Вопрос
Что нужно оформить на обложке переходящего дела? Как описать его в номенклатуре дел прошлого и будущего года?
Отвечает

Когда в конце 2014 года оформляется номенклатура дел на 2015 год, в ее графе «Примечание» при каждом заголовке дела, формирование и ведение которого началось в 2014 году, и точно известно, что продолжится и в 2015 году, необходимо сделать соответствующую отметку: «Переходящее с 2014 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел в новой номенклатуре дел на 2015 год).

А когда в январе 2015 года структурными подразделениями и службой делопроизводства по номенклатуре дел 2014 года проверяется состав и количество фактически заведенных в этом году дел и формируется итоговая запись к ней, то по факту «перехода» незаконченных в делопроизводстве дел на следующий год в графе «Примечание» при каждом конкретном заголовке переходящего дела оформляется аналогичная отметка: «Переходящее на 2015 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел). На основе подсчета этих отметок заполняются сведения о категориях и количестве заведенных дел в итоговой записи к номенклатуре дел на 2014 год. Общие данные о количестве переходящих дел (по категориям постоянного, временного свыше 10 лет, временного до 10 лет ­включительно сроков хранения) фиксируются в графе 3 итоговой записи:

Пример. Итоговая запись в номенклатуре дел по окончании года

Такое «перекрестное» оформление отметок о переходящих делах необходимо, т.к. номенклатура дел является многофункциональным документом и должна выполнять в том числе свою важную учетную функцию.

Получив итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений, служба делопроизводства и архив в рамках своей плановой работы составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год. И в подразделения, в которых образуется достаточное количество переходящих дел, служба делопроизводства может ­приходить с проверкой не 1 раз в год, а каждый квартал.

«Переходящими» называют заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года (как говорили, «дела, незаконченные делопроизводством»). Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации на следующий год, т.е. «перейти» в новую номенклатуру с теми же ­индексами1.

Традиционно к «переходящим» делам относилась переписка, например:

  • «Переписка с главами муниципальных образований Егорьевского и Раменского районов Московской области об исполнении ­региональных целевых программ развития на 2013–2015 гг.».

Но критерием отнесения дел к категории переходящих является не только продолжающийся управленческий процесс, но и качественные характеристики самих документов дела, например, срок их действия. Так, будут «переходящими» дела с организационными документами, которые обычно действуют до замены новыми или имеют управленческий срок действия примерно 5 лет, и в течение этого срока они необходимы в ­работе. Например, в структурном подразделении:

  • «Штатное расписание отдела. Копии» (если в подразделение направляются копии, а оригинал хранится в отделе кадров, то все копии за предыдущие годы необходимо формировать в одно переходящее дело и, таким образом, формировать «историю» структуры и штатной численности отдела для принятия последующих решений);
  • «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников» (они необходимы вплоть до замены новыми, а управленческий цикл пересмотра таких документов – примерно 5 лет);
  • «Технологические и рабочие инструкции по производственным процессам. Копии» (необходимы в течение всего своего срока действия, на них есть отметки сотрудников / работников об ознакомлении, это фактически экземпляры работодателя).

К категории переходящих дел в настоящее время относят все дела / первичные комплексы документов, которые формируются по принципу досье:

  • клиентские дела (по клиентам или видам сделок с ними),
  • досье по исполнению договоров (по видам сделок и по клиентам),
  • досье по проектам (по объектам или названиям проектов),
  • юридические дела и кредитные досье клиентов банков,
  • личные дела сотрудников организации и их трудовые книжки,
  • наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов (по наименованиям организаций) и т.п.

В процессе систематизации и индексации дел в номенклатуре дел рекомендуем учитывать, что к категории «переходящих» может быть отнесена довольно значительная их часть (часть заголовков дел). Это означает, что в номенклатуре дел из года в год сохраняются их индексы и последовательность расположения. При стабильных функциях организации и правильно систематизированном документальном фонде подобный порядок вполне может быть обеспечен в процессе разработки номенклатуры дел и даже облегчает эту работу.

Сноски 1

  1. См. п. 2.1.4 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анна
23.01.2020, 10:27

Здравствуйте. Недавно приступила к обязанностям делопроизводителя. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить дело. Например, есть дело "Учебный план образовательного учреждения". Этот учебный план утверждается на срок с 01.09.2018г. по 31.05.2019г. Т.е. это дело будет переходящим. Но, с 01.09.2019г. по 31.05.2020г. будет создан новый "Учебный план образовательного учреждения". Как это сделать, если номенклатура дел составляется на календарный год. И получается, что в номенклатуре на 2019 год - одно дело "учебный план" в мае будет завершено, а другое дело "учебный план" с сентября нужно открыть, Как это оформляется? Разными томами дела?

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?