При ведении электронной трудовой книжки оформление каких-либо журналов учета движения трудовых книжек не требуется.
С 01.01.2020 работодатели начали внедрять электронный формат ведения трудовых книжек. Так работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).
В течение 2020 года каждый работник должен был принять решение и подать работодателю заявление о продолжении ведения последним трудовой книжки в привычном бумажном формате или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве в другие организации (ч. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). На сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются. Вся информация об их трудовой деятельности ведется в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).
Вместе с тем не предусмотрены какие-либо дополнительные журналы или книги учета для сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Таким образом, в отношении сотрудников, которые изъявили желание оставить бумажные трудовые книжки или не подали никакого заявления, кадровики продолжают вносить сведения в книгу учета движения трудовых книжек. Это касается и ситуации, когда работодатель выдает подчиненному трудовую книжку после того, как получил от него заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Приведем пример формулировки внесения сведений в книгу учета движения трудовых книжек.
В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». А также работник расписывается в получении трудовой книжки.
Что касается работников, которые перешли на электронные трудовые книжки, а также впервые трудоустраивающихся после 30.12.2020, никакие дополнительные записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся. Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга передается в архив.
Обращаем внимание, что с 01.09.2021 года вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения бумажных трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
