Выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. Оформить ее несложно. Главное – установить необходимый объем информации, которую требуется предоставить. Из самого обращения или запроса это не всегда понятно, поэтому можно предоставить запрошенную информацию в минимальном объеме в форме выписки, запросив попутно при возможности дополнительные разъяснения о том, в каком объеме и для каких целей требуется документ.

Каждый работник имеет право получать копии документов о своей работе (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, копии кадровых документов могут затребовать и госорганы, а также иные уполномоченные организации: ГИТ, суд, Пенсионный фонд РФ и др. Не всегда у работодателя есть возможность (в силу законодательных ограничений или по внутренним причинам) предоставить полную копию документа. В этой ситуации придет на помощь такой способ предоставления информации, как выписка из документа. Расскажем, в каких случаях имеет смысл выдавать именно выписку из кадрового документа и как ее оформить.

Что такое выписка из кадрового документа?

ТК РФ упоминает лишь о выписке из трудовой книжки, не расшифровывая это понятие. В  п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-20131 дается такое определение выписки: «копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Таким образом, выписка из кадрового документа представляет собой копирование определенной части информации из исходного документа. В этом ее отличие от обычной копии. Как и «полная» копия, выписка должна содержать данные об исходном документе и быть заверенной.

Вполне логично, что выписку имеет смысл оформлять в тех случаях, когда предоставление полной копии документа нецелесообразно. В этом случае выписка из кадрового документа позволит избежать чрезмерного или необоснованного раскрытия информации.

Выписки из индивидуальных кадровых документов

Чаще работники запрашивают полную копию трудовой книжки или трудового договора. Но иногда работник может запросить и выписку – например, для Пенсионного фонда РФ, банка и т.п.

Возможно, работник не хочет предоставлять документ полностью, раскрывая его содержание третьей стороне. И это его право – получить копию только необходимой части документа, то есть выписку. В этом случае нужно лишь выбрать из документа необходимую часть содержания, указанную работником в запросе, и оформить в виде выписки.

Выписки из «массовых» кадровых документов

Представим ситуацию, что работник просит предоставить копию приказа о приеме на работу, об увольнении, переводе или отпуске. Но все эти приказы могут быть оформлены в табличной форме в отношении нескольких работников2. В этом случае необходимо соблюдать правила ст. 88 ТК РФ: работодатель не имеет права предоставлять персональные данные работников третьей стороне без их согласия. Соответственно, предоставляя работнику полную копию документа, содержащего персональные данные других работников (как минимум Ф.И.О.), компания нарушает права остальных работников, указанных в таких приказах, на охрану их персональных данных.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Считаем стаж за периоды декретных отпусков

Уходящие в отпуск по беременности и родам, а потом и по уходу за ребенком работницы часто задаются вопросом: будут ли входить эти периоды в трудовой и страховой стажи, которые влияют на назначение пенсии, пособий и другие виды отпусков. Объясняем на пальцах, чтобы вы могли снять все вопросы у молодых мам.

ТОП-5 ошибок в сфере работы с персональными данными

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – ​персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов: это последние изменения в законодательстве, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – риски жалоб от сотрудников и даже кандидатов. Выделим 5 самых распространенных ошибок работодателей в вопросах защиты персональных данных. И расскажем, что делать, чтобы их избежать. Это как раз те случаи, когда можно учиться на чужих ошибках.

Как уволиться, если скончался работодатель

Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – ​индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – ​обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.

Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА

Бесконечно можно смотреть на три вещи: как горит огонь, как течет вода и как меняется трудовое законодательство. И такие изменения часто требуют от работодателя срочно внести корректировки в локальные нормативные акты. Иначе неактуальная и противоречащая законодательству редакция может повлечь споры с работниками и штрафы со стороны контролирующих органов. Поэтому в статье рассказываем о наиболее актуальных и интересных большинству работодателей изменениях трудового законодательства, в связи с которыми нужно внести правки в локальные нормативные акты. Особое внимание наши эксперты уделили спорным в практике кадровиков вопросам.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Медосмотры при приеме на работу

В некоторых случаях заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде. Из статьи вы узнаете, для каких категорий работников обязательны такие обследования, о порядке их проведения и налогообложении расходов на медосмотры.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?