Top.Mail.Ru

Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА

С введением электронных трудовых книжек круг должностных обязанностей кадровиков, по сути, расширился, ведь далеко не каждый работник откажется от бумажной формы трудовой книжки. Ответим на два наиболее часто встречающихся вопроса: требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников, а также в Положения о кадровой службе и/или иные ЛНА? Приведем образцы документов, которые понадобится составить на практике, если придется вносить изменения и/или дополнения в трудовые договоры, ЛНА, включая должностные инструкции. Узнаете, когда можно обойтись без подобных корректировок.

Изменения в должностные инструкции

Вопрос в тему
Куда:  kadry@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников в связи с введением нового формата работы со сведениями о трудовой деятельности?

Ответ на этот вопрос зависит от формулировок в уже имеющихся должностных инструкциях. В каких-то случаях – да, в каких-то – нет.

На первый взгляд, с внедрением электронных трудовых книжек у специалистов по кадрам расширился круг должностных обязанностей. Ведь помимо бумажных трудовых придется теперь составлять и вести «электронные отчеты». Это и вызывает недоумение: надо или нет изменять должностные инструкции, может ли кадровик отказаться от работы с электронными трудовыми книжками в условиях не внесения соответствующих изменений в его обязанности?

Начнем с того, что трудовая книжка до сих пор является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведение трудовой – требование закона. При этом с внедрением электронных книжек суть процесса не изменилась, более того, предполагается, что со временем произойдет окончательный переход только на электронный вид.

Что говорят об обязанностях кадрового специалиста нормативные акты? Согласно установленным квалификационным требованиям 1, специалист по кадрам помимо прочего контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия; составляет установленную отчетность.

Документальное оформление движения персонала (учет трудовой деятельности) предусмотрено и в профстандарте «Специалист по управлению персоналом» (утв. приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н). К тому же одна из функций кадровика по профстандарту – организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы, подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу 2.

Таким образом, ведение электронных трудовых книжек и сдача соответствующего отчета в уполномоченное подразделение ПФР – традиционная обязанность специалиста по кадрам, одно из проявлений «природы» трудовой функции кадровика.

В то же время по трудовому договору работник обязуется за плату выполнять трудовую функцию, т.е. работу определенного характера (направленности). В этом отличие трудового договора от других видов договоров. Например, по тому же договору строительного подряда строитель обязуется выполнять не общую трудовую функцию строителя, но совершить конкретные действия, составляющие предмет договора, его обязанности и наполнение работы четко прописаны.

Должностная инструкция в ТК РФ напрямую не упоминается и не является обязательным документом, хотя на практике широко используется (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Прежде всего, в ней устанавливают квалификационные требования к сотрудникам, а также круг должностных обязанностей как для конкретного работника, так и для группы сотрудников по определенной должности. При этом законодательством не регламентировано, насколько детально (подробно) требуется раскрывать содержание должностных обязанностей, т.е. работодатель вправе ограничиться общими направлениями (штрихами) трудовой функции работника, это не будет нарушением закона. В том числе не указано о степени детализации относящихся к трудовой функции обязанностей и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, непосредственно посвященной вопросам содержания трудового договора.

Одна из частых бед кадрового делопроизводства – избыточность или локальная «зарегулированность». Порой работодатели стремятся прописывать едва ли не каждый шаг сотрудника, что только затрудняет кадровое делопроизводство и повышает риски возникновения трудовых споров, ведь приходится часто уточнять круг должностных обязанностей, и малейшее отклонение от него на практике вызывает недовольство работников, которым может казаться, будто их трудовая функция постоянно «разбухает». В связи с этим допустимо применять общие формулировки в должностных обязанностях при определении трудовых действий, тем более если они дополнительно раскрываются в законе. В ситуации с электронными трудовыми книжками ТК РФ довольно подробно регламентирует обязанности работодателя, потому, возможно, вам и не потребуется вносить изменения и/или дополнения именно в должностные инструкции (если в них вы и ранее ограничивались формулировками, оставляющими достаточное поле для маневра).

