Top.Mail.Ru

Сроки хранения электронной кадровой отчетности

Говорим о сроках хранения отчетов по формам СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались в ПФР и ФСС России ранее, и формам КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 01.01.2023 в ФНС России и СФР. В нормативных актах установлены разные сроки хранения для одних и тех же форм. Рассказываем, как решить этот вопрос, какой срок хранения нужно отразить в номенклатуре дел, а также в каком случае сроки можно существенно сократить. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Существует сложность с определением сроков хранения отчетности, передаваемой в фонды в электронном виде. Разные разделы законодательства и трактующие его эксперты определяют абсолютно разные сроки хранения.

Пытаюсь правильно определить сроки хранения следующей отчетности в электронном виде:

  • до 2023 года:
  • отчеты в ПФР: формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  • отчет в ФСС: форма № 4-ФСС;
  • начиная с 2023 года:
  • отчет в СФР: ЕФС-1 (со всеми разделами);
  • отчет в ИФНС: персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162.

Выявлены следующие противоречия:

1. Отчеты в ПФР:

В типовом Перечне 2019 года есть статья 624, где как раз фигурирует отчетность по персонифицированному учету. Сноска (1) про 75 лет в электронном виде относится только к ПФР или и к страхователю тоже?

Если к страхователю эта сноска не относится, то как быть тогда со статьей 450 типового Перечня 2019 года, где четко прописано про сведения о трудовом стаже, ведь СЗВ-СТАЖ как раз эту информацию и содержит?

Есть еще и третий вариант срока хранения – 6 лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

Каков в итоге корректный срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в электронном виде?

2. Отчет в ФССпо форме № 4-ФСС:

Принятый отчет формы № 4-ФСС должен храниться не менее 5 лет с момента принятия Фондом в соответствии с п. 6.3 приказа ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.

Но вместе с тем в типовом Перечне 2019 года есть статья 308, где обозначен срок хранения 50 лет. Форма 4-ФСС называется «РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам…», то есть по своему названию и сути этот отчет подходит под ст. 308.

Каков в итоге правильный срок хранения отчета 4-ФСС в электронном виде?

3. Появился новый отчет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (или Социальный фонд России, СФР) – форма ЕФС-1.

По данному отчету вообще нет никакой информации о сроках хранения, плюс он содержит разные разделы. Так как один из разделов фактически содержит отчет СЗВ-ТД, который однозначно хранится 50 лет, то, скорее всего, и весь ЕФС-1 полностью также будет иметь срок хранения 50 лет? Или разные разделы ЕФС-1 имеют разные сроки хранения?

4. Отчеты в ИФНС:

С 2023 года утверждены следующие формы отчетов в ИФНС:

  • расчет по страховым взносам – форма по КНД 1151111, однозначно определен срок хранения – 50 лет по статье 308 типового Перечня 2019 года;
  • новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц» по форме КНД 1151162, который заменил форму СЗВ-М.

Какой статьей руководствоваться при определении срока хранения данного отчета в электронном виде по форме КНД 1151162: ст. 308 или ст. 624 типового Перечня 2019 года, или вообще ст. 23 НК РФ?

Плюс в 2022 году произошло объединение ПФР и ФСС, образован новый фонд – СФР, а в типовой Перечень в связи с этим изменения не были внесены. Новый отчет ЕФС-1, который вобрал в себя 4 предыдущих отчета и стал единым, необходимо составлять по разделам, и его разделы имеют разные сроки сдачи и места формирования (что-то должна сдавать бухгалтерия, а что-то – отдел кадров).

Сначала вспомним немного теории и практики экспертизы ценности документов. Ваш вопрос актуален, поскольку при определении сроков...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли по заявлению работницы издать приказ об увольнении текущей датой, но с указанием даты увольнения более 25 лет назад?

Бывшая работница оформляет пенсию, потребовалось подтверждение стажа в учреждении. Работодатель обнаружил, что приказ об увольнении не издан. Работница просто не вышла из декретного отпуска более 25 лет назад, заявление не подавала, приказ об увольнении забыли издать. Можно ли сейчас по заявлению работницы издать приказ о ее увольнении текущей датой, но с указанием прошлой даты невыхода на работу?

