Top.Mail.Ru

О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной

Записи о приеме на работу среди кадровиков считаются самыми простыми с точки зрения внесения в бумажные трудовые книжки. Но ровно до тех пор, пока не столкнешься с нетипичной ситуацией: можно ли заводить трудовую книжку или вносить в нее записи с первого дня работы сотрудника? а использовать штамп с названием организации? обязательно ли указывать структурное подразделение, в которое работник принят? нужно ли отражать вахтовый метод работы? какую запись внести в трудовую руководителя организации: принят на работу, избран или назначен на должность? и что указывать в графе «Основание» – ​приказ или протокол общего собрания? С появлением «электронных трудовых книжек» к этому списку добавились новые вопросы: как понять, какую трудовую книжку – ​бумажную или электронную – ​надо вести на нового сотрудника? в какой срок направить отчет по форме СЗВ-ТД при приеме нового работника и можно ли его сдать в бумажном виде? нужно ли его оформлять при приеме на работу по совместительству? что делать, если при приеме новый работник сразу подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2021, № 02 / 2021, № 03 / 2021
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2021, № 02 / 2021, № 03 / 2021

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку сотрудника сразу после заполнения титульного листа. О том, как правильно его заполнить при заведении трудовой новому сотруднику впервые, где брать бланк трудовой книжки и какие еще действия необходимо осуществить при первичном оформлении этого документа, мы неоднократно рассказывали на страницах журнала. В рамках данной статьи будем говорить о том, как правильно заполнить раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой и что отражать в сведениях о трудовой деятельности по новым правилам.

Напомним, что согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ и п. 10 Правил 1 запись в бумажную трудовую книжку должна быть внесена:

  • не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (или соответствующего решения работодателя) 2, но
  • не ранее истечения 5 дней с даты начала работы.

Примечательна в этой связи позиция Роструда. На вопрос, можно ли работодателю заводить трудовую книжку или вносить в нее записи с первого дня работы сотрудника, на сайте онлайнинспекция.рф эксперт ведомства пояснил, что «можно. Какая-либо ответственность работодателя за то, что он оформит работнику трудовую книжку в первый день работы, нормами действующего законодательства не предусмотрена» 3.

Мнение эксперта

Сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель ведет по новым правилам, называют электронной трудовой книжкой 4. По сути, вместо бумажной трудовой книжки появляется единая база данных о трудовой деятельности сотрудников, хранящаяся в ПФР. Формироваться она начала с 1 января 2020 года с помощью отчета по форме СЗВ-ТД (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). В нее передаются практически все сведения, которые учитываются в бумажной трудовой книжке 5. Это:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Подавать СЗВ-ТД в 2020 г. при приеме на работу нового сотрудника необходимо не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник принят на работу (п. 1.6 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Например, вы приняли сотрудника на работу 03.11.2020. Отправить отчет на него необходимо не позднее 15.12.2020.  

А с 2021 г. сроки подачи СЗВ-ТД значительно сокращены, даже по сравнению с оформлением бумажной трудовой книжки. Так, при приеме на работу отчет придется подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (другого документа, п. 1.8 Порядка заполнения СЗВ-ТД 6). Напомним, что приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее трех дней со дня, когда сотрудник приступил к работе (ст. 68 ТК РФ). Таким образом, если нового сотрудника приняли на работу 11.01.2021, издали приказ о приеме на работу 13.01.2021, то отправить СЗВ-ТД в ПФР необходимо не позднее 14.01.2021.

Сдается СЗВ-ТД в территориальное отделение ПФР по месту учета работодателя (организации или ИП). Если численность работающих в компании 25 и более сотрудников, то подать отчетность необходимо в электронном виде (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Если менее, то работодатель может выбрать электронный или бумажный способ. На бумаге СЗВ-ТД подается лично, через уполномоченного представителя или заказным письмом с уведомлением по почте.

Ниже покажем схематично, какую трудовую книжку заводить работнику при приеме на работу (Схема).

Схема. Какую трудовую книжку оформлять при приеме на работу

Как указывать наименование организации-работодателя

При оформлении приема на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и сокращенное (при его наличии, пишется в скобках после полного) наименования организации. Для этой записи номер в графе 1 и дата в графе 2 не указываются.

Обратите внимание: внесение только сокращенного наименования организации без полного является ошибкой! Равно как и отсутствие наименования организации-работодателя вовсе.

Можно ли не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации? Роструд полагает, что использование штампа с названием юридического лица при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо от 19.08.2015 № 1922-6-1). Образец проставления штампа с наименованием организации в трудовой книжке работника см. в Примере 1.

