Статей о номенклатуре дел в периодических изданиях немало, сведения об этом документе содержатся в нормативных правовых актах. Нужно ли еще что-то об этом писать? Полагаем, что да, потому что в последнее время, общаясь с работниками коммерческих организаций (преимущественно малого, а иногда и среднего бизнеса) и задавая вопрос «А в вашей организации есть номенклатура дел?», все чаще получаем отрицательный ответ.
Речь не идет о госорганах, органах местного самоуправления, бюджетных организациях, крупных акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью, в которых делопроизводство ведут квалифицированные специалисты, знающие, что исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, что в ней определены их сроки хранения. Без номенклатуры дел очень сложно навести порядок в документах: систематизировать их и обеспечить надлежащие сроки хранения.
Но большинство организаций, не являющихся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, не считают нужным ежегодно оформлять и использовать в работе номенклатуру дел.
Более того, эту позицию разделяют даже некоторые официальные органы. Например, Роструд на портале онлайнинспекция.рф на вопрос № 105610 «Обязана ли коммерческая организация или ИП, занимающиеся строительством, общепитом, организацией досуга, вести номенклатуру дел?» ответил 22.01.2019: «Нормами действующего законодательства не установлена обязанность коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей вести номенклатуру дел. Номенклатура дел указанными лицами ведется по своему собственному усмотрению в порядке, установленном внутренним локальным нормативным актом».
Такая позиция, на наш взгляд, мягко говоря, спорная. Индивидуальные предприниматели, действительно, не упоминаются в нормативных правовых актах, содержащих сведения о номенклатуре дел, но организации – упоминаются, причем без выделения из их числа коммерческих, которым можно номенклатуру дел не иметь. Подтвердим сказанное цитатами из нормативных правовых актов, которые обязательны к применению всеми организациями России.
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
5.1. Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами местного самоуправления при подготовке ими перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций, а также всеми организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, далее – Правила 2023 года)
11. ...Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, или ЭПК субъекта Российской Федерации... или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации... (далее – ЭПК архивного учреждения).
Организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архивов, утверждает номенклатуру дел самостоятельно.
Таким образом, первой и главной ошибкой, связанной с номенклатурой дел, является ее отсутствие в организации. Для устранения этой ошибки требуется разработать и утвердить номенклатуру дел по методике, содержащейся в Правилах 2023 года, которые мы процитировали выше.
При анализе применяемых в организациях номенклатур дел встречаются ошибки 2 видов:
Кроме того, встречаются и ошибки в порядке работы с номенклатурой дел, т.е. в ее ведении.
Казалось бы, таких ошибок вообще не должно было бы быть. Номенклатуры дел для организации и для структурного подразделения:
Однако на практике можно увидеть наименования граф в номенклатуре дел, которые:
В категорию ошибок мы не относим ситуацию, когда организация, видя, что в Правилах 2023 года теперь значится «рекомендуемый образец» номенклатуры, решила доработать ее под себя:
Пример 1. Неправильное наименование граф в номенклатуре дел действующей организации (наименование организации изменено). Ошибки выделили жирным
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, далее – Правила 2023 года)
Встречаются примеры неправильного расположения заголовков разделов номенклатуры дел (см. Примеры 2, 3 и Фрагмент документа выше). Заголовками являются наименования структурных подразделений или функций, направлений деятельности организации (п. 11 Правил 2023 года). Иногда их ошибочно помещают в графу 1.
Пример 2. Неправильные заголовки разделов номенклатуры дел
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество |
Срок хранения и № статьи |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1. Служба ДОУ |
||||
01-01 |
<. . .> |
<. . .> |
||
<. . .> |
||||
2. Юротдел |
||||
<. . .> |
Пример 3. Правильные заголовки разделов номенклатуры дел
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество |
Срок хранения и № статьи |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1. Служба документационного обеспечения управления |
||||
01-01 |
<. . .> |
<. . .> |
||
<. . .> |
||||
2. Отдел кадров |
||||
<. . .> |
||||
Еще одна ошибка, связанная с заголовками разделов номенклатуры дел, – неправильное понимание того, как их формулировать.
Во-первых, не стоит указывать только аббревиатуру. Должно быть полное наименование (сравните Примеры 2 и 3).
Во-вторых, если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, то она может легко промахнуться. Некорректные заголовки:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
В конце года кадровые специалисты не только занимаются организацией новогодних корпоративов, но и следят за тем, все ли обязанности выполнил работодатель, в частности утвердил ли график отпусков, номенклатуру дел, издал ли приказ о работе в выходные и нерабочие новогодние праздничные дни, оформил ли план работы и приказ по воинскому учету, проанализировал и подготовил ли кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Читайте, что должна сделать кадровая служба до конца декабря, со ссылками на полезные материалы, опубликованные в нашем журнале, благодаря которым вы узнаете об ошибках работодателей, получите необходимые рекомендации и образцы юридически выверенных документов.
Опираясь на обширную судебную практику, рассказываем, какие документы вправе запросить сотрудник; каким образом лучше организовать работу по ответам на подобные запросы; как правильно рассчитать срок, в течение которого надо выдать запрошенные работником документы (на конкретном примере); когда можно отказать сотруднику в выдаче документов и как такой отказ лучше оформить; что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Даем удобные таблицы-шпаргалки с перечнем документов, на копии которых, по мнению судов и консультантов Роструда, работники претендовать не могут, а какие вправе запрашивать (с выделением спорных ситуаций); с реквизитами для оформления выписок из документов. В вашем распоряжении также образцы письменного отказа в выдаче работнику части копий запрошенных им документов, оформления выписки из приказа, а также формулировок для Инструкции по кадровому делопроизводству о выдаче работникам копий документов (выписок из них), связанных с работой.
В конце года в компаниях составляется номенклатура дел на следующий календарный год. Причем немалую роль в этом играют структурные подразделения, в том числе отдел кадров, который создает номенклатуру своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Рассказываем, что должна сделать кадровая служба, как определяются списки дел и сроки их хранения, какова последовательность размещения заголовков дел, как заполняется номенклатура. Приводим пример номенклатуры дел отдела кадров.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
