Top.Mail.Ru

Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

Одним из видов охраняемой законом информации являются персональные данные. Как гласит ст. 23 Конституции РФ, каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Но всякая ли информация будет защищаться? Посмотрим, каков порядок получения, хранения, защиты и передачи персональных данных.

В п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) указано, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Как видите, конкретного перечня нет, достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

Там же указано, кто обязан принимать меры по защите персональных данных. Это и государственные органы, и юридические и физические лица, которые обрабатывают персональные данные, с использованием средств автоматизации или без них, если обработка персональных данных позволяет осуществлять поиск персональных данных. Таким образом, практически все организации так или иначе сталкиваются с обработкой персональных данных1 как своих сотрудников, так и клиентов (при оформлении бонусных или скидочных карт). В этом случае их ­называют операторами (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Получение персональных данных

Рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы, касающиеся сотрудников – как на бумажных носителях, так и электронные, будут ­являться носителями персональных данных.

К документам, содержащим персональные данные работников, можно, например, отнести следующие:

  • анкету, автобиографию, личный листок по учету кадров, которые на практике часто заполняются работником при приеме на работу;
  • копии документов, хранящиеся в личном деле работника: копии документа, удостоверяющего личность, документов воинского учета, документа об обязательном пенсионном страховании, свидетельств о ­заключении ­брака, рождении детей, документов об образовании;
  • трудовую книжку;
  • личную карточку;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • документы оплаты труда;
  • документы об обучении, оценке, аттестации работников;
  • базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы ­Excel, базы программы 1С);
  • иные документы, содержащие персональные данные работников.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Получаемые персональные данные должны соответствовать только указанным целям.

Запрашивать некоторую информацию прямо запрещено законодательством. Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся к специальным категориям персональных данных (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), а также данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной ­деятельности (п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

Если работодатель требует личные данные, не соответствующие указанным целям или относящиеся к запрещенным, работник имеет право отказаться их предоставлять.

Пример 1. Отказ работника от предоставления данных

При трудоустройстве работника кадровик заполнял личную карточку по форме № Т-2, в которой есть раздел «Состав семьи», и попросил назвать фамилию, имя, отчество жены для внесения этих данных в личную карточку. Работник отказался сообщить данные, заметив при этом, что они не являются необходимыми для его трудоустройства или карьерного продвижения, а форма личной карточки не носит обязательный характер.

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Это положение относится не к работникам, а прежде всего к соискателям, когда организация запрашивает рекомендации с предыдущих мест работ. Получение согласия является обязательным условием при направлении компанией запросов в иные организации, в том числе на прежние места работы, для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, причем не для запроса информации, а для уведомления прежнего ­работодателя в порядке ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ.

К сведению

Роскомнадзор подтвердил необходимость получения согласия соискателей (разъяснения от 24.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения Роскомнадзора). Делать это не надо только в том случае, если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило договор, а также при самостоятельном размещении соискателем резюме в Интернете, доступном неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем (например, приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.).

Если сбор персональных данных соискателей осуществляется с использованием анкеты, то она...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как работодателю уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных

С 1 сентября 2022 г. вступили в силу поправки в законодательство, согласно которым работодатели обязаны официально уведомлять Роскомнадзор о начале или осуществлении обработки персональных данных в соответствии с трудовым законодательством. Появились и новые обязанности направлять отдельные уведомления: об осуществлении трансграничной передачи персданных, при неправомерной или случайной передаче. В статье рассказываем, что конкретно должны делать работодатели, всегда ли нужно уведомлять ведомство (узнаете о существующих исключениях), по какой форме, в какие сроки и каким образом направлять уведомление, а также какая ответственность грозит организациям и их должностным лицам за нарушения в этой сфере.

Можно ли работать дистанционно из-за рубежа?

Что делать, если работник переезжает за границу и планирует выполнять работу с территории иностранного государства либо когда он иностранец и проживает у себя на родине, а трудиться хочет на российскую компанию? Может ли отечественный работодатель заключить дистанционный трудовой договор с гражданином РФ, проживающим за границей, или с иностранным гражданином, который находится за рубежом? Должна ли организация удерживать и перечислять налоги и взносы за лицо, исполняющее обязанности на территории другого государства? Как минимизировать риски при оформлении и исполнении договора с дистанционщиком, проживающим в другом государстве?

Расследование, оформление и учет микротравм работников

Продолжаем изучать масштабные изменения в законодательстве об охране труда. С 01.03.2022 у работодателей появилась обязанность учитывать микроповреждения (микротравмы) работников – ​небольшие порезы, ожоги и пр. Разбираем, что является микроповреждением, а что уже несчастным случаем, всех ли работников это касается, как оформить произошедшую микротравму. Узнаете, какие требования надо обязательно соблюдать, а что только рекомендуется. Приводим образцы документов, которые понадобятся, если столкнетесь с микротравмой.

Изменения в трудоустройстве иностранцев

Изменения в регулировании трудовых и связанных с ними отношений с иностранными гражданами стали уже регулярными. Чтобы в ворохе поправок в законодательство и подзаконные акты не пропустить важную для работы информацию, читайте о недавно вступивших в силу и грядущих нововведениях, а также о планах властей по дальнейшему совершенствованию правил трудоустройства специалистов из-за рубежа.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?