Top.Mail.Ru

Ознакомление с документами: на бумаге и в электронном виде

Вопросы о том, каким способом работники должны знакомиться с документами в той или иной ситуации, неминуемо возникают у любого кадровика независимо от типа организации, в которой он работает. Надо понять не только, с какими документами следует ознакомить сотрудников, но и в какие сроки и как это сделать. Что лучше: лист ознакомления или проставление подписей прямо на документе? А может, журнал ознакомления с документами? Как прописать в ЛНА порядок ознакомления? Каким образом знакомить с кадровыми документами дистанционных работников? Какую электронную подпись можно использовать? Об этом читайте в статье.

Что предъявлять для ознакомления

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). При приеме на работу будущего сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (при его наличии) до подписания с ним трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если мы говорим об обязательных локальных нормативных актах (ЛНА), которые должны быть в каждой организации, то к ним, например, относятся, правила внутреннего трудового распорядка, правила (инструкции, положения) по охране труда, положения о защите персональных данных и об оплате труда.

Практика исходит из того, что с любыми принятыми работодателем организационно-распорядительными документами (в т.ч. приказами, распоряжениями и пр.), касающимися трудовой деятельности работника, последнего необходимо ознакомить с получением подтверждения ознакомления. Даже если наличие такого ЛНА (или иного документа) в организации не является обязательным в силу закона (например, положения о структурных подразделениях, материальной помощи, дисциплинарной ответственности, материальной ответственности; должностные инструкции; инструкция по делопроизводству и пр.), но он принят работодателем и касается трудовой деятельности работника. Иначе как потом требовать, чтобы сотрудник руководствовался им в работе?

После заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен также с документами, возникающими уже в процессе его работы в организации. Что это за документы? Например, графики сменности, отпусков; документы по кадровому учету, приказы по основной деятельности, относящиеся к нему; акты, фиксирующие действия в отношении него, и др., а также изменения и дополнения ко всем документам, с которыми ранее сотрудник был уже письменно ознакомлен.

Кто знакомит

Обязанность по ознакомлению работников с документами лежит на работодателе. От его лица выступает, как правило, кадровый специалист. С отдельными документами, хранящимися непосредственно в структурных подразделениях, работников знакомят руководители структурных подразделений.

Если в организации используется кадровый электронный документооборот, то процесс ознакомления автоматизирован, поэтому задача кадровика – ​контроль за выполнением работниками этой обязанности в автоматизированном режиме. Если, конечно, такой контроль не возложен на непосредственного руководителя работника.

Приведем образец приказа о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения (Пример 1).

Пример 1. Приказ о возложении обязанности по контролю за ознакомлением работников с ЛНА и иными документами на руководителя структурного подразделения

Способ ознакомления работников с ЛНА и иными кадровыми документами, касающимися их работы, может быть традиционным бумажным (когда сотрудник подтверждает, что прочитал документ, проставляя «живую» подпись) или электронным.

Оба способа могут использоваться и одновременно для всех работников, и для части сотрудников или для некоторых подразделений, а также для всех или только части документов, причем способ ознакомления лучше закрепить в ПВТР или ином подходящем для этого ЛНА (Пример 2).

Пример 2. Выдержка из ПВТР об ознакомлении с кадровыми документами

4.2. Ознакомление Работника с локальными нормативными актами и иными организационно-распорядительными документами, регулирующими его трудовую деятельность, организовывается начальником отдела кадров до подписания Работником трудового договора, а также в период осуществления им трудовой деятельности в случае изменения и дополнения ранее принятых локальных нормативных актов, иных организационно-распорядительных документов, утверждения их новых редакций, а также принятия новых документов.

4.3. Ознакомление Работника с указанными документами при приеме на работу, а также в течение всего периода трудовой деятельности Работника осуществляется Работником в бумажном виде, либо в информационной системе «Документооборот», либо путем обмена электронными документами между Работником и Работодателем в установленном в действующем у Работодателя Положении об электронном документообороте в сфере трудовых отношений порядке.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде? Какие запрещено? Как вести график отпусков и получать согласия работников не на бумаге, а в цифре? Что нужно учитывать при электронном ознакомлении? Предлагаем пошаговую инструкцию подготовки и утверждения графика отпусков в электронном виде. В частности, показываем, как учесть мнение профсоюза. Поводом для статьи стали вопросы подписчиков.

Что если уведомление о приеме на работу иностранца не доставлено?

Компания отправила по почте уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином, имеющим вид на жительство в России. Письмо вернулось, потому что истек срок хранения, а в отчете об отслеживании отправления указано «неудачная попытка вручения». Что необходимо сделать? Нужно ли отправлять уведомление о заключении трудового договора повторно?

Порядок ознакомления с приказами

Когда и кого из работников надо знакомить с приказами по основной деятельности? Можно ли вместо проставления подписи разослать копию приказа? Будет ли этого достаточно, чтобы доказать, что сотрудник в курсе порученного? Зачем устанавливать срок ознакомления с приказами? Нужно ли прописывать в ЛНА обязанность работника знакомиться с приказами? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы?

Работник, трудящийся дистанционно по совместительству на 0,5 ставки, имеет квалифицированную электронную цифровую подпись от основной организации (в сертификате указана данная организация). Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы? Имеет ли работник право переслать ее для работы в Единой информационной системе в сфере закупок другому работодателю?

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .