Top.Mail.Ru

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Вопрос
Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?
Отвечает

Да, теоретически это может быть правильным, но не всегда обязательным. Заметьте, что гриф утверждения – ​это не обязательный, а факультативный реквизит протокола как вида документа.

Его целесообразно оформлять на отдельных разновидностях протоколов в специальных системах документации, например:

  • в протоколах разногласий сторон в процессе исполнения договоров,
  • в случаях разногласий и равенства голосов членов комиссий и других совещательных органов, когда не установлено право решающего голоса,
  • и в других сложных управленческих ситуациях.

Ваша ситуация гораздо проще. Конечно, в Примерном положении об экспертной комиссии1 организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43) устанавливается, что ЭК создается как совещательный орган при руководителе организации приказом, в котором утверждается положение об ЭК и ее персональный состав. Председателем ЭК обычно назначается один из заместителей руководителя организации. Причем создание ЭК обязательно для любой организации – ​является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет.

В небольшой организации и при отсутствии у руководителя каких-либо заместителей в приказе о создании ЭК он сам включает себя в состав комиссии в качестве председателя ЭК, и сам подписывает этот приказ.

Обратите внимание, что протоколы заседаний ЭК не подлежат утверждению руководителем организации, в них фиксируются обязательные решения (не менее 2 раз в год) о согласовании проектов описей дел, актов, номенклатуры дел и другие, касающиеся определения сроков хранения документов и обеспечения их сохранности. На основании протоколов заседаний ЭК (т.е. после проведения соответствующих заседаний) руководитель утверждает:

  • номенклатуру дел организации (или дополнение к ней) на очередной календарный год,
  • описи дел,
  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению,
  • сводные акты проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях организации
  • и другие документы, предварительно рассмотренные ЭК организации.

Причем утверждение может быть оформлено не только грифом утверждения, как показано в Приложениях к Правилам работы архивов организаций 2015 года2, но и приказами первого руководителя.

Сноски 2

  1. Далее – ​ЭК. Вернуться назад
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Наталья И.
17.11.2021, 13:56

Здравствуйте, если документы по экспертизе ценности документов утверждать распорядительным документом, тогда подшивать их нужно вместе с этими документами, в работе это не удобно, поэтому в правилах оставили единоличное утверждение, чтобы отдельно формировать дела с номенклатурой, описями, дело фонда.

Рекомендовано для вас

Что располагать выше: гриф утверждения или вид документа?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении с Титульным листом (Приложение А) сначала идет гриф утверждения, а под ним – наименование вида документа. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении со Схемой продольного бланка (Рисунок Б.2) наименование вида документа располагается над грифом утверждения. В чем разница? Как правильно оформлять реквизиты?

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Вопросы согласования описей дел и актов о выделении документов к уничтожению

Что такое ЭК, ЦЭК, ЭПК – как взаимодействует между собой эта система экспертных органов подведомственной, вышестоящей организации и госархива при согласовании описей дел на передачу документов в архив и актов о выделении документов к уничтожению? И как это оформить на описи и акте? Какую дату акта (подписания или утверждения) вписывать при ссылке на него в тексте другого документа? Поводом к написанию этой статьи стали многочисленные вопросы, полученные редакцией журнала.

Как нумеровать протоколы

Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, «продиктованным» COVID-19

Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – ​«разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.