Top.Mail.Ru
Выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. Оформить ее несложно. Главное – установить необходимый объем информации, которую требуется предоставить. Из самого обращения или запроса это не всегда понятно, поэтому можно предоставить запрошенную информацию в минимальном объеме в форме выписки, запросив попутно при возможности дополнительные разъяснения о том, в каком объеме и для каких целей требуется документ.

Каждый работник имеет право получать копии документов о своей работе (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, копии кадровых документов могут затребовать и госорганы, а также иные уполномоченные организации: ГИТ, суд, Пенсионный фонд РФ и др. Не всегда у работодателя есть возможность (в силу законодательных ограничений или по внутренним причинам) предоставить полную копию документа. В этой ситуации придет на помощь такой способ предоставления информации, как выписка из документа. Расскажем, в каких случаях имеет смысл выдавать именно выписку из кадрового документа и как ее оформить.

Что такое выписка из кадрового документа?

ТК РФ упоминает лишь о выписке из трудовой книжки, не расшифровывая это понятие. В  п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-20131 дается такое определение выписки: «копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Таким образом, выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. В этом ее отличие от обычной копии. Как и «полная» копия, выписка должна содержать данные об исходном документе и быть заверенной.

Вполне логично, что выписку имеет смысл оформлять в тех случаях, когда предоставление полной копии документа нецелесообразно. В этом случае выписка из кадрового документа позволит избежать чрезмерного или необоснованного раскрытия информации.

Выписки из индивидуальных кадровых документов

Чаще работники запрашивают полную копию трудовой книжки или трудового договора. Но иногда работник может запросить и выписку – например, для Пенсионного фонда РФ, банка и т.п.

Возможно, работник не хочет предоставлять документ полностью, раскрывая его содержание третьей стороне. И это его право – получить копию только необходимой части документа, то есть выписку. В этом случае нужно лишь выбрать из документа необходимую часть содержания, указанную работником в запросе, и оформить в виде выписки.

Выписки из «массовых» кадровых документов

Представим ситуацию, что работник просит предоставить копию приказа о приеме на работу, об увольнении, переводе или отпуске. Но все эти приказы могут быть оформлены в табличной форме в отношении нескольких работников2. В этом случае необходимо соблюдать правила ст. 88 ТК РФ: работодатель не имеет права предоставлять персональные данные работников третьей стороне без их согласия. Соответственно, предоставляя работнику полную копию документа, содержащего персональные данные других работников (как минимум Ф.И.О.), компания нарушает права остальных работников, указанных в таких приказах, на охрану их персональных данных.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Дополнительное обследование работников: проблемы применения

Ответим на наиболее часто возникающие у работодателей вопросы, связанные с дополнительными обследованиями, на которые зачастую направляют сотрудников врачи во время медосмотров. В частности: может ли работодатель допустить к работе сотрудника, которого врач направил на допобследование? как ускорить процесс прохождения работником допобследования? что делать, если срок действовавшего медицинского заключения истек, а допобследование не завершено (не пройдено)? обязательно ли оплачивать отстранение не прошедшего допобследование сотрудника от работы как простой по независящим от него и работодателя причинам? можно ли привлечь к ответственности сотрудника, который решил потянуть время с допобследованием и «отдохнуть» за счет работодателя? как поступить в ситуации, когда работник вместо допобследования фактически прошел повторный осмотр в другой организации и получил требуемое заключение?

Когда и почему прокуратура решит проверить работодателя в 2022 году?

Проверки работодателей в 2022 году вновь будут проводиться по измененным правилам. В предыдущие два года причиной была пандемия, на этот раз – ​геополитика и поддержка бизнеса и работников со стороны властей. Рассказываем, на что обратить внимание, почему именно прокуратура в этом году «правит балом», к кому и по какой причине могут прийти с проверкой. Узнаете, почему даже на основании конкретной жалобы работника или новости в СМИ прокуратура может посетить работодателя и запросить любой документ, а не только прямо связанный с причиной проверки; по какой схеме проходят в этом году проверочные мероприятия прокуратуры и что подразумевают профилактические мероприятия; о наиболее «интересных» для надзора аспектах кадровой работы. Предупрежден – ​значит вооружен!

Видеонаблюдение на работе

Продолжаем тему контроля за действиями сотрудников в организации. Нередко работодатели используют систему видеонаблюдения для фиксации рабочих процессов, предотвращения нарушений и конфликтов, а также стимулирования персонала к соблюдению трудовой дисциплины. Многие сотрудники полагают, что действия работодателя незаконны и камеры в офисе – ​вторжение в личную жизнь. Рассказываем, насколько действия работодателя правомерны, какие документы необходимо составить (приводим образцы положения о видеонаблюдении, подписываемого с работником дополнительного соглашения к трудовому договору), нужно ли получать согласие сотрудников на ведение записи и можно ли уволить тех, кто категорически против видеофиксации их трудового процесса.

ТОП-5 грубых ошибок при отстранении от работы

Эпидемия коронавируса научила работодателей не только организовывать удаленный режим работы и проводить профилактические мероприятия, но и отстранять работников, например не прошедших обучение по охране труда. Видимо, из-за этого между сотрудниками и работодателями все чаще возникают споры о законности отстранений от работы. Мы проанализировали наиболее распространенные ошибки, допускаемые работодателями при отстранении, и даем советы, как их избежать.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?