Квотирование рабочих мест для инвалидов по новым правилам

Вопросы квотирования рабочих мест для приема на работу инвалидов сейчас особенно актуальны: с 01.09.2024 начнут действовать новые правила. Какие организации освобождаются от установления квот? Как по новым правилам нужно считать квоту? Какие риски появляются, если не квотировать рабочие места? Ответы на эти вопросы и комментарии к нововведениям найдете в статье.

7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1

Ответы эксперта на вопросы кадровиков о заполнении ЕФС-1: каков порядок и сроки предоставления отчетности с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», если работник уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; нужно ли подавать ЕФС-1 и что в нем указывать при выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, переводе на постоянную дистанционную работу, переводе из подразделения в подразделение, если в трудовом договоре подразделения не указаны, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени; какая ответственность грозит за ошибки при подаче отчета по форме ЕФС-1 и др.

Занятость в новом формате

Что изменилось в законе о занятости. Кто теперь считается занятым, кого нельзя признать безработным. Как новшества отразятся на работодателях: кого и в какие сроки надо информировать об изменениях в деятельности работодателя и проводимых им кадровых мероприятиях, что делать с новыми правилами квотирования рабочих мест для инвалидов.Что изменилось в законе о занятости. Кто теперь считается занятым, кого нельзя признать безработным. Как новшества отразятся на работодателях: кого и в какие сроки надо информировать об изменениях в деятельности работодателя и проводимых им кадровых мероприятиях, что делать с новыми правилами квотирования рабочих мест для инвалидов.

ПФР и ФСС РФ объединяются. К чему готовиться работодателям

С 2023 года вместо ПФР и ФСС России появится единый Социальный фонд России. Его создание и функционирование требует существенного изменения многих норм. Для работников упростится порядок получения соцвыплат. Все социальные гарантии можно будет получить в режиме «одного окна». Снизятся издержки и государства, вместо двух фондов останется один. Но большинство изменений затронет, конечно же, работодателей. Власти предполагают, что это позволит снизить нагрузку на бизнес. Ведь сократится количество отчетов, работодатели станут платить все взносы единым платежом. Но появятся и новые обязанности, например, в отношении граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Автор простым языком (чтобы было понятно не только кадровикам и бухгалтерам, но и всем интересующимся) рассказывает про изменения, вступающие в силу с 2023 года, и приводит удобные таблицы-шпаргалки, которыми можно пользоваться на практике, чтобы ничего не упустить из нововведений. Дает рекомендации работодателям, что надо успеть сделать и учесть до вступления их в силу.

7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1

Ответы эксперта на вопросы кадровиков о заполнении ЕФС-1: каков порядок и сроки предоставления отчетности с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», если работник уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; нужно ли подавать ЕФС-1 и что в нем указывать при выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, переводе на постоянную дистанционную работу, переводе из подразделения в подразделение, если в трудовом договоре подразделения не указаны, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени; какая ответственность грозит за ошибки при подаче отчета по форме ЕФС-1 и др.

Можно ли по заявлению работницы издать приказ об увольнении текущей датой, но с указанием даты увольнения более 25 лет назад?

Бывшая работница оформляет пенсию, потребовалось подтверждение стажа в учреждении. Работодатель обнаружил, что приказ об увольнении не издан. Работница просто не вышла из декретного отпуска более 25 лет назад, заявление не подавала, приказ об увольнении забыли издать. Можно ли сейчас по заявлению работницы издать приказ о ее увольнении текущей датой, но с указанием прошлой даты невыхода на работу?

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Порядок заполнения, а также единая форма отчета утверждены СФР России и действуют в обновленном виде с 1 января 2024 года. Кадровым службам предлагаем обратить внимание на изменения, которые произошли в представлении отчета ЕФС-1 и заполнении отдельных подразделов формы, относящихся к их компетенции.