Выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. Оформить ее несложно. Главное – установить необходимый объем информации, которую требуется предоставить. Из самого обращения или запроса это не всегда понятно, поэтому можно предоставить запрошенную информацию в минимальном объеме в форме выписки, запросив попутно при возможности дополнительные разъяснения о том, в каком объеме и для каких целей требуется документ.
Каждый работник имеет право получать копии
документов о своей работе (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, копии
кадровых документов могут затребовать и госорганы, а также иные
уполномоченные организации: ГИТ, суд, Пенсионный фонд РФ и др.
Не всегда у работодателя есть возможность (в силу
законодательных ограничений или по внутренним причинам) предоставить
полную копию документа. В этой ситуации придет на помощь такой
способ предоставления информации, как выписка из документа.
Расскажем, в каких случаях имеет смысл выдавать именно выписку
из кадрового документа и как ее оформить.
Что такое выписка из кадрового документа?
ТК РФ упоминает лишь о выписке из трудовой книжки,
не расшифровывая это понятие. В п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-20131
дается такое определение выписки: «копия части документа, заверенная
в установленном порядке».
Таким образом, выписка из кадрового документа представляет собой
копирование определенной части информации из исходного документа.
В этом ее отличие от обычной копии. Как и «полная» копия,
выписка должна содержать данные об исходном документе и быть
заверенной.
Вполне логично, что выписку имеет смысл оформлять в тех случаях,
когда предоставление полной копии документа нецелесообразно. В этом
случае выписка из кадрового документа позволит избежать чрезмерного
или необоснованного раскрытия информации.
Выписки из индивидуальных кадровых документов
Чаще работники запрашивают полную копию трудовой книжки или трудового
договора. Но иногда работник может запросить и выписку –
например, для Пенсионного фонда РФ, банка и т.п.
Возможно, работник не хочет предоставлять документ полностью,
раскрывая его содержание третьей стороне. И это его право –
получить копию только необходимой части документа, то есть выписку.
В этом случае нужно лишь выбрать из документа необходимую часть
содержания, указанную работником в запросе, и оформить
в виде выписки.
Выписки из «массовых» кадровых документов
Представим ситуацию, что работник просит предоставить копию приказа
о приеме на работу, об увольнении, переводе или отпуске.
Но все эти приказы могут быть оформлены в табличной форме
в отношении нескольких
работников2. В этом случае необходимо
соблюдать правила ст. 88 ТК РФ: работодатель не имеет права
предоставлять персональные данные работников третьей стороне без их
согласия. Соответственно, предоставляя работнику полную копию документа,
содержащего персональные данные других работников (как минимум Ф.И.О.),
компания нарушает права остальных работников, указанных в таких
приказах, на охрану их персональных данных.
