Top.Mail.Ru

Переходим на электронный кадровый документооборот

В конце прошлого года работодателям дали возможность перевести документооборот в сфере трудовых и связанных с ними отношений в электронный вид. Дадим понятную инструкцию с образцами документов, как перейти в цифру. Поясним, когда, какие подписи можно использовать; обязательно ли на работников получать электронные подписи в удостоверяющем центре; может ли один работник отказаться от перевода документов, касающихся его работы, в электронный вид, если весь персонал «за»; можно ли его в таком случае уволить; как получить согласия сотрудников и уведомить профсоюз и пр.

Цель статьи – ​максимально облегчить переход на кадровый электронный документооборот тем, кто уже на него решился, несмотря на наличие сложностей, о которых мы ранее предупреждали. Для этого мы будем пошагово рассматривать порядок перехода в соответствии с новыми нормами, комментировать каждый его этап и приводить образцы документов, прошедшие юридическую экспертизу и готовые для использования на практике.

1. Выбрать информационную систему и приобрести электронные подписи (если они отсутствуют)

Чтобы решить, какую информационную систему вы выберете, надо понимать, какие расходы организация на это понесет. По своему выбору работодатель может организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) либо с помощью платформы «Работа в России», либо другой информационной системы. Она должна:

  • обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
  • хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения документов сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Далее необходимо определиться с используемыми сторонами трудовых отношений подписями при электронном взаимодействии.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется работодателем в собственной информационной системе:

1) при заключении:

  • трудовых договоров,
  • договоров о материальной ответственности,
  • ученических договоров,
  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,

а также при внесении изменений в указанные договоры;

2) при подписании:

  • приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания,
  • уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных документов работодатель может использовать:

  • УКЭП;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора (УНЭП с соглашением сторон);
  • УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП от электронного правительства) (ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ).

С работниками, с одной стороны, сложнее, с другой – ​проще. Их больше, и затраты на выпуск им электронных подписей могут быть существенными. К документам, которые работодатель обязан подписывать УКЭП, а работники УКЭП или УНЭП (с соглашением сторон или от электронного правительства), добавляются также согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыве. А вот для иных документов они могут использовать простую электронную подпись. Но только если соглашением сторон трудового договора установлены:

  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и
  • требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ).

Если говорить о платформе «Работа в России», то работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП от электронного правительства (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ). Работник (или лицо, поступающее на работу) может использовать те же виды подписи, а также простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных или муниципальных услуг в электронной форме (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ).

Более того, работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную им электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ). Но отсутствие электронной подписи не может быть основанием для отказа от приема на работу (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Если подписи у работника нет,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как оформлять лист согласования ЛНА?

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – ​что значит «неотъемлемой частью документа»: — лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? — или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т. е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Как подписываем доверенность?

Правомерно ли подписание доверенности, составленной на бумажном носителе, квалифицированной электронной подписью?

Подписи сторон на договоре

Каждая подпись в договоре должна быть проставлена лицом, обладающим достаточными для этого полномочиями. Как определить наличие полномочий у подписанта? Где и как это проверить? Как быть в ситуации, когда вы не можете присутствовать физически на подписании договора? Когда подписант по доверенности предпочтительнее? Как использовать электронную подпись? Разбираемся, как снизить риски при подписании договора и проверке полномочий второй стороны.

Подписи нескольких директоров: проверяем полномочия

В организации одномоментно у власти может быть несколько директоров. Как вести себя с компанией, у которой в руководстве несколько «голов»? Как проверить, сколько подписей руководителей одной организации должно быть на документе (договоре, письме и пр.), подписанном вашим контрагентом, чтобы он имел полную силу? Как правильно оформляются подписи в этом случае? Как обезопасить себя при заключении сделки с такой организацией? В статье даем готовые формулировки для документов.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Риски использования факсимиле

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, когда можно использовать факсимиле и как в документах прописать его применение. Теперь поговорим о документах, на которых факсимиле ставить нельзя, а также рисках его использования, например, в случае делегирования полномочий. Анализ судебной практики поможет сделать важные для работы выводы.

Регламентация использования факсимиле

В прошлом номере журнала мы рассказали о том, когда допустимо использовать факсимиле, и дали образцы для формулировок в документах о применении факсимиле. Сейчас же сосредоточимся на порядке использования факсимиле сотрудниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Приведены образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно оформить и организовать правильное использование факсимиле на практике.

Как оформлять лист согласования ЛНА?

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – ​что значит «неотъемлемой частью документа»: — лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? — или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т. е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?