Top.Mail.Ru

Система электронного документооборота: путь от меньшего к большему

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.

Идея комплексной автоматизации делопроизводства в России возникла в 1980-х гг. С тех пор технологии шагнули далеко вперед, системы электронного документооборота (СЭД) модернизировались, подстраиваясь под современные реалии и нужды бизнеса. Мне повезло работать в крупной прогрессивной компании, которая активно развивалась, и вместе с ней развивался электронный документооборот, улучшаясь и совершенствуясь. Каждое новое внедрение начиналось с анализа предыдущей системы, выяснения ее ошибок и недоработок, а также сбора требований отделов, которые должны в ней работать.

Личный опыт развития функционалов СЭД

В моей практике работа на нескольких крупных предприятиях с такими программами, как СЭД Летограф, СЭД на платформе SharePoint, управление электронными документами на платформе SAP, Docsvision и 1С: Документооборот.

В этой статье хочу рассказать о тех ошибках и недоработках СЭД, которые исправляли последующие внедрения, а также напомнить о том, что неправильное составление технического задания может свести к минимуму все труды разработчиков. Возможно, среди моих коллег найдутся те, кто узнает среди недоработок свои СЭД и примет решение о модернизации.

«Моя» первая СЭД умела только самое необходимое – присваивать номер, сохранять скан-копию, осуществлять поиск документов по узкому числу реквизитов. После регистрации документ приходилось отправлять исполнителю посредством электронной почты. В то время организация, для которой приобреталась эта система, была молодой и маленькой, поэтому этого функционала хватало. Все ответственные поручения контролировались отделом делопроизводства с помощью дополнительных средств (например, CRM-система Мегаплан или в MS Excel).

Когда бизнес стал расти, объем сотрудников и задач стал увеличиваться, встал вопрос об увеличении штата отдела делопроизводства, т.к. один сотрудник уже не успевал контролировать все поручения. Но было найдено другое управленческое решение – прейти на новую СЭД.

Вторая СЭД была выбрана более тщательно. Она уже умела осуществлять рассылку по получателям и ответственным, в ней было организовано согласование документов. Разработчики добавили очень нужную функцию – связь документов между собой...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Тонкости согласования в СЭД

Показываем варианты построения системы согласования с использованием СЭД, они буквально выстраданы на практике. Как сформировать оптимальный перечень согласующих лиц. Как выстроить матрицу согласования (какие документы описывать индивидуально, как применять метод «больших корзин», как быть с неучтенными в матрице документами). Какие резолюции по результатам согласования в какой логике стоит использовать и каким проблемам тут надо дать заслон (например, чтобы под видом несущественных замечаний не выдавались существенные – согласующие порой грешат этим, чтобы им не пришлось участвовать во 2-м цикле согласования и проверять учет ранее выданных замечаний; чем опасно согласование «по умолчанию», которое есть в некоторых СЭД, и др. нюансы). По каким критериям регламентировать срок согласования каждым участником процесса: кроме объема документа можно учитывать его вид, цикл согласования и должность согласующего. Можно еще установить общий дедлайн разработки документа (при его наступлении процесс придется начинать заново, зато и устаревший проект не будет подписан) – это мотивирует участников! Какой лучше выбрать способ внесения правок в проект. Кому направлять его повторно на 2-м и последующих циклах согласования. Какая отчетность позволит оперативно мониторить ситуацию.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Внутренние коммуникации

Это системный взгляд на внутренние коммуникации опытного управленца и документоведа: какие-то из перечисленных способов родом из советского министерского прошлого, другие навеяны бурным развитием информационных технологий и дистанционным характером работы последних лет. Выявлены «плюсы» и «минусы» различных способов коммуникации (с обозначением методов лечения «минусов»). Перечислены используемые виды документов и программы, от чего зависит их выбор.