Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Вопрос
Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?
Отвечает

Да, теоретически это может быть правильным, но не всегда обязательным. Заметьте, что гриф утверждения – ​это не обязательный, а факультативный реквизит протокола как вида документа.

Его целесообразно оформлять на отдельных разновидностях протоколов в специальных системах документации, например:

  • в протоколах разногласий сторон в процессе исполнения договоров,
  • в случаях разногласий и равенства голосов членов комиссий и других совещательных органов, когда не установлено право решающего голоса,
  • и в других сложных управленческих ситуациях.

Ваша ситуация гораздо проще. Конечно, в Примерном положении об экспертной комиссии1 организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43) устанавливается, что ЭК создается как совещательный орган при руководителе организации приказом, в котором утверждается положение об ЭК и ее персональный состав. Председателем ЭК обычно назначается один из заместителей руководителя организации. Причем создание ЭК обязательно для любой организации – ​является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет.

В небольшой организации и при отсутствии у руководителя каких-либо заместителей в приказе о создании ЭК он сам включает себя в состав комиссии в качестве председателя ЭК, и сам подписывает этот приказ.

Обратите внимание, что протоколы заседаний ЭК не подлежат утверждению руководителем организации, в них фиксируются обязательные решения (не менее 2 раз в год) о согласовании проектов описей дел, актов, номенклатуры дел и другие, касающиеся определения сроков хранения документов и обеспечения их сохранности. На основании протоколов заседаний ЭК (т.е. после проведения соответствующих заседаний) руководитель утверждает:

  • номенклатуру дел организации (или дополнение к ней) на очередной календарный год,
  • описи дел,
  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению,
  • сводные акты проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях организации
  • и другие документы, предварительно рассмотренные ЭК организации.

Причем утверждение может быть оформлено не только грифом утверждения, как показано в Приложениях к Правилам работы архивов организаций 2015 года2, но и приказами первого руководителя.

Сноски 2

  1. Далее – ​ЭК. Вернуться назад
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Наталья И.
17.11.2021, 13:56

Здравствуйте, если документы по экспертизе ценности документов утверждать распорядительным документом, тогда подшивать их нужно вместе с этими документами, в работе это не удобно, поэтому в правилах оставили единоличное утверждение, чтобы отдельно формировать дела с номенклатурой, описями, дело фонда.

Рекомендовано для вас

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Реквизиты протокола по новым требованиям Гражданского кодекса РФ

С июля 2021 г. начали действовать новые требования ГК РФ к составу сведений протокола заседания / собрания (в т.ч. указывается, что надо отражать в протоколе при дистанционной форме мероприятия через видео-конференц-связь). Мы разобрали каждое изменение – объяснили, как вмонтировать его в существующие реквизиты протокола, показали образец оформления целого документа (отметив в нем сведения, обязательные с точки зрения ГК РФ).

Как оформить совместное решение работодателя и профкома

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: — организация утверждает свои решения приказом, — а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.