Обязанность организации по сохранности архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение нормативных сроков их хранения установлена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Номенклатура дел – это оптимальный инструмент для систематизации документального фонда организации. В терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 1 мы видим следующее определение: «номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».
Номенклатура дел включает в себя документы по всем направлениям деятельности организации. Она помогает обеспечить учет документов, быстрый поиск дел и соблюдение сроков хранения. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов (в т.ч. типовых 2 и ведомственных перечней документов со сроками хранения).
Обязательно ли ведение номенклатуры дел? Вести номенклатуру дел в организации предписывают Правила 2023 года 3.
Рисунок. Процесс составления сводной номенклатуры дел
Сводную номенклатуру дел организации, как правило, ведет подразделение документационного обеспечения управления (ДОУ). Она составляется на календарный год, при утверждении в конце года вводится в действие с 1-го января следующего календарного года и подлежит ежегодной корректировке.
Сводная номенклатура дел создается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые утверждаются их руководителями. Номенклатуры дел структурных подразделений передают данные о ведущихся делах службе ДОУ в удобном формате, на основании которого:
Кадровая служба также создает номенклатуру дел своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Кадровые документы есть в каждой организации, на их отражении в номенклатуре дел мы и сосредоточимся.
В кадровой службе создается и хранится большое количество документов: локальные нормативные акты, организационные документы, приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки и пр. Срок хранения многих из них составляет 50/75 лет, обеспечивая таким образом социальные права граждан.
Для составления номенклатуры дел кадровой службы необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Для определения их сроков хранения в основном используется типовой Перечень 2019 года. В нем приведен список разновидностей документов и их сроки хранения. Для составления номенклатуры дел кадровой службы используются, как правило, разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».
Но, отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года, заголовки дел и их сроки хранения все-таки приходится формулировать самостоятельно – простым копированием это сделать невозможно. См. Пример 6 с номенклатурой дел кадрового подразделения и Пример 1, чтобы сравнить:
Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, отдельно надлежит хранить приказы по личному составу, документирующие:
В итоге в номенклатуре дел кадровой службы будут сформированы как минимум 3 разных дела с приказами по личному составу – см. Пример 1.
Пример 1. Дела с приказами по личному составу в организации, где нет вредных и опасных условий труда
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания |
08-03 |
Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплата труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы) |
50 л. ЭК, ст. 434 а |
||
08-04 |
Приказы по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурства, командировки) |
5 л., ст. 434 б, г |
||
08-05 |
Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания) |
3 г., ст. 434 д |
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№ статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
434 |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: |
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет |
|
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; |
50/75 лет ЭПК |
||
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; |
5 лет (1) |
||
в) о служебных проверках; |
5 лет |
||
г) о направлении в командировку работников; |
5 лет (1) |
||
д) о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
В статье 434 типового Перечня 2019 года перечислено больше разновидностей приказов, но в номенклатуре дел конкретного структурного подразделения или организации стоит учитывать только те документы, которые у нее реально образуются.
Например, если в организации есть работники с...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Номенклатура дел утверждается в конце года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Все структурные подразделения, в том числе отдел кадров, составляют свои номенклатуры, а потом на их основе оформляется сводная номенклатура по всей организации. В редакцию журнала пришло множество вопросов, касающихся составления и ведения этого документа, которые мы рассмотрели. Например, кто может не утверждать номенклатуру? Какую форму следует использовать? Какие заголовки дел и наименования разделов использовать? В какой последовательности располагать заголовки? Каков порядок их исправления? Как правильно индексировать дела? Можно ли предусмотреть резервные номера? Каким образом отражать сроки хранения в номенклатуре дел? Как ссылаться на статьи со сроками хранения документов и на другие нормативные акты, решения экспертной комиссии организации, установившие сроки хранения? Какие записи надо сделать в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года?
Опираясь на обширную судебную практику, рассказываем, какие документы вправе запросить сотрудник; каким образом лучше организовать работу по ответам на подобные запросы; как правильно рассчитать срок, в течение которого надо выдать запрошенные работником документы (на конкретном примере); когда можно отказать сотруднику в выдаче документов и как такой отказ лучше оформить; что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Даем удобные таблицы-шпаргалки с перечнем документов, на копии которых, по мнению судов и консультантов Роструда, работники претендовать не могут, а какие вправе запрашивать (с выделением спорных ситуаций); с реквизитами для оформления выписок из документов. В вашем распоряжении также образцы письменного отказа в выдаче работнику части копий запрошенных им документов, оформления выписки из приказа, а также формулировок для Инструкции по кадровому делопроизводству о выдаче работникам копий документов (выписок из них), связанных с работой.
В конце года кадровые специалисты не только занимаются организацией новогодних корпоративов, но и следят за тем, все ли обязанности выполнил работодатель, в частности утвердил ли график отпусков, номенклатуру дел, издал ли приказ о работе в выходные и нерабочие новогодние праздничные дни, оформил ли план работы и приказ по воинскому учету, проанализировал и подготовил ли кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Читайте, что должна сделать кадровая служба до конца декабря, со ссылками на полезные материалы, опубликованные в нашем журнале, благодаря которым вы узнаете об ошибках работодателей, получите необходимые рекомендации и образцы юридически выверенных документов.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
Говорим о сроках хранения отчетов по формам СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались в ПФР и ФСС России ранее, и формам КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 01.01.2023 в ФНС России и СФР. В нормативных актах установлены разные сроки хранения для одних и тех же форм. Рассказываем, как решить этот вопрос, какой срок хранения нужно отразить в номенклатуре дел, а также в каком случае сроки можно существенно сократить. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
