В последнем квартале каждого года необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел на следующий год, которая вводится в действие с 1 января. Статья показывает методику такой работы и приводит наглядные образцы оформления, содержит комментарии случаев из практики. Свои рекомендации по составлению номенклатуры дел на следующий 2013 год дает ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ). Кроме того, опубликованы советы Веры Иритиковой, заведующего отделом документоведения ВНИИДАД.

Вся документация организации, вне зависимости от способа ее возникновения (входящая, исходящая, внутренняя), для обеспечения сохранности, учета, а также для более оперативного поиска документов должна быть сгруппирована в дела. Помогает это сделать номенклатура дел организации.

Потому что номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (М., 2002), далее – Основные правила).

Разновидности номенклатур дел

Номенклатуры дел бывают трех видов:

  • Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводством однотипных организаций, и является нормативным документом.
  • Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, но носит рекомендательный характер.
  • В настоящей статье мы подробно остановимся на разработке индивидуальной номенклатуры дел, т.е. номенклатуры дел для конкретной организации.

Многие ошибочно полагают, что номенклатура дел должна составляться только в организациях, существующих 5 и более лет. Однако это не так. Уже после 1 года действия организации может и должна быть составлена ее номенклатура дел на следующий год. Обычно ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или управление делами, в небольших организациях – на секретаря.

Индивидуальные номенклатуры дел делятся на:

  • номенклатуры дел структурных подразделений (включают перечни заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году);
  • на сводные номенклатуры (составляются на основе номенклатур дел структурных подразделений).

Отличие этих номенклатур заключается лишь в способе оформления и утверждения, порядок же составления обеих номенклатур одинаков. Номенклатуры дел структурных подразделений являются частями сводной номенклатуры организации.

С чего начать?

В «Основных правилах» прописано, что номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, а также что при ее составлении следует руководствоваться уставом или положением организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием и т.д.

Таким образом, первый шаг в составлении номенклатуры дел – это анализ уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании или реорганизации организации, а также положений о ее структурных подразделениях. Конечно, в них не перечислены документы, которые должны образовываться в деятельности фирмы, но на основе изучения функций и задач организации, ее отделов вполне можно очертить круг документов, которые в обязательном порядке войдут в будущую номенклатуру дел.

Организации, вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности, имеют аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. Например, во всех организациях будут образовываться:

  • организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
  • первичная учетная документация;
  • банковская документация;
  • отчетно-статистическая документация;
  • бухгалтерская документация;
  • документация по труду;
  • документация Пенсионного фонда РФ и т.д.

Второй шаг – это определение схемы классификации, по которой будет составлена номенклатура. Она может быть построена двумя способами:

  • по структурному принципу;
  • по функционально-производственному принципу.

Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организации. Первый вариант наиболее распространен и удобен при наличии достаточно стабильной структуры организации. В этом случае разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, расположенные внутри номенклатуры в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Пример 1. Разделы номенклатуры дел, составленной по структурному принципу

  1. Секретариат
  2. Отдел кадров
  3. Организационно-инспекторский отдел
  4. Бухгалтерия
  5. Отдел безопасности и режима
  6. Финансовый отдел
  7. Хозяйственный отдел
  8. Отдел ведомственных и международных связей <. .>

Если же организация не имеет структурного деления или подвержена частым изменениям, то используется второй вариант построения. При этом названия разделов номенклатуры дел определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. В построении по функционально-производственному принципу разделы будут располагаться в порядке значимости функций, осуществляемых организацией.

Пример 2. Разделы номенклатуры дел, составленной по функционально-производственному принципу

  1. Руководство
  2. Планирование
  3. Финансирование
  4. Бухгалтерский учет и отчетность
  5. Организация связей
  6. Организация труда
  7. Работа с кадрами <. .>
Мнение эксперта

Разработка номенклатуры дел не сводится только к составлению и оформлению этого документа. Она предусматривает выполнение комплекса организационных мероприятий и интеллектуальную аналитическую работу. В современном делопроизводстве номенклатура дел должна быть очень хорошо составлена, чтобы стать основным классификатором документной информации, в том числе используемым для идентификации документов в информационных системах электронного документооборота.

Служба делопроизводства или секретарь должны организовать разработку номенклатуры дел в структурных подразделениях или, как минимум, получить от подразделений не просто список/перечень дел, папок-регистраторов, папок-файлов, директорий, представлений и баз данных, которые содержат документы, образующиеся в их деятельности, но и список основных ответственных за обеспечение сохранности этих документов, ведение баз данных, представлений информационных систем и т.п.

Поэтому на первом этапе всегда издается приказ первого руководителя о разработке номенклатуры дел организации (или о подготовке ее к переутверждению, в случае когда она не подвергается коренной переработке), в котором формулируются поручения представить и номенклатуры дел структурных подразделений, подписанные руководителями подразделений, и списки ответственных за обеспечение сохранности документов и дел, существующих в деятельности подразделения как в бумажной, так и в электронной форме.

Составление заголовков дел

Когда круг документов очерчен и схема построения номенклатуры дел ясна, необходимо перейти к составлению заголовков дел.

Важно правильно сформулировать заголовок дела, чтобы он четко и в обобщенной форме отражал состав документов дела. Несмотря на то, что в Основных правилах и в различных методических пособиях по разработке номенклатур дел организаций все довольно ясно написано, при их составлении часто допускаются однотипные ошибки.

Прежде всего категорически нельзя употреблять размытые формулировки: «разные материалы», «входящая документация», «общие справки».

В начале заголовка должен указываться вид документа (приказы, протоколы) или вид дела (переписка,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.