Выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. Оформить ее несложно. Главное – установить необходимый объем информации, которую требуется предоставить. Из самого обращения или запроса это не всегда понятно, поэтому можно предоставить запрошенную информацию в минимальном объеме в форме выписки, запросив попутно при возможности дополнительные разъяснения о том, в каком объеме и для каких целей требуется документ.

Каждый работник имеет право получать копии документов о своей работе (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, копии кадровых документов могут затребовать и госорганы, а также иные уполномоченные организации: ГИТ, суд, Пенсионный фонд РФ и др. Не всегда у работодателя есть возможность (в силу законодательных ограничений или по внутренним причинам) предоставить полную копию документа. В этой ситуации придет на помощь такой способ предоставления информации, как выписка из документа. Расскажем, в каких случаях имеет смысл выдавать именно выписку из кадрового документа и как ее оформить.

Что такое выписка из кадрового документа?

ТК РФ упоминает лишь о выписке из трудовой книжки, не расшифровывая это понятие. В  п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-20131 дается такое определение выписки: «копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Таким образом, выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. В этом ее отличие от обычной копии. Как и «полная» копия, выписка должна содержать данные об исходном документе и быть заверенной.

Вполне логично, что выписку имеет смысл оформлять в тех случаях, когда предоставление полной копии документа нецелесообразно. В этом случае выписка из кадрового документа позволит избежать чрезмерного или необоснованного раскрытия информации.

Выписки из индивидуальных кадровых документов

Чаще работники запрашивают полную копию трудовой книжки или трудового договора. Но иногда работник может запросить и выписку – например, для Пенсионного фонда РФ, банка и т.п.

Возможно, работник не хочет предоставлять документ полностью, раскрывая его содержание третьей стороне. И это его право – получить копию только необходимой части документа, то есть выписку. В этом случае нужно лишь выбрать из документа необходимую часть содержания, указанную работником в запросе, и оформить в виде выписки.

Выписки из «массовых» кадровых документов

Представим ситуацию, что работник просит предоставить копию приказа о приеме на работу, об увольнении, переводе или отпуске. Но все эти приказы могут быть оформлены в табличной форме в отношении нескольких работников2. В этом случае необходимо соблюдать правила ст. 88 ТК РФ: работодатель не имеет права предоставлять персональные данные работников третьей стороне без их согласия. Соответственно, предоставляя работнику полную копию документа, содержащего персональные данные других работников (как минимум Ф.И.О.), компания нарушает права остальных работников, указанных в таких приказах, на охрану их персональных данных.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Дисквалификация: процедура и последствия

За административное правонарушение может быть взыскан штраф. Но для руководителей и некоторых других категорий работников есть и более серьезное наказание – ​дисквалификация. Оно заключается в лишении права занимать определенные должности и осуществлять управление юридическим лицом, а также некоторые другие виды деятельности. Работодателю лучше заранее готовиться к дисквалификации директора (или другого сотрудника), в противном случае такое наказание может парализовать всю работу. Мы подготовили ответы на топ-10 самых актуальных и наболевших вопросов о дисквалификации, в т. ч.: кого и за что могут дисквалифицировать, в течение какого времени ожидать такое наказание, какой запрет могут установить, в чем конкретно на практике заключается дисквалификация, можно ли ее обжаловать и в какие сроки, когда она начинается, сколько действует и чем еще грозит для самого «виновника» и работодателя, что должен сделать дисквалифицированный в обязательном порядке и как проверить, не вынесено ли в отношении трудоустраиваемого кандидата решение о дисквалификации.

Дополнительные выходные дни: как предоставить и оплатить

Чем дополнительный выходной отличается от основного? Когда он должен быть предоставлен по запросу работника, а когда это будет зависеть от усмотрения работодателя? Можно ли отказать работнику в дополнительном выходном дне? Разрешено ли уволить сотрудника, если он не вышел на работу, хотя работодатель не согласовал дополнительный выходной? Можно ли дополнительный день отдыха разделить на несколько частей и предоставить по часам? Нужно ли оплачивать дополнительный выходной и если да, то каким образом? Покажем на примерах процедуру оформления дополнительных выходных дней работнику в связи с уходом за детьми-инвалидами (ст. 262 ТК РФ).

Новый порядок проведения обязательных медосмотров

Ушедший год внес множество изменений в работу кадровиков. Из-за пандемии власти зачастую не успевали издавать нормативные акты с учетом быстро меняющейся действительности, выпуская временные правила либо давая разъяснения в частных письмах. Наконец руки дошли до периодических и предварительных медицинских осмотров. Рассказываем о наиболее важных изменениях и нововведениях, касающихся их проведения. В частности, о разрешении использовать результаты медосмотров, полученные в период труда у предыдущего работодателя; расширении перечня лиц, которые обязаны проходить медосмотры; изменениях в документах для направления на осмотр и пр.

Последние изменения в регулировании труда иностранных работников

Не секрет, что пандемия новой коронавирусной инфекции значительно отрази­лась на всех областях трудовых отношений и категориях трудящихся. Затронуты были и иностранные работники. Даже пресс-секретарь президента России Дмитрий Песков заявил о нехватке мигрантов. Напомним: когда началась пандемия и были введены ограничения, практически месяц было не понятно, что делать с мигрантами. Кто-то не смог уехать из страны, и у него закончились разрешительные документы, кто-то, напротив, не смог въехать в Россию. Тогда-то власти и обратили внимание на эту проблему и приняли ряд мер, снявших риски как с иностранных специалистов, так и с работодателей. За последнее время был внесен и ряд нормативных изменений. Несмотря на то что в большинстве своем правки носили технический характер, уже сейчас понятно, что цена ошибки может оказаться неподъемной. Штрафы за нарушение миграционного законодательства слишком велики. Рассказываем о последних изменениях, которые необходимо учесть, если среди ваших сотрудников есть зарубежные специалисты.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Медосмотры при приеме на работу

В некоторых случаях заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде. Из статьи вы узнаете, для каких категорий работников обязательны такие обследования, о порядке их проведения и налогообложении расходов на медосмотры.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Условия сохранения пособия при работе в период отпуска по уходу за ребенком

Нередко сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, хотят вернуться к работе. Рассмотрим, как это сделать, сохранив у работницы право на получение пособия, которое ей выплачивается до достижения ребенком полутора лет. Покажем на примерах, какие документы необходимо составить и какие ­формулировки предусмотреть в дополнительном соглашении к трудовому ­договору.