что номенклатура дел должна составляться только в организациях, существующих 5 и более лет. Однако это не так. Уже после 1 года действия организации может и должна быть составлена ее номенклатура дел на следующий год. Обычно ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или управление делами, в небольших организациях – на секретаря.
Индивидуальные номенклатуры дел делятся на:
- номенклатуры дел структурных подразделений (включают перечни заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году);
-
на сводные номенклатуры (составляются на основе номенклатур дел структурных подразделений).
Отличие этих номенклатур заключается лишь в способе оформления и утверждения, порядок же составления обеих номенклатур одинаков. Номенклатуры дел структурных подразделений являются частями сводной номенклатуры организации.
С чего начать?
В «Основных правилах» прописано, что номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, а также что при ее составлении следует руководствоваться уставом или положением организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием и т.д.
Таким образом, первый шаг в составлении номенклатуры дел – это анализ уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании или реорганизации организации, а также положений о ее структурных подразделениях. Конечно, в них не перечислены документы, которые должны образовываться в деятельности фирмы, но на основе изучения функций и задач организации, ее отделов вполне можно очертить круг документов, которые в обязательном порядке войдут в будущую номенклатуру дел.
Организации, вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности, имеют аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. Например, во всех организациях будут образовываться:
- организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
- первичная учетная документация;
- банковская документация;
- отчетно-статистическая документация;
- бухгалтерская документация;
- документация по труду;
- документация Пенсионного фонда РФ и т.д.
Второй шаг – это определение схемы классификации, по которой будет составлена номенклатура. Она может быть построена двумя способами:
- по структурному принципу;
- по функционально-производственному принципу.
Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организации. Первый вариант наиболее распространен и удобен при наличии достаточно стабильной структуры организации. В этом случае разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, расположенные внутри номенклатуры в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Пример 1. Разделы номенклатуры дел, составленной по структурному принципу
- Секретариат
- Отдел кадров
- Организационно-инспекторский отдел
- Бухгалтерия
- Отдел безопасности и режима
- Финансовый отдел
- Хозяйственный отдел
- Отдел ведомственных и международных связей <. .>
Если же организация не имеет структурного деления или подвержена частым изменениям, то используется второй вариант построения. При этом названия разделов номенклатуры дел определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. В построении по функционально-производственному принципу разделы будут располагаться в порядке значимости функций, осуществляемых организацией.
Пример 2. Разделы номенклатуры дел, составленной по функционально-производственному принципу
- Руководство
- Планирование
- Финансирование
- Бухгалтерский учет и отчетность
- Организация связей
- Организация труда
- Работа с кадрами <. .>
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Разработка номенклатуры дел не сводится только к составлению и оформлению этого документа. Она предусматривает выполнение комплекса организационных мероприятий и интеллектуальную аналитическую работу. В современном делопроизводстве номенклатура дел должна быть очень хорошо составлена, чтобы стать основным классификатором документной информации, в том числе используемым для идентификации документов в информационных системах электронного документооборота.
Служба делопроизводства или секретарь должны организовать разработку номенклатуры дел в структурных подразделениях или, как минимум, получить от подразделений не просто список/перечень дел, папок-регистраторов, папок-файлов, директорий, представлений и баз данных, которые содержат документы, образующиеся в их деятельности, но и список основных ответственных за обеспечение сохранности этих документов, ведение баз данных, представлений информационных систем и т.п.
Поэтому на первом этапе всегда издается приказ первого руководителя о разработке номенклатуры дел организации (или о подготовке ее к переутверждению, в случае когда она не подвергается коренной переработке), в котором формулируются поручения представить и номенклатуры дел структурных подразделений, подписанные руководителями подразделений, и списки ответственных за обеспечение сохранности документов и дел, существующих в деятельности подразделения как в бумажной, так и в электронной форме.
Составление заголовков дел
Когда круг документов очерчен и схема построения номенклатуры дел ясна, необходимо перейти к составлению заголовков дел.
Важно правильно сформулировать заголовок дела, чтобы он четко и в обобщенной форме отражал состав документов дела. Несмотря на то, что в Основных правилах и в различных методических пособиях по разработке номенклатур дел организаций все довольно ясно написано, при их составлении часто допускаются однотипные ошибки.
Прежде всего категорически нельзя употреблять размытые формулировки: «разные материалы», «входящая документация», «общие справки».
В начале заголовка должен указываться вид документа (приказы, протоколы) или вид дела (переписка,...
