Переходим на электронный кадровый документооборот

Цель статьи – ​максимально облегчить переход на кадровый электронный документооборот тем, кто уже на него решился, несмотря на наличие сложностей, о которых мы ранее предупреждали. Для этого мы будем пошагово рассматривать порядок перехода в соответствии с новыми нормами, комментировать каждый его этап и приводить образцы документов, прошедшие юридическую экспертизу и готовые для использования на практике.

1. Выбрать информационную систему и приобрести электронные подписи (если они отсутствуют)

Чтобы решить, какую информационную систему вы выберете, надо понимать, какие расходы организация на это понесет. По своему выбору работодатель может организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) либо с помощью платформы «Работа в России», либо другой информационной системы. Она должна:

• обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
• хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения документов сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Далее необходимо определиться с используемыми сторонами трудовых отношений подписями при электронном взаимодействии.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется работодателем в собственной информационной системе:

1) при заключении:

• трудовых договоров,
• договоров о материальной ответственности,
• ученических договоров,
• договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,

а также при внесении изменений в указанные договоры;

2) при подписании:

• приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания,
• уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных документов работодатель может использовать:

• УКЭП;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора (УНЭП с соглашением сторон);
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП от электронного правительства) (ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ).

С работниками, с одной стороны, сложнее, с другой – ​проще. Их больше, и затраты на выпуск им электронных подписей могут быть существенными. К документам, которые работодатель обязан подписывать УКЭП, а работники УКЭП или УНЭП (с соглашением сторон или от электронного правительства), добавляются также согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыве. А вот для иных документов они могут использовать простую электронную подпись. Но только если соглашением сторон трудового договора установлены:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и
• требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ).

Если говорить о платформе «Работа в России», то работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП от электронного правительства (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ). Работник (или лицо, поступающее на работу) может использовать те же виды подписи, а также простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных или муниципальных услуг в электронной форме (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ).

Более того, работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную им электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ). Но отсутствие электронной подписи не может быть основанием для отказа от приема на работу (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Если подписи у работника нет,...