Top.Mail.Ru

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна? Почему номенклатуре отдела кадров придается особое значение? Как ее правильно составить и заполнить все графы? Какие сроки хранения документов установить? Где взять дополнительную ­информацию? ­Ответы на эти вопросы вы найдете в статье нашего автора.

Конец года, помимо всего прочего, время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел – первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров – не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 года, – Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры ­России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и ­организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

<. .>

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

<. .>

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ­ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и ­управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но ­времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в ­Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего ­Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.