Top.Mail.Ru

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

Вопрос
Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?
Отвечает

Да, так поступать можно, особенно сейчас, когда в условиях перевода сотрудников на дистанционную работу не всем ответственным за делопроизводство и не всем руководителям структурных подразделений возможно сохранить их права доступа в корпоративную информационную систему (КИС или СЭД).

Самое главное – организовать процесс. Тем более что на этот период составляется список адресов электронной почты и список телефонов, с которых осуществляется служебная переписка. Это необходимо для самого первого уровня идентификации авторов электронных сообщений. Номенклатуры дел структурных подразделений (и соответствующие итоговые записи к ним) имеют срок хранения 3 года (примечание 1 к ст. 157 Перечня 2019 г.1) и поэтому вполне могут существовать в электронной форме.

А если почтовый механизм встроен в СЭД, соответствующим пользователям сохраняются все права в период перевода на дистанционную работу, то СЭД рассматривайте как «доверенную среду», в которой логин и пароль пользователя считается его простой электронной подписью, поддерживаемой системой.

Конечно же, итоговую запись к сводной номенклатуре дел необходимо удостоверить и оформить правильно в бумажном виде, чтобы обеспечить постоянный срок хранения номенклатуры дел организации (по ст. 157 Перечня 2019 г.).

Сноски 1

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы