Top.Mail.Ru

Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

Одним из видов охраняемой законом информации являются персональные данные. Как гласит ст. 23 Конституции РФ, каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Но всякая ли информация будет защищаться? Посмотрим, каков порядок получения, хранения, защиты и передачи персональных данных.

В п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) указано, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Как видите, конкретного перечня нет, достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

Там же указано, кто обязан принимать меры по защите персональных данных. Это и государственные органы, и юридические и физические лица, которые обрабатывают персональные данные, с использованием средств автоматизации или без них, если обработка персональных данных позволяет осуществлять поиск персональных данных. Таким образом, практически все организации так или иначе сталкиваются с обработкой персональных данных1 как своих сотрудников, так и клиентов (при оформлении бонусных или скидочных карт). В этом случае их ­называют операторами (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Получение персональных данных

Рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы, касающиеся сотрудников – как на бумажных носителях, так и электронные, будут ­являться носителями персональных данных.

К документам, содержащим персональные данные работников, можно, например, отнести следующие:

  • анкету, автобиографию, личный листок по учету кадров, которые на практике часто заполняются работником при приеме на работу;
  • копии документов, хранящиеся в личном деле работника: копии документа, удостоверяющего личность, документов воинского учета, документа об обязательном пенсионном страховании, свидетельств о ­заключении ­брака, рождении детей, документов об образовании;
  • трудовую книжку;
  • личную карточку;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • документы оплаты труда;
  • документы об обучении, оценке, аттестации работников;
  • базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы ­Excel, базы программы 1С);
  • иные документы, содержащие персональные данные работников.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Получаемые персональные данные должны соответствовать только указанным целям.

Запрашивать некоторую информацию прямо запрещено законодательством. Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся к специальным категориям персональных данных (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), а также данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной ­деятельности (п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

Если работодатель требует личные данные, не соответствующие указанным целям или относящиеся к запрещенным, работник имеет право отказаться их предоставлять.

Пример 1. Отказ работника от предоставления данных

При трудоустройстве работника кадровик заполнял личную карточку по форме № Т-2, в которой есть раздел «Состав семьи», и попросил назвать фамилию, имя, отчество жены для внесения этих данных в личную карточку. Работник отказался сообщить данные, заметив при этом, что они не являются необходимыми для его трудоустройства или карьерного продвижения, а форма личной карточки не носит обязательный характер.

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Это положение относится не к работникам, а прежде всего к соискателям, когда организация запрашивает рекомендации с предыдущих мест работ. Получение согласия является обязательным условием при направлении компанией запросов в иные организации, в том числе на прежние места работы, для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, причем не для запроса информации, а для уведомления прежнего ­работодателя в порядке ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ.

К сведению

Роскомнадзор подтвердил необходимость получения согласия соискателей (разъяснения от 24.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения Роскомнадзора). Делать это не надо только в том случае, если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило договор, а также при самостоятельном размещении соискателем резюме в Интернете, доступном неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем (например, приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.).

Если сбор персональных данных соискателей осуществляется с использованием анкеты, то она...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Топ-8 ответов на вопросы о ежегодных отпусках

Близится отпускная пора, поэтому мы собрали ответы на наиболее интересные вопросы, которые озадачили наших читателей-кадровиков в связи с использованием работниками ежегодных оплачиваемых отпусков. В частности, узнаете: можно ли работать во время отпуска? как быть, если сотрудник хочет уйти в отпуск по основной работе, но продолжить работать по внутреннему совместительству? может ли сотрудник подписывать документы во время отпуска? можно ли отозвать работника из отпуска, если он занят во вредных условиях труда и сам просит прервать отпуск? продлевается ли отпуск, когда у работника заболел ребенок? можно ли уволить за прогул, если работник вышел из отпуска позже, чем должен был? возможен ли перевод работника во время отпуска или его увольнение по сокращению?

Как признать работника безвестно отсутствующим

По официальным данным, в России ежегодно пропадает примерно 30–35 тысяч человек. В связи с проведенной частичной мобилизацией и массовым заключением контрактов о несении военной службы количество пропавших может возрасти. Для работодателей это чревато тем, что трудовой договор с находящимся на военной службе человеком должен быть приостановлен, причем может оказаться, что на длительный срок, а на его место можно трудоустроить только по срочному трудовому договору, ведь уволить просто так нельзя. Если же работник пропадет без вести, то нужно будет соблюсти определенную процедуру для прекращения с ним трудовых отношений. Объясняем, как составить заявление в суд (приводим образец); что необходимо доказывать в процессе; что по итогу писать в приказе о прекращении трудового договора (даем образец) и трудовой книжке (предлагаем формулировку); надо ли кому-то выдавать трудовую книжку и выплачивать зарплату работника, признанного судом безвестно отсутствующим.

Удержания из зарплаты: основания и порядок

Когда возможны удержания из заработной платы работника: для погашения задолженности перед работодателем, в целях возмещения ущерба, причиненного компании виновными действиями работника, при исполнении решения суда, в связи с исполнением организацией обязанности налогового агента, в отдельных случаях по инициативе работника. Всегда ли они обязательны для работодателя и работника. Какие правила и ограничения существуют, можно ли их обойти. Какова позиция судов, Роструда и Минтруда России по спорным вопросам. Как правильно оформить документы об удержании денежных средств из зарплаты работника. Приводим образцы для различных ситуаций со своими комментариями. Отвечаем на частные вопросы читателей: возможно ли удержание из оплаты труда штатного водителя суммы штрафа за нарушение им ПДД, которую уплатил работодатель как собственник транспортного средства? можно ли произвести удержание из зарплаты сотрудника за брак, возникший по его вине? а удержать стоимость невозвращенной спецодежды при его увольнении? допускается ли компенсировать из заработной платы сотрудника расходы работодателя на его разные нужды, например за парковку личного автомобиля, обучение иностранному языку, питание, аренду жилья, фитнес и т.п.?

Если работник не дает согласия на обработку персданных

Что делать, если работник (или кандидат на вакансию) по каким-либо причинам отказывается дать работодателю согласие на обработку его персональных данных? Такой отказ может иметь место как на этапе трудоустройства, так и после принятия человека на работу. Рассказываем, как действовать работодателю в подобной ситуации. Узнаете, когда он сможет обрабатывать персданные работника без его согласия, а в каких случаях оно обязательно. Какая ответственность грозит за нарушение порядка обработки данных. Приводим образцы согласия на передачу персональных данных работодателем третьему лицу и уведомления сотрудника работодателем о последствиях непредставления согласия на такую передачу.

ПФР и ФСС РФ объединяются. К чему готовиться работодателям

С 2023 года вместо ПФР и ФСС России появится единый Социальный фонд России. Его создание и функционирование требует существенного изменения многих норм. Для работников упростится порядок получения соцвыплат. Все социальные гарантии можно будет получить в режиме «одного окна». Снизятся издержки и государства, вместо двух фондов останется один. Но большинство изменений затронет, конечно же, работодателей. Власти предполагают, что это позволит снизить нагрузку на бизнес. Ведь сократится количество отчетов, работодатели станут платить все взносы единым платежом. Но появятся и новые обязанности, например, в отношении граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Автор простым языком (чтобы было понятно не только кадровикам и бухгалтерам, но и всем интересующимся) рассказывает про изменения, вступающие в силу с 2023 года, и приводит удобные таблицы-шпаргалки, которыми можно пользоваться на практике, чтобы ничего не упустить из нововведений. Дает рекомендации работодателям, что надо успеть сделать и учесть до вступления их в силу.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.