Top.Mail.Ru

Переходим на электронный кадровый документооборот

В конце прошлого года работодателям дали возможность перевести документооборот в сфере трудовых и связанных с ними отношений в электронный вид. Дадим понятную инструкцию с образцами документов, как перейти в цифру. Поясним, когда, какие подписи можно использовать; обязательно ли на работников получать электронные подписи в удостоверяющем центре; может ли один работник отказаться от перевода документов, касающихся его работы, в электронный вид, если весь персонал «за»; можно ли его в таком случае уволить; как получить согласия сотрудников и уведомить профсоюз и пр.

Цель статьи – ​максимально облегчить переход на кадровый электронный документооборот тем, кто уже на него решился, несмотря на наличие сложностей, о которых мы ранее предупреждали. Для этого мы будем пошагово рассматривать порядок перехода в соответствии с новыми нормами, комментировать каждый его этап и приводить образцы документов, прошедшие юридическую экспертизу и готовые для использования на практике.

1. Выбрать информационную систему и приобрести электронные подписи (если они отсутствуют)

Чтобы решить, какую информационную систему вы выберете, надо понимать, какие расходы организация на это понесет. По своему выбору работодатель может организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) либо с помощью платформы «Работа в России», либо другой информационной системы. Она должна:

  • обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
  • хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения документов сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Далее необходимо определиться с используемыми сторонами трудовых отношений подписями при электронном взаимодействии.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется работодателем в собственной информационной системе:

1) при заключении:

  • трудовых договоров,
  • договоров о материальной ответственности,
  • ученических договоров,
  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,

а также при внесении изменений в указанные договоры;

2) при подписании:

  • приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания,
  • уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных документов работодатель может использовать:

  • УКЭП;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора (УНЭП с соглашением сторон);
  • УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП от электронного правительства) (ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ).

С работниками, с одной стороны, сложнее, с другой – ​проще. Их больше, и затраты на выпуск им электронных подписей могут быть существенными. К документам, которые работодатель обязан подписывать УКЭП, а работники УКЭП или УНЭП (с соглашением сторон или от электронного правительства), добавляются также согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыве. А вот для иных документов они могут использовать простую электронную подпись. Но только если соглашением сторон трудового договора установлены:

  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и
  • требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ).

Если говорить о платформе «Работа в России», то работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП от электронного правительства (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ). Работник (или лицо, поступающее на работу) может использовать те же виды подписи, а также простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных или муниципальных услуг в электронной форме (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ).

Более того, работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную им электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ). Но отсутствие электронной подписи не может быть основанием для отказа от приема на работу (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Если подписи у работника нет,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли на втором листе документа оставить только подписи, если они не поместились на первом?

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Электронные подписи и машиночитаемые доверенности в вопросах и ответах

Наше издательство и сайт delo-press.ru 09.04.2024 провели онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД». Для выступления мы пригласили ведущих экспертов. По итогам мероприятия публикуем ответы на интересные вопросы слушателей, которые дали спикеры в ходе семинара.

Автоматизируем оформление командировок

Автор делится наработками своей компании по оформлению командировок в электронном виде: от подачи заявки на командировку и ее обеспечение, издания приказа и до составления отчетов (авансового и о командировке). Алгоритм работы объясняется пошагово, в деталях (с таблицей и схемами). Даются советы, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какие плюсы это дает. Приведены примеры оформления конкретных документов.

Переходим на ЭДО с иностранными партнерами: преимущества и риски

Рассказываем, какую экономию времени и денег дает переход на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с зарубежными контрагентами. Приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др. Объясняем, как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в нашей стране; с партнерами из каких стран российский бизнес может перейти на электронный документооборот благодаря налаженной инфраструктуре и что делать, если интересующей вас страны в этом списке нет. Поясняем оставшиеся вопросы при переходе на трансграничный электронный документооборот и даем алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО.

Что можно и нельзя делать в отпуске: ответы на вопросы

Анализируем позиции чиновников и суда по спорным вопросам, связанным с ежегодными оплачиваемыми отпусками. В частности, можно ли работать в отпуске; уйти в отпуск по основному месту работы, но остаться работать по внутреннему совместительству; не будут ли оспорены документы, подписанные во время нахождения работника в отпуске; можно ли отозвать «вредника» из отпуска, если он сам просит прервать отпуск; нужно ли продлить отпуск, если у работника заболел ребенок; насколько рискованно уволить за прогул, если работник задержался в отпуске; разрешено ли переводить работника на другую работу во время отпуска или уволить по сокращению.

Можно ли на втором листе документа оставить только подписи, если они не поместились на первом?

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Переходим на ЭДО с иностранными партнерами: преимущества и риски

Рассказываем, какую экономию времени и денег дает переход на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с зарубежными контрагентами. Приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др. Объясняем, как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в нашей стране; с партнерами из каких стран российский бизнес может перейти на электронный документооборот благодаря налаженной инфраструктуре и что делать, если интересующей вас страны в этом списке нет. Поясняем оставшиеся вопросы при переходе на трансграничный электронный документооборот и даем алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО.

Как подписываем доверенность?

Правомерно ли подписание доверенности, составленной на бумажном носителе, квалифицированной электронной подписью?