Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 12 / 2020
  3. Ответы на вопросы

Итоговую запись к номенклатуре дел подразделения можно не подписывать?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2020
Вопрос
Могут ли подразделения присылать свои данные о количестве заведенных дел просто по электронной почте (без рукописной и электронной подписи)? А уже итоговую запись к сводной номенклатуре дел мы подпишем на бумаге как полагается. Так ведь можно поступать?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Да, так поступать можно, особенно сейчас, когда в условиях перевода сотрудников на дистанционную работу не всем ответственным за делопроизводство и не всем руководителям структурных подразделений возможно сохранить их права доступа в корпоративную информационную систему (КИС или СЭД).

Самое главное – организовать процесс. Тем более что на этот период составляется список адресов электронной почты и список телефонов, с которых осуществляется служебная переписка. Это необходимо для самого первого уровня идентификации авторов электронных сообщений. Номенклатуры дел структурных подразделений (и соответствующие итоговые записи к ним) имеют срок хранения 3 года (примечание 1 к ст. 157 Перечня 2019 г.1) и поэтому вполне могут существовать в электронной форме.

А если почтовый механизм встроен в СЭД, соответствующим пользователям сохраняются все права в период перевода на дистанционную работу, то СЭД рассматривайте как «доверенную среду», в которой логин и пароль пользователя считается его простой электронной подписью, поддерживаемой системой.

Конечно же, итоговую запись к сводной номенклатуре дел необходимо удостоверить и оформить правильно в бумажном виде, чтобы обеспечить постоянный срок хранения номенклатуры дел организации (по ст. 157 Перечня 2019 г.).

Связанный материал
Годовая премия в вопросах и ответах
№ 12 / 2019

См. статью «Годовая премия в вопросах и ответах» в № 12’ 2019
Связанный материал
Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел
№ 03 / 2022

Сноски 1

  1. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
0 Коментариев
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении юридических лиц

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Современное делопроизводство

Показан алгоритм действий службы ДОУ, основанный на конкретном опыте автора статьи, в 2 ситуациях: 1) когда головная организация присоединяет к себе своих же подопечных юрлиц из разных городов и 2) когда к одному юрлицу присоединяется другое ранее независимое юрлицо. Какие формы реорганизации возможны и в чем отличие присоединения. Как организовать и курировать разработку номенклатур дел структурными подразделениями присоединяющего и присоединяемых юрлиц, как сделать из них сводную номенклатуру дел реорганизованного юрлица. Когда и кому ее утверждать и вводить в действие. Как после реорганизации формировать дела, которые продолжают вестись. Как их отражать в итоговой записи к старой и новой номенклатурам дел за один и тот же год.

Оксана Аскарова
заместитель начальника управления делами и организационной работы – начальник общего отдела Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Фонд пользования с электронными копиями писем

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2023

Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2020
Современное делопроизводство

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.