Top.Mail.Ru

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

На что мы замахнулись

Наверное, каждый менеджер в своей деятельности испытывал такое, когда сидишь на совещании и понимаешь, что смотришь его не с первого сезона, потому что не все понимаешь! Вот уже перевалило за 2 часа, а участники по-прежнему пытаются решить все проблемы на свете… Духота, нервы, а совещание снова кончилось ничем и будет продолжение. И еще будет согласование протокола и получение контрольных поручений…

Есть мнение, что длинные совещания – симптом плохой организации. Как бы то ни было, на практике совсем без совещаний не обойтись. Обсуждение текущих вопросов и задач лично все-таки эффективнее переписки по электронной почте и в мессенджерах. На личных встречах можно быстро получить обратную связь, весь спектр мнений, что способствует комплексному анализу вопроса и позволяет быстрее определить возможные пути решения, принять правильные управленческие решения. На личных встречах хорошо видна общая атмосфера и настрой работников, эффективность их коммуникаций. Важно, что личный отчет руководству в большей степени дисциплинирует исполнителей, повышает мотивацию к качеству выполнения и соблюдению сроков. Опять же, личный диалог руководителя с работниками куда более убедителен, чем его резолюция, голос по телефону или строки сообщения.

Поэтому грамотные управленцы осваивают науку проведения эффективных совещаний. Существует формула эффективного совещания:

Применение этой формулы – дело непростое и предполагает соответствующие компетенции руководства, а именно умение:

  • правильно сформулировать цель и повестку совещания (избегать вопросов, которые можно решить без совещания);
  • правильно выстроить приоритетность вопросов обсуждения (чтобы в начале были самые важные на случай, если времени не хватит на все);
  • обеспечить заблаговременную рассылку материалов совещания (чтобы участники пришли подготовленными и не требовалось длительное вступление);
  • пригласить только необходимых для обсуждения работников, обладающих исключительными знаниями, умеющих конструктивно обсуждать... А кого-то, возможно, достаточно просто оповестить о результатах совещания;
  • грамотно определить регламент и тайминг, следить за соблюдением формата дискуссии, прерывать нарушителей, следить за повесткой, резюмировать решения и пр.;
  • корректно сформулировать поручения и обеспечить их оперативную рассылку и контроль.

Но есть и еще один немаловажный аспект, который может либо усилить эффект от проведения совещания, либо оказать негативное влияние при его неправильной организации. Речь идет о сопровождении совещательной деятельности, которое условно можно разделить на 2 направления:

  • административное (подготовка помещения, организация перерывов и т.д.);
  • документальное (взаимодействие с участниками по вопросам явки на совещание, подготовка материалов и обеспечение ими участников, подготовка повестки, протокола, контроль выполнения принятых решений, хранение документов совещания и использование в дальнейшей деятельности).

Именно документальному сопровождению совещательной деятельности (далее – ДССД) хочу посвятить данную статью и поделиться практическим опытом его автоматизации в СЭД с применением Робота-планировщика совещаний и лучших трендов автоматизации, позволяющих организовать этот процесс максимально оперативно и удобно для пользователей. Это освободит работников от части рутинных операций за счет их передачи роботизированным программам, связав части процесса в единую логическую цепочку и, благодаря этому, исключив лишние трудозатраты, дубляж операций.

Связанный материал
Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД
№ 08 / 2021

См. статью «Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД» в № 8’ 2021

Связанный материал
Протокол совещания и деловой встречи
№ 11 / 2015

См. статью «Протокол совещания и деловой встречи» в № 11’ 2015. Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности

Связанный материал
Организация рабочего совещания – дело тонкое
№ 05 / 2019

См. статью «Организация рабочего совещания – дело тонкое» в № 5’ 2019. Показаны приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач: как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы

Речь пойдет об автоматизации на базе уже действовавшей в тот момент на предприятии СЭД. Но, как это часто бывает, не все функции СЭД были задействованы, часть из них не использовалась или использовалась не полностью. Практически каждая современная СЭД имеет в своей базе блок, позволяющий автоматизировать сопровождение совещаний, а именно:

  • пригласить участников,
  • разместить в общем доступе материалы,
  • формировать повестку и протокол,
  • создать поручения.

Но многие предприятия используют функционал этого блока лишь частично, в основном для согласования протоколов и формирования поручений, и то, выполняя часть функций вручную. Причины такой ситуации могут быть самыми разными – от загруженности на автоматизации более приоритетных участков и постоянного переноса автоматизации совещаний до банальной привычки работать по старинке и нежелания тратить силы на освоение имеющегося инструмента.

В данной статье хочу наглядно продемонстрировать, какие существенные выгоды получает предприятие от перевода всего цикла организации совещаний в единый контур СЭД (сравните Рисунки 1 и 2). Многие предприятия берут курс на цифровую трансформацию. Примеры из данной статьи продемонстрируют, что и совещательную деятельность можно включить в этот периметр, осуществляя ее на высоком технологическом уровне. Даже простая автоматизация обеспечит выполнение операций быстрее, снизит риск ошибок. А уж роботизированная автоматизация не только сделает процесс быстрее и надежнее, но снимет приличную нагрузку с работников, предоставив им возможность делать в это время другую работу.

В современных реалиях как никогда важна скорость принятия решений. И все процессы должны способствовать этому. Например, прогрессивный формат ДССД – это когда совещание закончилось, его участники еще не успели дойти до своих рабочих мест, а им уже направлен протокол и поручения по нему. Такое возможно? Да! И это далеко не все, что можно сделать. Ниже рассмотрим конкретные примеры.

Итак, анализируя процесс ДССД в одной из организаций, мы поняли, что он базируется на сильно устаревших подходах, автоматизирован лишь в незначительной степени, а большинство функций выполняется «по старинке» привычными методами вручную, поэтому долго и с вероятностью ошибок.

Было принято решение реорганизовать процесс ДССД. Конечные цели были сформулированы следующим образом – ускорить и упростить:

  • определение занятости участников и назначение даты и времени мероприятия;
  • подготовку материалов совещания;
  • подготовку повестки и протокола совещания;
  • формирование и рассылку поручений по протоколу.

Приступая к оптимизации процесса ДССД, мы применили следующий алгоритм:

  • изучили действующую схему процесса, разложили его на шаги;
  • определили временные интервалы и текущую технологию реализации для каждого шага;
  • выявили проблемы и их корневые причины;
  • выработали корректирующие мероприятия и план внедрения улучшений.

Как исследовали текущую ситуацию и внедряли улучшения

Для...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации для внедрения СЭД, которая обкатана уже более чем на 60 проектах. В этой статье показано, как можно провести аудит документооборота путем опроса ключевых сотрудников организации: как определить границы проекта, выбрать нужных людей для интервьюирования, как документально зафиксировать результаты, как сразу структурировать собираемую информацию, чтобы легче было выявить существующие алгоритмы работы с документами и потом привести их к эталонной модели документооборота.

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Ассортимент ИТ-решений для контроля исполнения поручений руководителя

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».