Top.Mail.Ru

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Мы наполняем свой Конструктор документов теми образцами документов, которые публикуем в статьях и ответах на ваши вопросы в нашем журнале. Качество образцов документов вам, как постоянным читателям, уже известно. Просто теперь эта подборка существует в электронном виде с удобным поиском и дополнительным функционалом.

Как найти нужный документ в Конструкторе

Для этого на сайте delo-press.ru есть 2 пути:

  • можно войти в сам Конструктор и по поиску либо удобному «дереву» найти нужный вам документ;
  • находясь электронном формате статьи или ответа на вопрос и увидев слева от опубликованного образца целого документа кнопку «скачать документ», можно нажать ее.

Поясним, как использовать эти 2 возможности, на примерах.

Вход в Конструктор и поиск документа в нем

В правом боковике большинства страниц сайта появилась оригинальная кнопка «Конструктор документов» (см. «!» на Рисунке 1), на которой изображен гаечный ключ на фоне бумажного документа :) Нажав ее, вы попадаете в дерево Конструктора (см. Рисунок 3):

  • виды документов – это его разделы,
  • а внутри вы увидите разновидности документов, в названиях которых отражены их особенности. Изначально в каждом разделе видны 3 разновидности документа, но нажав на кнопку «Показать больше» (см. «2»), раздел разворачивается и показывает вам все свое содержимое. Больше всего у нас сейчас образцов приказов – 42 варианта;
  • над деревом документов в самом верху страницы есть поисковая строка, которая поможет вам найти нужный документ (см. «1» на Рисунке 3 и Рисунок 2) по названию его разновидности:

Рисунок 1. Переход на раздел сайта «Конструктор документов»

Рисунок 2. Пример работы поисковой строки в дереве Конструктора документов

Информация в дереве упорядочена по алфавиту. На Рисунке 3 (см. отметку «3») как раз видно, что рядом оказываются документы с похожим назначением – начало их наименования одинаковое («акт о выделении к уничтожению...»), а потом «включается» специфика:

  • «...архивных документов, не подлежащих хранению»;
  • «...документов, не подлежащих хранению (в подразделении)»;
  • «...документов, не подлежащих хранению (сводный по организации, не являющейся источником комплектования)»;
  • «...электронных копий в СЭД».

Рисунок 3. Дерево Конструктора документов на delo-press.ru

Вход сразу в документ из статьи или вопрос-ответа

В публикациях сайта встречаются образцы оформления целых документов, если слева от такого примера есть кнопка «Скачать документ» (см. Рисунок 4), то при ее нажатии вы сразу попадаете на страницу этого документа в Конструкторе, где его можно скачать на свой компьютер.

Рисунок 4. Как можно перейти на образец конкретного документа в Конструкторе из статьи или вопрос-ответа на сайте delo-press.ru

Страница конкретного документа в Конструкторе

Теперь поясним, как организована страница конкретного документа в Конструкторе (см. Рисунок 5).

Рисунок 5. Страница конкретного документа в Конструкторе документов на сайте delo-press.ru

Центральную часть экрана занимает изображение документа, сверстанного по всем правилам: соблюдены размеры полей, абзацного отступа, межстрочные интервалы, в большинстве случаев использован шрифт Times New Roman с кеглем (размером) 12. Тут вы увидите именно тот вариант документа, который можно скачать на свой компьютер (обычно в формате .docx) и открыть в MS Word.

Убедившись, что это тот документ, который вам нужен, нажимаете на красную кнопку «Скачать документ...», в названии которой отображается формат этого файла («1» на Рисунке 5).

Взгляните на правый боковик страницы («2» на Рисунке 5), где находится список публикаций (статей и ответов на вопросы), которые поясняют:

  • как общие правила оформления данного вида документа,
  • так и особенности заполнения конкретной разновидности документа в ситуации, которая в нем отражена.

Эти связанные материалы мы старались выстраивать в логичной последовательности. Публикация, из которой родом данный образец документа, отмечена восклицательным знаком («3» на Рисунке 5).

У публикаций, которые закрыты для всеобщего доступа, рядом с названием есть замочек («4»). Полностью открытые для всех материалы такого замочка не имеют. Рядом есть флажок, нажатием на который можно поместить данную публикацию себе в избранные материалы на сайте (их список виден в личном кабинете пользователя). Кстати, и саму страницу документа из Конструктора тоже можно поместить в избранное.

Если у вас оформлена электронная подписка на журнал, то материалы выписанных номеров будут на сайте вам доступны (просто при входе надо зарегистрироваться, чтобы сайт распознал вас и предоставил права доступа).

Если у вас оформлена подписка на Комплект клуба профессионалов, то он включает:

  • не только печатную и электронную версию журнала на выписанный период,
  • но и доступ ко всему архиву соответствующего журнала на сайте, начиная с 2010 года, поэтому абсолютно все его публикации будут доступны вам полностью.

