Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Вопрос
Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.
Отвечает

Возможно, вопрос вызван разногласиями, которые до сих пор встречаются в нашей специальной литературе по поводу того, к каким документам относить протокол – ​к распорядительным или информационно-справочным.

Классическое определение: протокол – ​документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Поскольку в нем фиксируется коллегиальное решение, то в системе организационно-распорядительной документации он относится к подсистеме распорядительной документации, издаваемой на основе принципа коллегиальности!

Решение «отметить», т. е. дать оценку и выделить ту или иную управленческую ситуацию (по предложению одного из членов коллегиального органа, спонтанно на заседании или по вопросу повестки дня и т. п.), все равно является принятым решением. Поэтому не рекомендуем в порядке самодеятельности исправлять давно сложившийся типовой формуляр протокола и структуру его текста.

Еще раз изучите Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (опубликованы на сайте Росархива). Приложение № 7 и п. 5.7 Методических рекомендаций закрепляют действующие правила оформления протоколов, в тексте которых после термина делового стиля «РЕШИЛИ» глаголами в неопределенной форме коллегиальный орган может выразить совершенно разные решения:

  • одобрить,
  • доработать,
  • проинформировать,
  • отметить (успех, неуспех, достижение, кандидата и др.),
  • утвердить ЛНА,
  • назначить на должность и т. п.

Проверьте также, какие правила оформления протоколов зафиксированы в Инструкции по делопроизводству, действующей в вашей организации. Сравните их с рекомендациями и образцами, которые приведены:

  • в п. 3.34 – 3.41 и Приложениях № 4–5 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
  • в п. 3.3.10 и Приложение № 9 новых Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

Правила составления и оформления протоколов очень часто закрепляются в специально разрабатываемых регламентах работы коллегиальных органов управления. Именно в них возможно отразить какие-то особенности оформления протоколов, например, кратких и полных (подробных), заочных с формами бюллетеней голосования и др. Но во всех случаях рекомендуем соблюдать требования к структуре текста протокола и терминам, с помощью которых фиксируется распорядительная часть текста и принятые решения.

Даже если приведенные выше нормативные и методические документы не являются для вашей организации обязательными к применению, они фиксируют устоявшуюся форму протокола, к которой привыкло большинство тех, к кому в руки может попасть оформленный вами протокол. Это как общий профессиональный язык облегчает понимание темы всеми, кто им владеет, откуда бы они ни были родом. Он ценен, его не стоит «засорять», особенно в тех случаях, когда в нем уже есть подходящие термины/решения для вашей ситуации – просто используйте их.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Документируем по-новому решения общего собрания участников ООО

Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.

Как в протоколах оформлять место составления или издания?

Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?

Протокол аттестационной комиссии: особенности оформления (часть 2)

Мы продолжаем разбирать распространенные ошибки в оформлении протокола заседания аттестационной комиссии (выявлены в результате анализа судебной практики): что должно быть указано в основной части протокола, какие варианты решений и предложений может принять аттестационная комиссия, как должно быть оформлено ознакомление аттестуемого работника с протоколом либо подтвержден его отказ от этого. Показываем правильно оформленные протокол заседания аттестационной комиссии и акт об отказе от ознакомления с ним. Узнаете, что может сделать работодатель в случае неудовлетворительного результата аттестации работника и кого в любом случае уволить не имеют права.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.