Top.Mail.Ru

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как определить ценность документов, если истек срок хранения с 1946 года? А раз есть ценность, то нужно в НСА прописывать. На что нужно обратить внимание при ЭЦД документов 1946 года? Имеются документы: личные карточки и расчетные ведомости за 1946 год.

Как определить, какие документы относятся к документам по личному составу? В профильном законе, регулирующем архивную деятельность, есть прямой ответ:

Фрагмент документа

Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ​Закон об архивном деле)

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

…3) документы по личному составу – ​архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем…

Такие документы включены в основном в разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 1.

Фрагмент документа

Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Части 1 и 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле установили сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака:

  • завершенные делопроизводством до 2003 года – ​хранить 75 лет,
  • завершенные делопроизводством после 2003 года – ​50 лет.

Эти положения не распространяются:

  • на документы, имеющие иной (не 50 / 75-летний) срок хранения в Перечнях документов (см. Пример);
  • на документы по личному составу государственных служащих, не являющихся гражданскими государственными служащими. Сроки хранения на документы по личному составу данной категории лиц остались 75 лет.

Пример

Для наглядности далее приведем несколько статей из раздела 8 «Кадровое обеспечение» Переченя УД, отметив «1» указанные там сроки 50 / 75 лет, которые в каждом конкретном случае и должны определяться как 50 или 75 лет согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле в зависимости:

  • от года завершения делопроизводством и
  • прохождения госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой.

При этом гораздо больше документов в Перечне УД имеет меньший срок хранения (во взятом фрагменте отметили их «2») – ​на них правило 50 / 75 лет из ст. 22.1 Закона об архивном деле не распространяется. В первоначальной редакции этой статьи данной оговорки не было и специалисты недоумевали: ведь не могут же все кадровые документы храниться 50 или 75 лет! После корректировки формулировок Закона данное уточнение появилось там, а заодно и в новом Перечне УД (который был принят в 2019 г. взамен предыдущего 2010 г.) в сноске номер 3, где теперь перечисляются положения ст. 22.1 Закона об архивном деле.

В соответствии с ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством».

Таким образом, срок хранения документов по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела, карточки по форме Т-2), завершенных делопроизводством с 1946 года (как указано в вопросе читателя) и до 2003 года, составляет 75 лет. К сроку хранения таких видов документов, как лицевые счета (карточки по заработной плате), личные дела,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Как классифицировать приказы о выходе из декретного отпуска и какой срок хранения им присвоить?

Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.