Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Вопрос
Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.
Отвечает

Возможно, вопрос вызван разногласиями, которые до сих пор встречаются в нашей специальной литературе по поводу того, к каким документам относить протокол – ​к распорядительным или информационно-справочным.

Классическое определение: протокол – ​документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Поскольку в нем фиксируется коллегиальное решение, то в системе организационно-распорядительной документации он относится к подсистеме распорядительной документации, издаваемой на основе принципа коллегиальности!

Решение «отметить», т. е. дать оценку и выделить ту или иную управленческую ситуацию (по предложению одного из членов коллегиального органа, спонтанно на заседании или по вопросу повестки дня и т. п.), все равно является принятым решением. Поэтому не рекомендуем в порядке самодеятельности исправлять давно сложившийся типовой формуляр протокола и структуру его текста.

Еще раз изучите Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (опубликованы на сайте Росархива). Приложение № 7 и п. 5.7 Методических рекомендаций закрепляют действующие правила оформления протоколов, в тексте которых после термина делового стиля «РЕШИЛИ» глаголами в неопределенной форме коллегиальный орган может выразить совершенно разные решения:

  • одобрить,
  • доработать,
  • проинформировать,
  • отметить (успех, неуспех, достижение, кандидата и др.),
  • утвердить ЛНА,
  • назначить на должность и т. п.

Проверьте также, какие правила оформления протоколов зафиксированы в Инструкции по делопроизводству, действующей в вашей организации. Сравните их с рекомендациями и образцами, которые приведены:

  • в п. 3.34 – 3.41 и Приложениях № 4–5 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
  • в п. 3.3.10 и Приложение № 9 новых Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

Правила составления и оформления протоколов очень часто закрепляются в специально разрабатываемых регламентах работы коллегиальных органов управления. Именно в них возможно отразить какие-то особенности оформления протоколов, например, кратких и полных (подробных), заочных с формами бюллетеней голосования и др. Но во всех случаях рекомендуем соблюдать требования к структуре текста протокола и терминам, с помощью которых фиксируется распорядительная часть текста и принятые решения.

Даже если приведенные выше нормативные и методические документы не являются для вашей организации обязательными к применению, они фиксируют устоявшуюся форму протокола, к которой привыкло большинство тех, к кому в руки может попасть оформленный вами протокол. Это как общий профессиональный язык облегчает понимание темы всеми, кто им владеет, откуда бы они ни были родом. Он ценен, его не стоит «засорять», особенно в тех случаях, когда в нем уже есть подходящие термины/решения для вашей ситуации – просто используйте их.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.