Пример 1. Запись о приеме на работу (вахтовым методом) в бумажной трудовой книжке с использованием штампа с названием организации-работодателя

Мнение эксперта

Данные о работодателе указываются в каждом отчете по форме СЗВ-ТД (Пример 2). Как и в бумажной трудовой книжке, необходимо написать наименование организации в соответствии с учредительными документами (п. 2.1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Официальное уточнение, надо ли указывать и полное, и сокращенное наименование (при его наличии), не сделано. Полагаем, достаточно будет полного названия организации. Интересно, что в примерах заполнения СЗВ-ТД, которые представлены на сайте ПФР, наименование организационно-правовой формы указано в сокращенном виде: ООО «Прометей».

Отличие от бумажной трудовой состоит в том, что в СЗВ-ТД указываются также следующие данные о работодателе:

  • регистрационный номер в ПФР (номер, присвоенный работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ);
  • ИНН и КПП.

Если работодатель – ​индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, занимающийся частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Заполнить нужно будет и остальные данные (регистрационный номер и ИНН) (Пример 3).

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

7 ответов на кадровые вопросы по мобилизованным

Что делать, если работник исчез без предъявления повестки или не успел оформить заявление о приостановлении действия трудового договора, как того требует ТК РФ? А если он пропал и скрывается, не будучи официально мобилизованным? Как работодателю принять нового работника на место мобилизованного? Как уволить срочника после возвращения мобилизованного? Что делать с замещающим работником, если мобилизованный не вышел на работу после окончания мобилизации и его уволили за это? По каким основаниям разрешено увольнять мобилизованных? Как прекратить трудовой договор в случае смерти или признания безвестно отсутствующим ранее мобилизованного сотрудника? В статье даем ответы на эти вопросы и разбираем связанные с ними ситуации. Приводим образцы отдельных формулировок и оформления документов: условия трудового договора о сроке его действия при заключении с работником, замещающим мобилизованного, и приказа о приеме на работу; допсоглашения к трудовому договору с замещающим мобилизованного о том, что он трансформируется в действующий неопределенный срок в связи с увольнением замещаемого сотрудника; приказа об увольнении в связи с невыходом на работу в течение 3 месяцев после окончания военной службы по контракту, записей в бумажную трудовую книжку и подраздел ЕФС-1 для этой ситуации; приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника и расписки в получении трудовой книжки погибшего работника его супругой.

Как заверить копию трудовой книжки работника?

Казалось бы, в век цифровых технологий понятие копии трудовой книжки должно бы уйти в прошлое: выписку со сведениями о трудовой деятельности СТД-ПФР можно получить, кликнув пару раз мышкой на портале госуслуг. Но пока в сейфах работодателей хранится хоть одна бумажная трудовая книжка, вопрос правильного оформления ее копии останется актуальным. Объясняем, когда работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки работнику, как правильно копировать этот документ (можно ли на 1 странице копии размещать сразу 2 разворота или нужно копировать только по 1 развороту на каждой странице), каким способом скреплять листы копии и в каком месте ставить заверительную надпись, а также как зафиксировать вручение заверенной копии книжки сотруднику. Приводим образцы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки и, собственно, отметки о заверении копии (с указанием, где именно ее лучше расположить). Рассказываем про любопытную судебную практику по вопросу о том, какой способ заверения копии считать надлежащим.

Что делать с испорченными бланками трудовой книжки и вкладыша?

В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Когда без создания комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее не обойтись? Каким образом правильно составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какие есть варианты по исправлению записей, если поспешили внести сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше в книгу учета их движения, а потом этот бланк оказался испорчен? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Приводим образцы приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, актов об уничтожении указанных бланков (составленных как комиссионно, так и единолично); примеры заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланков.

Дополнительные документы соискателя

В статье приводим подробный обзор документов, которые работодатель на практике часто запрашивает у соискателей в целях оценки их соответствия вакансиям по профессиональным и деловым качествам, хотя это и не предусмотрено законом (резюме, анкета, заявление о приеме на работу и т. п.), а также тех, наличие которых обязательно должно быть обеспечено даже при отказе в трудоустройстве (согласие на обработку персданных). Со ссылками на судебную практику объясняем, с какими рисками может столкнуться работодатель в данной сфере, например, если будет обосновывать отказ в приеме на работу непредставлением полностью заполненной анкеты или резюме, – хотя в судебной практике есть и решения в пользу работодателей, о которых мы тоже рассказываем. Узнаете, как такие риски нивелировать. В вашем распоряжении окажутся формы анкеты для соискателя и заявления о приеме на работу (о его роли скажем отдельно), образец оформления согласия на обработку персданных кандидата (этот документ должен быть в любом случае). Будете в курсе, какие разъяснения дал Роскомнадзор, в т. ч. как быть в ситуации поступления в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, если однозначно определить лицо, его направившее, не представляется возможным.

Сложные вопросы составления и внесения изменений в штатное расписание

Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.