Top.Mail.Ru
Вопрос
Что нужно оформить на обложке переходящего дела? Как описать его в номенклатуре дел прошлого и будущего года?
Отвечает

Когда в конце 2014 года оформляется номенклатура дел на 2015 год, в ее графе «Примечание» при каждом заголовке дела, формирование и ведение которого началось в 2014 году, и точно известно, что продолжится и в 2015 году, необходимо сделать соответствующую отметку: «Переходящее с 2014 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел в новой номенклатуре дел на 2015 год).

А когда в январе 2015 года структурными подразделениями и службой делопроизводства по номенклатуре дел 2014 года проверяется состав и количество фактически заведенных в этом году дел и формируется итоговая запись к ней, то по факту «перехода» незаконченных в делопроизводстве дел на следующий год в графе «Примечание» при каждом конкретном заголовке переходящего дела оформляется аналогичная отметка: «Переходящее на 2015 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел). На основе подсчета этих отметок заполняются сведения о категориях и количестве заведенных дел в итоговой записи к номенклатуре дел на 2014 год. Общие данные о количестве переходящих дел (по категориям постоянного, временного свыше 10 лет, временного до 10 лет ­включительно сроков хранения) фиксируются в графе 3 итоговой записи:

Пример. Итоговая запись в номенклатуре дел по окончании года

Такое «перекрестное» оформление отметок о переходящих делах необходимо, т.к. номенклатура дел является многофункциональным документом и должна выполнять в том числе свою важную учетную функцию.

Получив итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений, служба делопроизводства и архив в рамках своей плановой работы составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год. И в подразделения, в которых образуется достаточное количество переходящих дел, служба делопроизводства может ­приходить с проверкой не 1 раз в год, а каждый квартал.

«Переходящими» называют заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года (как говорили, «дела, незаконченные делопроизводством»). Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации на следующий год, т.е. «перейти» в новую номенклатуру с теми же ­индексами1.

Традиционно к «переходящим» делам относилась переписка, например:

  • «Переписка с главами муниципальных образований Егорьевского и Раменского районов Московской области об исполнении ­региональных целевых программ развития на 2013–2015 гг.».

Но критерием отнесения дел к категории переходящих является не только продолжающийся управленческий процесс, но и качественные характеристики самих документов дела, например, срок их действия. Так, будут «переходящими» дела с организационными документами, которые обычно действуют до замены новыми или имеют управленческий срок действия примерно 5 лет, и в течение этого срока они необходимы в ­работе. Например, в структурном подразделении:

  • «Штатное расписание отдела. Копии» (если в подразделение направляются копии, а оригинал хранится в отделе кадров, то все копии за предыдущие годы необходимо формировать в одно переходящее дело и, таким образом, формировать «историю» структуры и штатной численности отдела для принятия последующих решений);
  • «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников» (они необходимы вплоть до замены новыми, а управленческий цикл пересмотра таких документов – примерно 5 лет);
  • «Технологические и рабочие инструкции по производственным процессам. Копии» (необходимы в течение всего своего срока действия, на них есть отметки сотрудников / работников об ознакомлении, это фактически экземпляры работодателя).

К категории переходящих дел в настоящее время относят все дела / первичные комплексы документов, которые формируются по принципу досье:

  • клиентские дела (по клиентам или видам сделок с ними),
  • досье по исполнению договоров (по видам сделок и по клиентам),
  • досье по проектам (по объектам или названиям проектов),
  • юридические дела и кредитные досье клиентов банков,
  • личные дела сотрудников организации и их трудовые книжки,
  • наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов (по наименованиям организаций) и т.п.

В процессе систематизации и индексации дел в номенклатуре дел рекомендуем учитывать, что к категории «переходящих» может быть отнесена довольно значительная их часть (часть заголовков дел). Это означает, что в номенклатуре дел из года в год сохраняются их индексы и последовательность расположения. При стабильных функциях организации и правильно систематизированном документальном фонде подобный порядок вполне может быть обеспечен в процессе разработки номенклатуры дел и даже облегчает эту работу.

Сноски 1

  1. См. п. 2.1.4 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анна
23.01.2020, 10:27

Здравствуйте. Недавно приступила к обязанностям делопроизводителя. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить дело. Например, есть дело "Учебный план образовательного учреждения". Этот учебный план утверждается на срок с 01.09.2018г. по 31.05.2019г. Т.е. это дело будет переходящим. Но, с 01.09.2019г. по 31.05.2020г. будет создан новый "Учебный план образовательного учреждения". Как это сделать, если номенклатура дел составляется на календарный год. И получается, что в номенклатуре на 2019 год - одно дело "учебный план" в мае будет завершено, а другое дело "учебный план" с сентября нужно открыть, Как это оформляется? Разными томами дела?

Рекомендовано для вас

Состав документов в гибридных делах с перепиской

Ситуация: заведено дело в номенклатуре дел «Переписка по основным вопросам», оно электронное, в него группируются отсканированные бумажные документы (pdf), подписанные собственноручной подписью, и документы, созданные в электронном виде, подписанные ЭЦП. Делу присвоен индекс 01-02-Э, т.е. электронное. Документов, созданных и подписанных в электронном виде, в деле 99%. Вопрос: может ли включать дело 01-02 (в нем только бумажные носители) тот самый 1% документов, которые были подписаны в бумажной форме, или оно должно включать все 100% дела 01-02-Э, но уже в распечатанном виде?

Собираем свои экземпляры «старых» договоров с подписями контрагентов

В настоящее время в нашей страховой компании ведется работа по «собиранию долгов» оригиналов договоров страхования (экземпляров нашей компании) – собираем список всех договоров, которые были направлены клиентам для подписания в 2 экземплярах, но ничего назад не вернулось. В этом списке есть много «старых» договоров – тех, по которым уже произошла оплата, а также тех, по которым вообще уже истек срок действия (оплата и учет этих договоров в системе 1С могли быть произведены через сканы – договоры могли быть подписаны через факсимильные, «неживые» подписи и печати). То, что оригиналы этих договоров не вернулись, – не проблема с точки зрения текущей деятельности страховой компании: оплата произведена, учет в системе произведен, сканы (пусть и с «неживыми» подписями) есть. А вот относительно правил архивного хранения это проблема, т.к. в архиве нет того, что должно бы быть. Но когда начинаешь требовать с брокеров возврата таких оригиналов, на тебя смотрят, мягко сказать, с непониманием :) Зачем нужны оригиналы, если все давно оплачено, сканы есть… Итак, вопрос: насколько обязателен возврат таких оригиналов в страховую компанию?

Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?

Нужно отзывать из отпуска перед увольнением?

Работник увольняется по собственному желанию во время отпуска. Нужно ли оформить отзыв из отпуска?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.