Вопросы о том, каким способом работники должны знакомиться с документами в той или иной ситуации, неминуемо возникают у любого кадровика независимо от типа организации, в которой он работает. Надо понять не только, с какими документами следует ознакомить сотрудников, но и в какие сроки и как это сделать. Что лучше: лист ознакомления или проставление подписей прямо на документе? А может, журнал ознакомления с документами? Как прописать в ЛНА порядок ознакомления? Каким образом знакомить с кадровыми документами дистанционных работников? Какую электронную подпись можно использовать? Об этом читайте в статье.
Что предъявлять для ознакомления
Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). При приеме на работу будущего сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (при его наличии) до подписания с ним трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если мы говорим об обязательных локальных нормативных актах (ЛНА), которые должны быть в каждой организации, то к ним, например, относятся, правила внутреннего трудового распорядка, правила (инструкции, положения) по охране труда, положения о защите персональных данных и об оплате труда.
Практика исходит из того, что с любыми принятыми работодателем организационно-распорядительными документами (в т.ч. приказами, распоряжениями и пр.), касающимися трудовой деятельности работника, последнего необходимо ознакомить с получением подтверждения ознакомления. Даже если наличие такого ЛНА (или иного документа) в организации не является обязательным в силу закона (например, положения о структурных подразделениях, материальной помощи, дисциплинарной ответственности, материальной ответственности; должностные инструкции; инструкция по делопроизводству и пр.), но он принят работодателем и касается трудовой деятельности работника. Иначе как потом требовать, чтобы сотрудник руководствовался им в работе?
После заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен также с документами, возникающими уже в процессе его работы в организации. Что это за документы? Например, графики сменности, отпусков; документы по кадровому учету, приказы по основной деятельности, относящиеся к нему; акты, фиксирующие действия в отношении него, и др., а также изменения и дополнения ко всем документам, с которыми ранее сотрудник был уже письменно ознакомлен.
Кто знакомит
Обязанность по ознакомлению работников с документами лежит на работодателе. От его лица выступает, как правило, кадровый специалист. С отдельными документами, хранящимися непосредственно в структурных подразделениях, работников знакомят руководители структурных подразделений.
Если в организации используется кадровый электронный документооборот, то процесс ознакомления автоматизирован, поэтому задача кадровика – контроль за выполнением работниками этой обязанности в автоматизированном режиме. Если, конечно, такой контроль не возложен на непосредственного руководителя работника.
Приведем образец приказа о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения (Пример 1).
Пример 1. Приказ о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения
Способ ознакомления работников с ЛНА и иными кадровыми документами, касающимися их работы, может быть традиционным бумажным (когда сотрудник подтверждает, что прочитал документ, проставляя «живую» подпись) или электронным.
Оба способа могут использоваться и одновременно для всех работников, и для части сотрудников или для некоторых подразделений, а также для всех или только части документов, причем способ ознакомления лучше закрепить в ПВТР или ином подходящем для этого ЛНА (Пример 2).
Пример 2. Выдержка из ПВТР об ознакомлении с кадровыми документами
4.2. Ознакомление Работника с локальными нормативными актами и иными организационно-распорядительными документами, регулирующими его трудовую деятельность, организовывается начальником отдела кадров до подписания Работником трудового договора, а также в период осуществления им трудовой деятельности в случае изменения и дополнения ранее принятых локальных нормативных актов, иных организационно-распорядительных документов, утверждения их новых редакций, а также принятия новых документов.
4.3. Ознакомление Работника с указанными документами при приеме на работу, а также в течение всего периода трудовой деятельности Работника осуществляется Работником в бумажном виде, либо в информационной системе «Документооборот», либо путем обмена электронными документами между Работником и Работодателем в установленном в действующем у Работодателя Положении об электронном документообороте в сфере трудовых отношений порядке.
