Top.Mail.Ru
Какие задачи в кадровой сфере, в т.ч. ведение и подписание каких документов генеральный директор может делегировать другим людям? Это особенно выручает в крупной организации и при территориально распределенной структуре (филиалы, представительства). Кому именно можно поручить эту работу – быть уполномоченным представителем работодателя? Подсказываем возможные варианты и предупреждаем об ограничениях. Как документально оформить передачу полномочий? Показываем примеры формулировок локальных нормативных актов, должностной инструкции, приказов. Поясняем, нужна ли доверенность.

В крупных организациях часто встает вопрос о возможности делегирования прав работодателя (которым корреспондируют соответствующие обязанности) иным лицам, чем руководитель организации. Из-за большого количества работников и объема документации руководитель просто не успевает выполнять свои прямые обязанности, связанные с подписанием кадровых документов и осуществлением всех действий в рамках работы с персоналом. Еще чаще с такой проблемой сталкиваются территориально удаленные филиалы и представительства организации-работодателя, ведь руководитель самого юридического лица может быть и в другом регионе.

Некоторые полномочия действительно можно делегировать. В ТК РФ неоднократно встречается понятие «уполномоченные работодателем лица» или «представители работодателя». При этом никакой конкретики нормы не содержат.

Давайте разбираться:

1) кто может представлять интересы работодателя в отношениях с работниками:

  • при проведении коллективных переговоров, заключении коллективного договора, разрешении трудовых споров (ч. 1 ст. 33 ТК РФ);
  • заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров и прочих соглашений с работниками (ст. 56, 72, 78 ТК РФ и др.);
  • ведении, учете и хранении бумажных трудовых книжек, выдаче их заверенных копий (а также заверенных копий иных документов, связанных с работой в данной организации) и дубликатов, а также составлении отчетов по формам СЗВ-ТД, СТД-Р и пр. (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
  • фактическом допущении к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ) и др.;

2) а также какими документами закрепить передачу полномочий.

Кто может быть представителем работодателя

Для прояснения рассматриваемого нами вопроса в первую очередь обратимся к Трудовому кодексу РФ:

Фрагмент документа

Часть 6 статьи 20 «Стороны трудовых отношений» ТК РФ

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Итак, изначально законным представителем работодателя является руководитель организации (единоличный исполнительный орган), который может именоваться генеральный директор, директор, президент, председатель и пр. Именно он, как правило, наделен всем объемом кадровых полномочий, если учредительными документами организации не оговорено иное. Однако логично, что в крупных компаниях руководителю единолично подписывать все необходимые кадровые документы в рамках трудовых и непосредственно связанных с ними отношений невозможно. Ведь это не простое механическое действие, подписант оценивает содержание каждого документа, на котором ставит свой росчерк (если мы говорим о бумажном кадровом документообороте) либо который удостоверяет своей электронной подписью (если внедрен электронный документооборот), зачастую подписание документа являет собой принятие решения о возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений.

И это, кстати, касается, не только кадровой, но и других сфер деятельности. Поэтому первое, что делает грамотный руководитель организации, приступая к исполнению своих обязанностей, это издает приказ о распределении полномочий (предоставлении полномочий) и предоставлении права подписи документов отдельным должностным лицам согласно их компетенции. А уже потом соответствующие установления конкретизируются в локальных нормативных актах и/или изменениях к ним (Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о персонале, Инструкции по кадровому делопроизводству, Положениях об обособленных и внутренних структурных подразделениях, должностных инструкциях), трудовых договорах. При необходимости могут вноситься изменения и в учредительные документы.

Далее по тексту статьи, говоря о делегировании полномочий работодателя в кадровой сфере, мы будем подразумевать их передачу иному, чем руководитель организации, представителю по воле этого руководителя или уполномоченного органа управления организации-работодателя.

Требования к представителям обычно различаются в зависимости от передаваемых полномочий. Передача основного объема полномочий в кадровой сфере возможна, как правило, только работнику при соблюдении процедуры, закрепленной на локальном уровне организации. При этом нужно учитывать, что передаваемые полномочия должны вытекать из выполняемой работником трудовой функции (см. письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1). То есть будет неправильным передать право подписи трудовых договоров, например, офис-менеджеру, поскольку в его трудовую функцию вообще не входит работа с трудовыми договорами. Если поручить офис-менеджеру подписание кадровой документации, то это может быть расценено как фактический перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ) или совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ), которые возможны только с письменного согласия работника. При этом в случае совмещения придется еще и доплатить.

Таким образом, по общему правилу уполномоченный представитель должен изначально отвечать 2 критериям:

1) быть работником организации;

2) иметь соответствующую передаваемым полномочиям трудовую функцию.

Обычно уполномоченным представителем работодателя является главный бухгалтер, директор филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) или начальник / специалист отдела кадров. Тогда при подписании документов они просто делают это привычным образом – указывая свою «родную» должность, личный росчерк и И.О. Фамилию, т.е. без каких-либо дополнительных...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Кто подписал договор? (часть 2)

Все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере читайте вторую часть статьи.

Подписание документов во время отпуска

Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.

Психология подписи – объяснения графолога

Почерк отражает характер человека, а подпись – его представление о себе. На примерах показываем, как выглядят яркие моменты в расположении, размере и начертании подписи, и объясняем, что это обычно означает.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?