Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА

С введением электронных трудовых книжек круг должностных обязанностей кадровиков, по сути, расширился, ведь далеко не каждый работник откажется от бумажной формы трудовой книжки. Ответим на два наиболее часто встречающихся вопроса: требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников, а также в Положения о кадровой службе и/или иные ЛНА? Приведем образцы документов, которые понадобится составить на практике, если придется вносить изменения и/или дополнения в трудовые договоры, ЛНА, включая должностные инструкции. Узнаете, когда можно обойтись без подобных корректировок.

Изменения в должностные инструкции

Вопрос в тему
Куда:  kadry@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников в связи с введением нового формата работы со сведениями о трудовой деятельности?

Ответ на этот вопрос зависит от формулировок в уже имеющихся должностных инструкциях. В каких-то случаях – да, в каких-то – нет.

На первый взгляд, с внедрением электронных трудовых книжек у специалистов по кадрам расширился круг должностных обязанностей. Ведь помимо бумажных трудовых придется теперь составлять и вести «электронные отчеты». Это и вызывает недоумение: надо или нет изменять должностные инструкции, может ли кадровик отказаться от работы с электронными трудовыми книжками в условиях не внесения соответствующих изменений в его обязанности?

Начнем с того, что трудовая книжка до сих пор является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведение трудовой – требование закона. При этом с внедрением электронных книжек суть процесса не изменилась, более того, предполагается, что со временем произойдет окончательный переход только на электронный вид.

Что говорят об обязанностях кадрового специалиста нормативные акты? Согласно установленным квалификационным требованиям 1, специалист по кадрам помимо прочего контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия; составляет установленную отчетность.

Документальное оформление движения персонала (учет трудовой деятельности) предусмотрено и в профстандарте «Специалист по управлению персоналом» (утв. приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н). К тому же одна из функций кадровика по профстандарту – организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы, подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу 2.

Таким образом, ведение электронных трудовых книжек и сдача соответствующего отчета в уполномоченное подразделение ПФР – традиционная обязанность специалиста по кадрам, одно из проявлений «природы» трудовой функции кадровика.

В то же время по трудовому договору работник обязуется за плату выполнять трудовую функцию, т.е. работу определенного характера (направленности). В этом отличие трудового договора от других видов договоров. Например, по тому же договору строительного подряда строитель обязуется выполнять не общую трудовую функцию строителя, но совершить конкретные действия, составляющие предмет договора, его обязанности и наполнение работы четко прописаны.

Должностная инструкция в ТК РФ напрямую не упоминается и не является обязательным документом, хотя на практике широко используется (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Прежде всего, в ней устанавливают квалификационные требования к сотрудникам, а также круг должностных обязанностей как для конкретного работника, так и для группы сотрудников по определенной должности. При этом законодательством не регламентировано, насколько детально (подробно) требуется раскрывать содержание должностных обязанностей, т.е. работодатель вправе ограничиться общими направлениями (штрихами) трудовой функции работника, это не будет нарушением закона. В том числе не указано о степени детализации относящихся к трудовой функции обязанностей и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, непосредственно посвященной вопросам содержания трудового договора.

Одна из частых бед кадрового делопроизводства – избыточность или локальная «зарегулированность». Порой работодатели стремятся прописывать едва ли не каждый шаг сотрудника, что только затрудняет кадровое делопроизводство и повышает риски возникновения трудовых споров, ведь приходится часто уточнять круг должностных обязанностей, и малейшее отклонение от него на практике вызывает недовольство работников, которым может казаться, будто их трудовая функция постоянно «разбухает». В связи с этим допустимо применять общие формулировки в должностных обязанностях при определении трудовых действий, тем более если они дополнительно раскрываются в законе. В ситуации с электронными трудовыми книжками ТК РФ довольно подробно регламентирует обязанности работодателя, потому, возможно, вам и не потребуется вносить изменения и/или дополнения именно в должностные инструкции (если в них вы и ранее ограничивались формулировками, оставляющими достаточное поле для маневра).

Если мы посмотрим (помимо вышеуказанных профстандарта и ЕКС) на типичную должностную инструкцию специалиста по кадрам, то, как правило, там есть указание на обязанности:

1) руководствоваться в своей работе нормами ТК РФ и иных нормативных правовых актов;

2) вести кадровое делопроизводство, в т.ч. готовить документы для оформления приема, перевода, увольнения работников, вести учет кадров, трудовые книжки и т.п.

Пример 1. Фрагмент должностной инструкции кадрового специалиста

Что мы видим? Требование соблюдать закон и вести учет трудовой деятельности работника, его «передвижения» у работодателя.

