Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.
Идея комплексной автоматизации делопроизводства в России возникла в 1980-х гг. С тех пор технологии шагнули далеко вперед, системы электронного документооборота (СЭД) модернизировались, подстраиваясь под современные реалии и нужды бизнеса. Мне повезло работать в крупной прогрессивной компании, которая активно развивалась, и вместе с ней развивался электронный документооборот, улучшаясь и совершенствуясь. Каждое новое внедрение начиналось с анализа предыдущей системы, выяснения ее ошибок и недоработок, а также сбора требований отделов, которые должны в ней работать.
Личный опыт развития функционалов СЭД
В моей практике работа на нескольких крупных предприятиях с такими программами, как СЭД Летограф, СЭД на платформе SharePoint, управление электронными документами на платформе SAP, Docsvision и 1С: Документооборот.
В этой статье хочу рассказать о тех ошибках и недоработках СЭД, которые исправляли последующие внедрения, а также напомнить о том, что неправильное составление технического задания может свести к минимуму все труды разработчиков. Возможно, среди моих коллег найдутся те, кто узнает среди недоработок свои СЭД и примет решение о модернизации.
«Моя» первая СЭД умела только самое необходимое – присваивать номер, сохранять скан-копию, осуществлять поиск документов по узкому числу реквизитов. После регистрации документ приходилось отправлять исполнителю посредством электронной почты. В то время организация, для которой приобреталась эта система, была молодой и маленькой, поэтому этого функционала хватало. Все ответственные поручения контролировались отделом делопроизводства с помощью дополнительных средств (например, CRM-система Мегаплан или в MS Excel).
Когда бизнес стал расти, объем сотрудников и задач стал увеличиваться, встал вопрос об увеличении штата отдела делопроизводства, т.к. один сотрудник уже не успевал контролировать все поручения. Но было найдено другое управленческое решение – прейти на новую СЭД.
Вторая СЭД была выбрана более тщательно. Она уже умела осуществлять рассылку по получателям и ответственным, в ней было организовано согласование документов. Разработчики добавили очень нужную функцию – связь документов между собой...
