Top.Mail.Ru
Рассматриваем вопросы, возникающие на практике и связанные с должностными инструкциями. В частности, как подписывать должностные инструкции (на отдельном листе ознакомления или на самой инструкции), кто должен ознакомить с этим документом работников, как правильно указывать наименование инструкции, как организовать текущее хранение инструкций, сколько их надо хранить и где именно.
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как использовать действующие должностные инструкции и как организовать их текущее хранение? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Это зависит от того, индивидуальные или типовые должностные 1 инструкции вы разрабатываете для категорий работников вашей организации, какова система разграничения полномочий между кадровой службой и руководителями структурных подразделений, осуществляющими непосредственную расстановку сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией.

Например, распространен следующий вариант построения системы работы с документами по личному составу, при котором проекты должностных инструкций разрабатываются руководителями структурных подразделений, согласовываются в установленном порядке, а после утверждения хранятся централизованно в кадровой службе (см. в Примере 1 отметку «1» в кружке). В структурные подразделения передаются (или нет) только удостоверенные копии, которые формируются в отдельное дело и закрепляются номенклатурой дел структурного подразделения. Заголовок дела формулируется с указанием копийности документов: «Положение об отделе и должностные инструкции работников. Копии» (в Примере 1 см. отметки «2»).

Пример 1. Дела с бумажными оригиналами и копиями должностных инструкций в номенклатуре дел

Пример 2. Дела с бумажными оригиналами и электронными копиями должностных инструкций в номенклатуре дел

В данной системе за кадровой службой закрепляется обязанность ознакомить вновь принимаемого на работу сотрудника с должностной инструкцией и с иными локальными нормативными актами, соблюдение которых для сотрудника является обязательным, и получить его собственноручную подпись на оригиналах документов или на специально разработанных листах ознакомления, которые будут рассматриваться как неотъемлемая часть должностной инструкции и иного ЛНА.

В структурном подразделении руководитель знакомит сотрудников с их должностными инструкциями в плановом порядке и в порядке напоминания перед аттестацией, если ее проведение предусматривается Политикой управления персоналом (либо другим аналогичным по содержанию локальным нормативным актом) и проводится по графику. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией проводится также при нарушении / несоблюдении им той или иной трудовой функции и иных требований, трудовом конфликте и т.п. В данных случаях собственноручные подписи сотрудников структурного подразделения оформляются на удостоверенных копиях их должностных инструкций.

В процессе экспертизы ценности должностных инструкций экспертная комиссия организации принимает решение о передаче в архив и сроке хранения:

  • или подлинников должностных инструкций из тех, что централизованно хранятся в отделе кадров,
  • или копий с отметками об ознакомлении из структурных подразделений, т.к. удостоверенные копии могут храниться на правах подлинника и на них может быть оформлено несколько отметок об ознакомлении нескольких сотрудников, что повышает их доказательную силу.

При применении СЭД или специализированной документной системы руководители структурных подразделений получают доступ к электронным копиям должностных инструкций своего подразделения и работают с ними. В зону ответственности руководителя входит поддержка их в актуальном состоянии, своевременное внесение в документы необходимых изменений и уточнений, подготовка к утверждению новых версий должностных инструкций. Сотрудники подразделений получают право доступа к своим должностным инструкциям, чтобы иметь возможность обратиться к тексту в любом необходимом случае, ведь документ должен работать. См. Пример 2.

В крупных организациях и организациях с территориально распределенной структурой в рамках функции управления персоналом может быть построена иная система. Руководители структурных подразделений (уровень филиала, подведомственного предприятия, департамента, самостоятельного главного управления), которые отвечают за организацию производственных, бизнес-процессов, административных процедур и расстановку кадров в соответствии со специальностью и квалификацией работников, получают право разрабатывать, утверждать и актуализировать ЛНА по управлению персоналом, в т.ч. и должностные инструкции.

В подразделениях работают с подлинниками, ответственные за делопроизводство в подразделениях обеспечивают контроль актуальности должностных инструкций, организуют процедуру ознакомления, получают собственноручные подписи сотрудников, вносят необходимые изменения и дополнения, организуют согласование и готовят к утверждению новые...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде? Какие запрещено? Как вести график отпусков и получать согласия работников не на бумаге, а в цифре? Что нужно учитывать при электронном ознакомлении? Предлагаем пошаговую инструкцию подготовки и утверждения графика отпусков в электронном виде. В частности, показываем, как учесть мнение профсоюза. Поводом для статьи стали вопросы подписчиков.

В компании пересматриваются должностные инструкции. Как это оформить?

Пересматриваются должностные инструкции сотрудников, утвержденные локальным нормативным актом в 2020 году. Нужно ли их снова утверждать приказом директора или можно на старом титульном листе сделать пометку «пересмотрено»? Придется ли опять знакомить под подпись с должностными инструкциями всех сотрудников?

О подчиненности начальника лаборатории руководству компании

В должностной инструкции начальника экологической лаборатории, который непосредственно подчиняется главному инженеру, а функционально – ​начальнику службы инженерных изысканий, имеется пункт «Выполнять приказы, распоряжения и указания генерального директора, его заместителей, главного инженера Общества и начальника службы инженерных изысканий» (данный пункт включается абсолютно во все должностные инструкции работников). Начальник лаборатории утверждает, что это ставит под сомнение беспристрастность лаборатории как обособленного подразделения. Как можете прокомментировать данное утверждение?

Новые требования профстандарта для специалиста по управлению персоналом

Работа по внедрению профстандартов начата довольно давно и отдельные профстандарты, утвержденные в самом начале этого пути, уже потребовали корректировки и создания новых рекомендаций. Автор подробно анализирует те изменения, которые внесены в профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом. Комментирует нововведения, которые касаются непосредственно сотрудников, организующих кадровое делопроизводство и документооборот, оформление документов по личному составу, в том числе о приеме и увольнении работников. Будете в курсе, нужно ли вносить изменения в локальные акты или увольнять работников, не соответствующих новому профстандарту.

Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде? Какие запрещено? Как вести график отпусков и получать согласия работников не на бумаге, а в цифре? Что нужно учитывать при электронном ознакомлении? Предлагаем пошаговую инструкцию подготовки и утверждения графика отпусков в электронном виде. В частности, показываем, как учесть мнение профсоюза. Поводом для статьи стали вопросы подписчиков.

Должность, профессия, специальность: учимся верно указывать в документах

Даже опытные специалисты время от времени могут спутать понятия «должность» и «профессия», «профессия» и «специальность», ошибочно считая, что это одно и то же. Однако данные термины различаются. Разъясним на примерах составления кадровых документов, в каких случаях какие из этих понятий следует использовать.

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Формируем личные дела работников

Что такое личное дело? На кого необходимо его вести? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – ​в виде копий? В какой последовательности? Нужны ли служебные записки в составе личного дела? Расскажем, как отсчитать срок хранения личного дела на примерах. Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела? Каким образом составить согласие на обработку персональных данных работника, чтобы у ГИТ не было претензий по вопросам хранения отдельных документов и их копий в личных делах?