Это общие правила доступа, которые касаются материалов на delo-press.ru, они работают и в разделе «Конструктор документов». Осенью прошлого года мы полностью обновили свой сайт, изменив дизайн и снабдив его новой навигацией. Фактически теперь это качественная база знаний по делопроизводству с удобной системой поиска и группировкой взаимо­связанных материалов. Конструктор документов – это свежий инструмент, который тоже работает на поставленную нами цель.

Как работать с образцом документа на своем компьютере

Итак, как мы уже говорили, на странице документа надо нажать кнопку «Скачать документ...» («1» на Рисунке 6). После этого на экране появляется стандартное окно, где вы выбираете, что хотите сделать с этим файлом («2» там же):

  • открыть в Word1 (после этого его можно будет сохранить из этой программы, например, изменив имя) или
  • сразу сохранить файл.

Рисунок 6. Что можно сделать с файлом, скачанным из Конструктора документов

Выбираете удобный вам вариант и нажимаете «ОК». Например, вы решили открыть файл в Word, тогда компьютер именно это и сделает. Перед вами появится обычный вордовский документ (см. Рисунок 7), где вы можете править все, что угодно, и как вам угодно. Просто под рукой у вас будет корректный документ, в котором сразу видно, что, куда и как надо вписывать.

Например, в письме «шапка» сделана в виде таблицы с неотображаемыми границами (кроме подчеркиваний номера и даты письма, а также ссылки на номер и дату инициативного документа). На Рисунке 7 виден документ с отображением непечатаемых символов: границ ячеек и абзацев.

Рисунок 7. Образец письма, скачанный из Конструктора документов и открытый в Word

Весь документ набран черным шрифтом, за исключением нескольких реквизитов, которые обычно не печатаются, их потом надо будет заполнить от руки на распечатанном документе – такие реквизиты мы решили в файле отражать синим цветом с курсивом: обычно это подпись, печать, иногда номер и дата документа. Перед распечаткой их надо удалить (хотя многие организации впечатывают номер и дату письма до его подписания руководителем, тогда, конечно, вы оставите эти реквизиты, сделав их черным шрифтом и убрав курсив).

Если образец документа в журнале может иметь пометки и пояснения (обычно кружочки с цифрами), минимальные поля (чтобы максимально использовать ограниченное пространство для текста документа, см. Рисунок 4), то образец в Конструкторе лишних пометок не содержит и создан по всем требованиям к оформлению организационно-распорядительных документов (включая размеры полей и абзацных отступов, листа А4, см. Рисунок 7). Поэтому между этими образцами все-таки есть минимальные «оформительские» различия.

Обратите внимание – изначально в названии файла фигурируют:

  • разновидность документа (например, «Письмо акционеру о цене изготовления запрошенных им копий...»);
  • код журнала (например, «Д 2020-1» означает, что это журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»2 за 2020 год № 1) и
  • страница, на которой опубликован документ в печатной версии журнала;
  • номер примера.

Эта информация поможет вам найти статью в печатном журнале, если его номер у вас есть, обычно там содержатся детали, касающиеся оформления такого документа. В печатной форме читать, что-то выделять для себя удобнее (только навигация удобнее работает в электронном виде).

Конечно, Вы можете переименовать файл по своему усмотрению. Когда вы измените в нем данные на свои, то скорее всего так и поступите, следуя принятой «кодировке» файлов в своей организации. Но первоначально данные в нашем названии файла вам могут пригодиться.

* * *

Мы описали оптимальный алгоритм использования возможностей Конструктора документов. Вы можете пользоваться им сами, «угостить» коллег или даже настоятельно порекомендовать исполнителям его применять.

Если предыдущая статья этого номера журнала говорила о том, как использовать «кнут» к нерадивым исполнителям, которые составляют документы с ошибками, то Конструктор документов станет своеобразным «пряником». Тут многое уже готово – бери, да пользуйся!

Сноски 2

  1. Некоторые документы сделаны в формате Excel, тогда они открываются в этой программе. Вернуться назад
  2. Издательство «Бизнес-Арсенал» выпускает еще 2 журнала: для кадровиков и юристов, материалы которых имеют соответствующую кодировку – «К» и «Ю». Они тоже размещены на delo-press.ru. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Организация оформляет приказы по разным формам

Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отра­зить в Инструкции по делопроизводству?

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Акты для фиксации проблем в полученной корреспонденции

Показываем примеры оформления 5 актов: о получении ошибочно направленной корреспонденции, о получении почтового отправления с поврежденной упаковкой, об отсутствии вложения в конверте, об отсутствии заявленного приложения, о получении дефектного факсимильного сообщения. Отмечаем, в каких ситуациях и в скольких экземплярах они составляются, где и сколько хранятся.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.