Обратимся теперь к ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ. В ней прямо установлены обязанности работодателя:

  • формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника;
  • передавать сведения в специально установленном порядке в ПФР;
  • вести «двойную запись» в бумажной и электронной трудовых, если работник решил сохранить бумажную, и др.

Напомним, что более подробно процедура внедрения электронных трудовых книжек установлена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ).

В соответствии со ст. 2 Закона № 439-ФЗ, по общему правилу, принятие или изменение ЛНА осуществляется работодателем при необходимости, т.е. не обязательно, а в определенных случаях – с учетом мнения выборного профсоюзного органа, иного представительного органа работников либо по согласованию с указанными органами – при их наличии (подробнее см. ст. 8 ТК РФ).

Итак, для большинства ситуаций достаточно, чтобы специалист по кадрам выполнял работу по ведению электронных трудовых книжек без специальных уточнений в должностной инструкции (подразумевается, что в ней имеются общие формулировки, позволяющие так считать). Ссылки на требования соблюдения закона и ведения учета трудовой деятельности в сочетании с содержанием ТК РФ и иных нормативных правовых актов об электронных трудовых книжках не дают специалисту по кадрам отказаться от «двойной работы» из-за отсутствия уточнения в должностной инструкции круга его обязанностей.

На практике бывает целесообразно утвердить внутреннюю инструкцию по ведению электронных трудовых книжек с тем, чтобы конкретные исполнители избежали распространенных ошибок и помнили о сроках (но и то, на наш взгляд, для небольших компаний это будет избыточным кадровым решением).

Однако есть организации, в которых штат сотрудников кадровых служб велик и за каждым кадровым специалистом изначально при приеме на работу закрепляется свой фронт работ, жестко регламентированный в трудовых договорах и/или должностных инструкциях. И тогда, действительно, могу возникнуть споры на тему того, кому именно «перепадет» новый функционал по работе с электронными трудовыми книжками и в каком объеме. В ряде компаний в принципе принято прописывать должностные обязанности для всех сотрудников «от и до». В подобных случаях во избежание конфликтов в коллективе и трудовых споров с кадровыми специалистами в будущем руководителю кадрового подразделения лучше позаботиться о том, чтобы своевременно внести изменения и/или дополнения в трудовые договоры и/или должностные инструкции ответственных за освоение нового функционала сотрудников. Для этого можете воспользоваться следующим вариантом формулировки обязанностей:

Пример 2. Формулировка в должностную инструкцию инспектора по кадрам о ведении электронных трудовых книжек

3.3. Инспектор по кадрам ведет кадровый учет и является ответственным за кадровое делопроизводство лицом, в т.ч.:

<...>

– оформляет, ведет, учитывает и хранит бумажные трудовые книжки и вкладыши в них, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами, работнику, а также в соответствующее подразделение Пенсионного фонда РФ. В установленных законом случаях ведет одновременно в отношении одного и того же работника трудовую книжку в бумажной форме и формирует сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде;

<...>

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Работники сохранили бумажные трудовые книжки – нужно ли отправлять отчет СЗВ-ТД

Нужно ли отправлять отчет по форме СЗВ-ТД, если работники сохранили бумажную трудовую книжку? Если да, то в какие сроки и какие данные указывать в СЗВ-ТД?

Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки. Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение. Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?

Электронные трудовые книжки в вопросах и ответах

Пандемия коронавируса не отменила и не отложила переход на электронные трудовые книжки. В 2020 году сотрудникам надо определиться с форматом сведений о своей трудовой деятельности, а работодатели должны ежемесячно отправлять в Пенсионный фонд России отчет по новой форме СЗВ-ТД. Со следующего года все заработает по полной: чуть ли не ежедневные отчеты в ПФР, а сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Ответим на злободневные вопросы работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.

Когда суд признает трудовой договор измененным без письменного соглашения

По общему правилу для изменения условий трудового договора необходимо, чтобы между работником и работодателем было подписано соответствующее письменное соглашение. Но на практике возникают ситуации, при которых суд признает условия трудового договора измененными и без оформления такого соглашения и других кадровых документов, в частности когда изменение условий трудового договора явно следует из действий сторон или их «молчаливого» согласия, переписки и иных обстоятельств. Поговорим о некоторых из таких случаев и дадим рекомендации, которые позволят снизить риски негативных последствий для работодателя.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

Работники сохранили бумажные трудовые книжки – нужно ли отправлять отчет СЗВ-ТД

Нужно ли отправлять отчет по форме СЗВ-ТД, если работники сохранили бумажную трудовую книжку? Если да, то в какие сроки и какие данные указывать в СЗВ-ТД?

Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки. Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение. Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?