Top.Mail.Ru

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

На что мы замахнулись

Наверное, каждый менеджер в своей деятельности испытывал такое, когда сидишь на совещании и понимаешь, что смотришь его не с первого сезона, потому что не все понимаешь! Вот уже перевалило за 2 часа, а участники по-прежнему пытаются решить все проблемы на свете… Духота, нервы, а совещание снова кончилось ничем и будет продолжение. И еще будет согласование протокола и получение контрольных поручений…

Есть мнение, что длинные совещания – симптом плохой организации. Как бы то ни было, на практике совсем без совещаний не обойтись. Обсуждение текущих вопросов и задач лично все-таки эффективнее переписки по электронной почте и в мессенджерах. На личных встречах можно быстро получить обратную связь, весь спектр мнений, что способствует комплексному анализу вопроса и позволяет быстрее определить возможные пути решения, принять правильные управленческие решения. На личных встречах хорошо видна общая атмосфера и настрой работников, эффективность их коммуникаций. Важно, что личный отчет руководству в большей степени дисциплинирует исполнителей, повышает мотивацию к качеству выполнения и соблюдению сроков. Опять же, личный диалог руководителя с работниками куда более убедителен, чем его резолюция, голос по телефону или строки сообщения.

Поэтому грамотные управленцы осваивают науку проведения эффективных совещаний. Существует формула эффективного совещания:

Применение этой формулы – дело непростое и предполагает соответствующие компетенции руководства, а именно умение:

  • правильно сформулировать цель и повестку совещания (избегать вопросов, которые можно решить без совещания);
  • правильно выстроить приоритетность вопросов обсуждения (чтобы в начале были самые важные на случай, если времени не хватит на все);
  • обеспечить заблаговременную рассылку материалов совещания (чтобы участники пришли подготовленными и не требовалось длительное вступление);
  • пригласить только необходимых для обсуждения работников, обладающих исключительными знаниями, умеющих конструктивно обсуждать... А кого-то, возможно, достаточно просто оповестить о результатах совещания;
  • грамотно определить регламент и тайминг, следить за соблюдением формата дискуссии, прерывать нарушителей, следить за повесткой, резюмировать решения и пр.;
  • корректно сформулировать поручения и обеспечить их оперативную рассылку и контроль.

Но есть и еще один немаловажный аспект, который может либо усилить эффект от проведения совещания, либо оказать негативное влияние при его неправильной организации. Речь идет о сопровождении совещательной деятельности, которое условно можно разделить на 2 направления:

  • административное (подготовка помещения, организация перерывов и т.д.);
  • документальное (взаимодействие с участниками по вопросам явки на совещание, подготовка материалов и обеспечение ими участников, подготовка повестки, протокола, контроль выполнения принятых решений, хранение документов совещания и использование в дальнейшей деятельности).

Именно документальному сопровождению совещательной деятельности (далее – ДССД) хочу посвятить данную статью и поделиться практическим опытом его автоматизации в СЭД с применением Робота-планировщика совещаний и лучших трендов автоматизации, позволяющих организовать этот процесс максимально оперативно и удобно для пользователей. Это освободит работников от части рутинных операций за счет их передачи роботизированным программам, связав части процесса в единую логическую цепочку и, благодаря этому, исключив лишние трудозатраты, дубляж операций.

Связанный материал
Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД
№ 08 / 2021

См. статью «Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД» в № 8’ 2021

Связанный материал
Протокол совещания и деловой встречи
№ 11 / 2015

См. статью «Протокол совещания и деловой встречи» в № 11’ 2015. Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности

Связанный материал
Организация рабочего совещания – дело тонкое
№ 05 / 2019

См. статью «Организация рабочего совещания – дело тонкое» в № 5’ 2019. Показаны приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач: как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы

Речь пойдет об автоматизации на базе уже действовавшей в тот момент на предприятии СЭД. Но, как это часто бывает, не все функции СЭД были задействованы, часть из них не использовалась или использовалась не полностью. Практически каждая современная СЭД имеет в своей базе блок, позволяющий автоматизировать сопровождение совещаний, а именно:

  • пригласить участников,
  • разместить в общем доступе материалы,
  • формировать повестку и протокол,
  • создать поручения.

Но многие предприятия используют функционал этого блока лишь частично, в основном для согласования протоколов и формирования поручений, и то, выполняя часть функций вручную. Причины такой ситуации могут быть самыми разными – от загруженности на автоматизации более приоритетных участков и постоянного переноса автоматизации совещаний до банальной привычки работать по старинке и нежелания тратить силы на освоение имеющегося инструмента.

В данной статье хочу наглядно продемонстрировать, какие существенные выгоды получает предприятие от перевода всего цикла организации совещаний в единый контур СЭД (сравните Рисунки 1 и 2). Многие предприятия берут курс на цифровую трансформацию. Примеры из данной статьи продемонстрируют, что и совещательную деятельность можно включить в этот периметр, осуществляя ее на высоком технологическом уровне. Даже простая автоматизация обеспечит выполнение операций быстрее, снизит риск ошибок. А уж роботизированная автоматизация не только сделает процесс быстрее и надежнее, но снимет приличную нагрузку с работников, предоставив им возможность делать в это время другую работу.

В современных реалиях как никогда важна скорость принятия решений. И все процессы должны способствовать этому. Например, прогрессивный формат ДССД – это когда совещание закончилось, его участники еще не успели дойти до своих рабочих мест, а им уже направлен протокол и поручения по нему. Такое возможно? Да! И это далеко не все, что можно сделать. Ниже рассмотрим конкретные примеры.

Итак, анализируя процесс ДССД в одной из организаций, мы поняли, что он базируется на сильно устаревших подходах, автоматизирован лишь в незначительной степени, а большинство функций выполняется «по старинке» привычными методами вручную, поэтому долго и с вероятностью ошибок.

Было принято решение реорганизовать процесс ДССД. Конечные цели были сформулированы следующим образом – ускорить и упростить:

  • определение занятости участников и назначение даты и времени мероприятия;
  • подготовку материалов совещания;
  • подготовку повестки и протокола совещания;
  • формирование и рассылку поручений по протоколу.

Приступая к оптимизации процесса ДССД, мы применили следующий алгоритм:

  • изучили действующую схему процесса, разложили его на шаги;
  • определили временные интервалы и текущую технологию реализации для каждого шага;
  • выявили проблемы и их корневые причины;
  • выработали корректирующие мероприятия и план внедрения улучшений.

Как исследовали текущую ситуацию и внедряли улучшения

Для...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.