О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Вопрос
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Отвечает

Сразу оговоримся, что для должности разрабатывается должностная инструкция (например, должностная инструкция специалиста по кадрам). А для профессии – ​инструкция по профессии, на практике ее также называют рабочей или производственной инструкцией (например, инструкция по профессии курьера). Но далее для упрощения все их будем именовать должностными инструкциями.

Типовая и индивидуальная должностные инструкции соотносятся как общее и особенное.

Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность. Обычно она утверждается как локальный нормативный акт организации.

Формулировки трудовых функций и трудовых действий в настоящее время на самом высоком уровне закрепляются в профессиональных стандартах, ими руководствуются кадровые службы, когда разрабатывают штатные расписания.

Пример

На основе одной типовой должностной инструкции могут работать несколько специалистов по кадрам, если они выполняют одинаковую трудовую функцию. В штатном расписании будет закреплено общее количество штатных единиц с одинаковым наименованием «специалист по кадрам».

В разработке типовых должностных инструкций обычно участвуют руководители структурных подразделений, организующие производственные, технологические и административные процессы. На руководителей процессов также возлагается ответственность и за актуализацию типовых должностных инструкций.

Индивидуальные должностные инструкции закрепляют конкретные трудовые действия, которые выполняет конкретный работник на конкретном, закрепленном за ним рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции уточняются и конкретизируются по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия труда работника.

Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции обычно дополняют содержание трудового договора этого работника. А сама индивидуальная должностная инструкция может формироваться в личное дело работника. Роструд отмечает, что такая должностная инструкция может являться (см. письма от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6):

  • как самостоятельным документом,
  • так и приложением к трудовому договору (и тогда она хранится столько же, сколько хранится сам трудовой договор, см. ст. 435 Перечня 2019 г. во фрагменте документа ниже),

Теперь о сроках хранения. Типовая должностная инструкция является в чистом виде организационным документом, а индивидуальная должностная инструкция одновременно выполняет функцию и документа по личному составу. Отсюда следуют и разные наименования данной категории документов, и разные сроки их хранения, которые закреплены в новом Перечне 2019 г.:

  • в ст. 442 для типовых должностных инструкций и
  • в ст. 443 для индивидуальных должностных инструкций.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поясним дополнительные термины, которые тут фигурируют.

Профиль должности – ​новый справочно-информационный документ, который кадровые службы составляют на основе профессиональных стандартов и конкретных требований своей организации-работодателя. Используется для поиска (подбора) кандидатов, а также в процессах аттестации, обучения и промежуточной оценки деятельности сотрудников. Разрабатывается в табличной форме и содержит краткие требования к профессиональным и личным компетенциям сотрудника, описание трудовой функции, должностных обязанностей, прав и ответственности.

Должностной регламент – ​документ, в котором устанавливаются квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского или муниципального служащего. Применяется в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления. Разрабатывается в обычной текстовой форме и в части формулировок трудовых действий гармонизируется с административными регламентами реализации функций и оказания государственных или муниципальных услуг.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).