Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям).
В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.
На что мы замахнулись
Наверное, каждый менеджер в своей деятельности испытывал такое, когда сидишь на совещании и понимаешь, что смотришь его не с первого сезона, потому что не все понимаешь! Вот уже перевалило за 2 часа, а участники по-прежнему пытаются решить все проблемы на свете… Духота, нервы, а совещание снова кончилось ничем и будет продолжение. И еще будет согласование протокола и получение контрольных поручений…
Есть мнение, что длинные совещания – симптом плохой организации. Как бы то ни было, на практике совсем без совещаний не обойтись. Обсуждение текущих вопросов и задач лично все-таки эффективнее переписки по электронной почте и в мессенджерах. На личных встречах можно быстро получить обратную связь, весь спектр мнений, что способствует комплексному анализу вопроса и позволяет быстрее определить возможные пути решения, принять правильные управленческие решения. На личных встречах хорошо видна общая атмосфера и настрой работников, эффективность их коммуникаций. Важно, что личный отчет руководству в большей степени дисциплинирует исполнителей, повышает мотивацию к качеству выполнения и соблюдению сроков. Опять же, личный диалог руководителя с работниками куда более убедителен, чем его резолюция, голос по телефону или строки сообщения.
Поэтому грамотные управленцы осваивают науку проведения эффективных совещаний. Существует формула эффективного совещания:
Применение этой формулы – дело непростое и предполагает соответствующие компетенции руководства, а именно умение:
- правильно сформулировать цель и повестку совещания (избегать вопросов, которые можно решить без совещания);
- правильно выстроить приоритетность вопросов обсуждения (чтобы в начале были самые важные на случай, если времени не хватит на все);
- обеспечить заблаговременную рассылку материалов совещания (чтобы участники пришли подготовленными и не требовалось длительное вступление);
-
пригласить только необходимых для обсуждения работников, обладающих исключительными знаниями, умеющих конструктивно обсуждать... А кого-то, возможно, достаточно просто оповестить о результатах совещания;
- грамотно определить регламент и тайминг, следить за соблюдением формата дискуссии, прерывать нарушителей, следить за повесткой, резюмировать решения и пр.;
- корректно сформулировать поручения и обеспечить их оперативную рассылку и контроль.
Но есть и еще один немаловажный аспект, который может либо усилить эффект от проведения совещания, либо оказать негативное влияние при его неправильной организации. Речь идет о сопровождении совещательной деятельности, которое условно можно разделить на 2 направления:
-
административное (подготовка помещения, организация перерывов и т.д.);
-
документальное (взаимодействие с участниками по вопросам явки на совещание, подготовка материалов и обеспечение ими участников, подготовка повестки, протокола, контроль выполнения принятых решений, хранение документов совещания и использование в дальнейшей деятельности).
Именно документальному сопровождению совещательной деятельности (далее – ДССД) хочу посвятить данную статью и поделиться практическим опытом его автоматизации в СЭД с применением Робота-планировщика совещаний и лучших трендов автоматизации, позволяющих организовать этот процесс максимально оперативно и удобно для пользователей. Это освободит работников от части рутинных операций за счет их передачи роботизированным программам, связав части процесса в единую логическую цепочку и, благодаря этому, исключив лишние трудозатраты, дубляж операций.
Речь пойдет об автоматизации на базе уже действовавшей в тот момент на предприятии СЭД. Но, как это часто бывает, не все функции СЭД были задействованы, часть из них не использовалась или использовалась не полностью. Практически каждая современная СЭД имеет в своей базе блок, позволяющий автоматизировать сопровождение совещаний, а именно:
- пригласить участников,
- разместить в общем доступе материалы,
- формировать повестку и протокол,
- создать поручения.
Но многие предприятия используют функционал этого блока лишь частично, в основном для согласования протоколов и формирования поручений, и то, выполняя часть функций вручную. Причины такой ситуации могут быть самыми разными – от загруженности на автоматизации более приоритетных участков и постоянного переноса автоматизации совещаний до банальной привычки работать по старинке и нежелания тратить силы на освоение имеющегося инструмента.
В данной статье хочу наглядно продемонстрировать, какие существенные выгоды получает предприятие от перевода всего цикла организации совещаний в единый контур СЭД (сравните Рисунки 1 и 2). Многие предприятия берут курс на цифровую трансформацию. Примеры из данной статьи продемонстрируют, что и совещательную деятельность можно включить в этот периметр, осуществляя ее на высоком технологическом уровне. Даже простая автоматизация обеспечит выполнение операций быстрее, снизит риск ошибок. А уж роботизированная автоматизация не только сделает процесс быстрее и надежнее, но снимет приличную нагрузку с работников, предоставив им возможность делать в это время другую работу.
В современных реалиях как никогда важна скорость принятия решений. И все процессы должны способствовать этому. Например, прогрессивный формат ДССД – это когда совещание закончилось, его участники еще не успели дойти до своих рабочих мест, а им уже направлен протокол и поручения по нему. Такое возможно? Да! И это далеко не все, что можно сделать. Ниже рассмотрим конкретные примеры.
Итак, анализируя процесс ДССД в одной из организаций, мы поняли, что он базируется на сильно устаревших подходах, автоматизирован лишь в незначительной степени, а большинство функций выполняется «по старинке» привычными методами вручную, поэтому долго и с вероятностью ошибок.
Было принято решение реорганизовать процесс ДССД. Конечные цели были сформулированы следующим образом – ускорить и упростить:
- определение занятости участников и назначение даты и времени мероприятия;
- подготовку материалов совещания;
- подготовку повестки и протокола совещания;
- формирование и рассылку поручений по протоколу.
Приступая к оптимизации процесса ДССД, мы применили следующий алгоритм:
- изучили действующую схему процесса, разложили его на шаги;
- определили временные интервалы и текущую технологию реализации для каждого шага;
- выявили проблемы и их корневые причины;
- выработали корректирующие мероприятия и план внедрения улучшений.
Как исследовали текущую ситуацию и внедряли улучшения
