Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

Одним из видов охраняемой законом информации являются персональные данные. Как гласит ст. 23 Конституции РФ, каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Но всякая ли информация будет защищаться? Посмотрим, каков порядок получения, хранения, защиты и передачи персональных данных.

В п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) указано, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Как видите, конкретного перечня нет, достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

Там же указано, кто обязан принимать меры по защите персональных данных. Это и государственные органы, и юридические и физические лица, которые обрабатывают персональные данные, с использованием средств автоматизации или без них, если обработка персональных данных позволяет осуществлять поиск персональных данных. Таким образом, практически все организации так или иначе сталкиваются с обработкой персональных данных1 как своих сотрудников, так и клиентов (при оформлении бонусных или скидочных карт). В этом случае их ­называют операторами (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Получение персональных данных

Рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы, касающиеся сотрудников – как на бумажных носителях, так и электронные, будут ­являться носителями персональных данных.

К документам, содержащим персональные данные работников, можно, например, отнести следующие:

  • анкету, автобиографию, личный листок по учету кадров, которые на практике часто заполняются работником при приеме на работу;
  • копии документов, хранящиеся в личном деле работника: копии документа, удостоверяющего личность, документов воинского учета, документа об обязательном пенсионном страховании, свидетельств о ­заключении ­брака, рождении детей, документов об образовании;
  • трудовую книжку;
  • личную карточку;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • документы оплаты труда;
  • документы об обучении, оценке, аттестации работников;
  • базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы ­Excel, базы программы 1С);
  • иные документы, содержащие персональные данные работников.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Получаемые персональные данные должны соответствовать только указанным целям.

Запрашивать некоторую информацию прямо запрещено законодательством. Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся к специальным категориям персональных данных (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), а также данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной ­деятельности (п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

Если работодатель требует личные данные, не соответствующие указанным целям или относящиеся к запрещенным, работник имеет право отказаться их предоставлять.

Пример 1. Отказ работника от предоставления данных

При трудоустройстве работника кадровик заполнял личную карточку по форме № Т-2, в которой есть раздел «Состав семьи», и попросил назвать фамилию, имя, отчество жены для внесения этих данных в личную карточку. Работник отказался сообщить данные, заметив при этом, что они не являются необходимыми для его трудоустройства или карьерного продвижения, а форма личной карточки не носит обязательный характер.

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Это положение относится не к работникам, а прежде всего к соискателям, когда организация запрашивает рекомендации с предыдущих мест работ. Получение согласия является обязательным условием при направлении компанией запросов в иные организации, в том числе на прежние места работы, для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, причем не для запроса информации, а для уведомления прежнего ­работодателя в порядке ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ.

К сведению

Роскомнадзор подтвердил необходимость получения согласия соискателей (разъяснения от 24.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения Роскомнадзора). Делать это не надо только в том случае, если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило договор, а также при самостоятельном размещении соискателем резюме в Интернете, доступном неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем (например, приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.).

Если сбор персональных данных соискателей осуществляется с использованием...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

ТОП-5 ошибок в сфере работы с персональными данными

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – ​персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов: это последние изменения в законодательстве, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – риски жалоб от сотрудников и даже кандидатов. Выделим 5 самых распространенных ошибок работодателей в вопросах защиты персональных данных. И расскажем, что делать, чтобы их избежать. Это как раз те случаи, когда можно учиться на чужих ошибках.

Как отстранить от работы, если работник отказывается вакцинироваться

Все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для отдельных категорий граждан. Рассказываем, кто может не вакцинироваться, а кто обязан это сделать; что делать работодателю, если работники отказываются вакцинироваться, как отстранить их от работы и что предложить, чтобы этого избежать. Какие документы составить и запросить от сотрудников, чтобы они не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за все время отстранения. Даем образцы необходимых документов: приказа об организации и обеспечении вакцинации работников; уведомления сотрудников о необходимости привиться от COVID-19; служебной записки, фиксирующей поименный список непривитых работников; приказа об отстранении от работы; табеля учета рабочего времени и личной карточки в отношении отстраненного от работы сотрудника. А также приводим особое мнение эксперта относительно правомерности в сложившейся ситуации отстранения сотрудников от работы как такового.

Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА

Бесконечно можно смотреть на три вещи: как горит огонь, как течет вода и как меняется трудовое законодательство. И такие изменения часто требуют от работодателя срочно внести корректировки в локальные нормативные акты. Иначе неактуальная и противоречащая законодательству редакция может повлечь споры с работниками и штрафы со стороны контролирующих органов. Поэтому в статье рассказываем о наиболее актуальных и интересных большинству работодателей изменениях трудового законодательства, в связи с которыми нужно внести правки в локальные нормативные акты. Особое внимание наши эксперты уделили спорным в практике кадровиков вопросам.

4 главных изменения для работодателей, у которых в штате есть водители

Сотрудники на служебных автомобилях всегда были в центре внимания ГИТ. Причем инспекторы традиционно проверяют не только транспортные организации и их документы на водителей, а всех работодателей, у кого есть корпоративный автопарк. Речь идет о безопасности, охране здоровья, и наказание за нарушения может быть очень серьезным. Рассказываем об основных изменениях, которые произошли за последнее время, в частности как изменились требования к работникам-водителям, режиму их труда и отдыха, а также охране труда.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Медосмотры при приеме на работу

В некоторых случаях заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде. Из статьи вы узнаете, для каких категорий работников обязательны такие обследования, о порядке их проведения и налогообложении расходов на медосмотры.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?