Если мы посмотрим (помимо вышеуказанных профстандарта и ЕКС) на типичную должностную инструкцию специалиста по кадрам, то, как правило, там есть указание на обязанности:

1) руководствоваться в своей работе нормами ТК РФ и иных нормативных правовых актов;

2) вести кадровое делопроизводство, в т.ч. готовить документы для оформления приема, перевода, увольнения работников, вести учет кадров, трудовые книжки и т.п.

Пример 1. Фрагмент должностной инструкции кадрового специалиста

Что мы видим? Требование соблюдать закон и вести учет трудовой деятельности работника, его «передвижения» у работодателя.

Обратимся теперь к ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ. В ней прямо установлены обязанности работодателя:

  • формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника;
  • передавать сведения в специально установленном порядке в ПФР;
  • вести «двойную запись» в бумажной и электронной трудовых, если работник решил сохранить бумажную, и др.

Напомним, что более подробно процедура внедрения электронных трудовых книжек установлена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ).

В соответствии со ст. 2 Закона № 439-ФЗ, по общему правилу, принятие или изменение ЛНА осуществляется работодателем при необходимости, т.е. не обязательно, а в определенных случаях – с учетом мнения выборного профсоюзного органа, иного представительного органа работников либо по согласованию с указанными органами – при их наличии (подробнее см. ст. 8 ТК РФ).

Итак, для большинства ситуаций достаточно, чтобы специалист по кадрам выполнял работу по ведению электронных трудовых книжек без специальных уточнений в должностной инструкции (подразумевается, что в ней имеются общие формулировки, позволяющие так считать). Ссылки на требования соблюдения закона и ведения учета трудовой деятельности в сочетании с содержанием ТК РФ и иных нормативных правовых актов об электронных...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

К чему готовиться работодателям в 2023 году?

Прошлый 2022 год был богат на события. Работодатели испытали сразу несколько шоковых ситуаций. Помимо изначально запланированных масштабных законодательных изменений, например, касающихся охраны труда, были и многочисленные не предвиденные заранее, с которыми кадровикам пришлось работать в авральном режиме. Наш журнал попросил экспертов подвести итоги года и рассказать, на какие нововведения в кадровой сфере нужно обратить внимание уже с начала 2023 года, а также какие тренды на рынке труда будут преобладать. Мы обсудили электронный кадровый документооборот, объединение ПФР и ФСС России, трудовые отношения с иностранными работниками, мобилизацию, ожидаемые проверки работодателей, назревающие судебные споры с работниками, цифровизацию в подборе и оценке кандидатов, возможности профессионального роста HR-специалистов. А теперь делимся с вами экспертными мнениями.

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР

Рассказываем про изменения, которые произошли в правилах заполнения и сдачи отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Читайте о новых сроках его представления, порядка указания кода выполняемой функции, а также тонкостей заполнения в случае, если временный перевод стал постоянным, когда совместитель переведен на работу по основному месту и если требуется скорректировать сведения о трудовой деятельности. Все рекомендации даны на основе актуальной позиции Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов. Приведем и разъяснения Роструда и его официальных консультантов, а также Минтруда России, чтобы вы могли сравнить порядок заполнения бумажных трудовых книжек и отчетов по форме СЗВ-ТД при спорных ситуациях.

Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА

Бесконечно можно смотреть на три вещи: как горит огонь, как течет вода и как меняется трудовое законодательство. И такие изменения часто требуют от работодателя срочно внести корректировки в локальные нормативные акты. Иначе неактуальная и противоречащая законодательству редакция может повлечь споры с работниками и штрафы со стороны контролирующих органов. Поэтому в статье рассказываем о наиболее актуальных и интересных большинству работодателей изменениях трудового законодательства, в связи с которыми нужно внести правки в локальные нормативные акты. Особое внимание наши эксперты уделили спорным в практике кадровиков вопросам.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

Споры о работе, не предусмотренной трудовым договором

Не секрет, что часть работодателей склонны нагружать сотрудников дополнительной неоплачиваемой работой. Причем доходит до того, что за отказ ее выполнить работников наказывают. Рассмотрим типичные категории споров, вытекающие из применения норм о дополнительной работе (совмещение, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы), чтобы понять аргументацию судов при вынесении решений.

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?