Top.Mail.Ru

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Вопрос
Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.
Отвечает

Возможно, вопрос вызван разногласиями, которые до сих пор встречаются в нашей специальной литературе по поводу того, к каким документам относить протокол – ​к распорядительным или информационно-справочным.

Классическое определение: протокол – ​документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Поскольку в нем фиксируется коллегиальное решение, то в системе организационно-распорядительной документации он относится к подсистеме распорядительной документации, издаваемой на основе принципа коллегиальности!

Решение «отметить», т. е. дать оценку и выделить ту или иную управленческую ситуацию (по предложению одного из членов коллегиального органа, спонтанно на заседании или по вопросу повестки дня и т. п.), все равно является принятым решением. Поэтому не рекомендуем в порядке самодеятельности исправлять давно сложившийся типовой формуляр протокола и структуру его текста.

Еще раз изучите Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (опубликованы на сайте Росархива). Приложение № 7 и п. 5.7 Методических рекомендаций закрепляют действующие правила оформления протоколов, в тексте которых после термина делового стиля «РЕШИЛИ» глаголами в неопределенной форме коллегиальный орган может выразить совершенно разные решения:

  • одобрить,
  • доработать,
  • проинформировать,
  • отметить (успех, неуспех, достижение, кандидата и др.),
  • утвердить ЛНА,
  • назначить на должность и т. п.

Проверьте также, какие правила оформления протоколов зафиксированы в Инструкции по делопроизводству, действующей в вашей организации. Сравните их с рекомендациями и образцами, которые приведены:

  • в п. 3.34 – 3.41 и Приложениях № 4–5 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
  • в п. 3.3.10 и Приложение № 9 новых Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

Правила составления и оформления протоколов очень часто закрепляются в специально разрабатываемых регламентах работы коллегиальных органов управления. Именно в них возможно отразить какие-то особенности оформления протоколов, например, кратких и полных (подробных), заочных с формами бюллетеней голосования и др. Но во всех случаях рекомендуем соблюдать требования к структуре текста протокола и терминам, с помощью которых фиксируется распорядительная часть текста и принятые решения.

Даже если приведенные выше нормативные и методические документы не являются для вашей организации обязательными к применению, они фиксируют устоявшуюся форму протокола, к которой привыкло большинство тех, к кому в руки может попасть оформленный вами протокол. Это как общий профессиональный язык облегчает понимание темы всеми, кто им владеет, откуда бы они ни были родом. Он ценен, его не стоит «засорять», особенно в тех случаях, когда в нем уже есть подходящие термины/решения для вашей ситуации – просто используйте их.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

По какой форме делать протокол собрания о создании общества

1. В интернете много форм протоколов общего собрания о создании общества, но там везде регистрационный номер протокола пишется рядом с наименованием документа и заголовок сразу под ним. Верно ли это, или нужно перенести заголовок и регистрационный номер туда, где они должны быть согласно ГОСТ 7.0.97-2016? 2. Может ли быть протокол оформлен на бланке организации, если наименование организации только будут утверждать в протоколе?

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.