Top.Mail.Ru
С 2023 года в жизнь кадровых и бухгалтерских служб вошел новый отчет «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». За прошедшее время накопились вопросы, связанные с его оформлением. Рассказываем, когда кадровику нужно заполнять ЕФС-1 и на какие разделы обратить особое внимание. Приводим 14 примеров заполнения документа для различных ситуаций, связанных с кадровыми мероприятиями.

Напомним, форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п 1. Единая форма объединила в себе отчетность по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Получилась достаточно объемная (несколько листов) отчетность, состоящая из титульного листа и нескольких разделов и подразделов. При этом для каждого конкретного случая необходимо выбрать, заполнить и передать в СФР только свой раздел, т.е. ЕФС-1 сдается по частям. Кадровым специалистам обычно достается отчетность со сведениями о трудовой деятельности (бывшая форма СЗВ-ТД) и страховом стаже (бывшая форма СЗВ-СТАЖ). Эти случаи мы и рассмотрим. А начнем с особенностей заполнения титульного листа.

Титульный лист ЕФС-1

Все отчеты по форме ЕФС-1 начинаются с титульного листа. Прежде всего здесь содержится информация о страхователе-работодателе, причем правила оформления немного различаются для юридических и физических лиц (см. Таблицу ниже).

Таблица. Правила заполнения титульного листа ЕФС-1

Поля ОКФС, ОКОГУ, ОКПО обязательны для заполнения только для бюджетников при передаче отчета со сведениями о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3).

Также на титульном листе предусмотрено отражение сведений о страхователе, за которого представляются сведения. Если страхователь отчитывается сам за себя, заполнять этот блок не требуется. Он заполняется, если потребовалось скорректировать данные по страхователю, который уже снят с учета, но имеет правопреемника. Так, ошибки в персучете ООО «Январь», которое было реорганизовано путем присоединения к ООО «Календарь», сможет исправлять его правопреемник – ​ООО «Календарь».

Заключительный блок титульного листа содержит сведения о подписанте: наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя), подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии). Для организаций также предусмотрено проставление печати (при ее наличии). Ниже указывается дата подписания отчета.

Подпись в этом разделе заверяет не только сведения на титульном листе, а весь отчет целиком (остальные листы формы идут «прицепом» к титульному).

Подраздел со сведениями о трудовой деятельности и страховом стаже

Интересующие нас в первую очередь сведения о трудовой деятельности и страховом стаже работников находятся в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».

Он начинается с информации о зарегистрированном лице, по которому передается отчет. Здесь вносятся данные о СНИЛС, ИНН, Ф.И.О. (при наличии), дата рождения, а также информация о гражданстве:

  • в поле «Статус ЗЛ» указывается код статуса зарегистрированного лица (например, граждане РФ кодируются как «ГРФ»);
  • поле «Гражданство (код страны)» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира 2 (так, цифровой код для России – ​643), а при отсутствии гражданства указывается код «000».

Пример 2. Заполнение информации о сотруднике в подразделе 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

Далее в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 идут три подраздела.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» предназначен для передачи информации:

  • о выборе бумажной трудовой книжки или отказе от нее;
  • кадровых мероприятиях по сотруднику;
  • а также о заключенных и прекращенных договорах гражданско-правового характера.

Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности вносятся при поступлении соответствующего заявления от работника (указывается дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ») либо для исправления ранее переданной информации:

  • если ошиблись в дате, то в соответствующем поле ставится верная информация;
  • если требуется аннулировать запись, то указывается ранее написанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Сведения о кадровых мероприятиях и договорах гражданско-правового характера (ГПХ) отражаются в табличной форме:

Графы Что заполняется
1 Номер записи по каждому кадровому мероприятию и/или по каждому договору ГПХ (причем используется сквозная нумерация)
2 Дата кадрового мероприятия (или даты начала и окончания периода работы по договору ГПХ) в формате «ДД.ММ.ГГГГ»
3 Наименование мероприятия (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ), ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ)
4 Заполняется, только если работа по трудовому договору или договору ГПХ осуществлялась в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и имеет кодировку РКС или МКС соответственно
5 Предназначена только для работников. Здесь пишутся:
– наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор);
– для государственных и муниципальных служащих также код должности по соответствующему реестру должностей;
– на каком основании, на какой срок и какую должность осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься) в соответствии с приговором суда
6 Указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовой функции...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как правильно заполнять графу 7 в подразделе 1.1 отчета по форме ЕФС-1?

Спасибо за полезную статью в журнале № 11’ 2023 «Заполнение ЕФС-1 для кадровика». По итогам ее прочтения возник вопрос. Как правильно заполнять графу 7 в подразделе 1.1 отчета по форме ЕФС-1 с причиной увольнения: «трудовой договор прекращен / расторгнут» или «уволен»? В трудовой книжке мы пишем, что работник уволен, а не то, что с ним прекращен трудовой договор (руководствуясь Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утв. Минтрудом России).

Призыв работников по мобилизации: оформление документов

Даем пошаговую инструкцию по кадровым мероприятиям с комплектом образцов оформления документов в связи с частичной мобилизацией: общий приказ об урегулировании трудовых и связанных с ними отношений с работниками и кадровых мероприятиях в связи с объявлением частичной мобилизации в РФ; акт об отказе работника получить повестку; тексты уведомлений работнику о необходимости явки на работу для получения повестки и военкомату о невозможности вручить работнику повестку в связи с его отсутствием; заявление работника о приостановлении действия его трудового договора в связи с призывом на военную службу по мобилизации; приказы об освобождении работника от работы на период выполнения государственных обязанностей с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, о приостановлении действия трудового договора с работником (для различных ситуаций), о возобновлении действия трудового договора после окончания периода военной службы по мобилизации. Узнаете также о законопроектах, касающихся отдельных аспектов мобилизации.

Новые формы отчетности работодателей с 2023 года

С 1 января 2023 года работа бухгалтеров и кадровиков в очередной раз претерпела изменения. Ранее на страницах журнала мы уже рассказали о глобальных поправках в связи с объединением ПФР и ФСС РФ. Теперь настал черед поговорить о новых формах отчетности, которые появились с этого года и касаются работников.

Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Многие компании весной 2022 года столкнулись с неприятной ситуацией, когда из-за международных санкций и невозможности закупки из-за рубежа сырья, комплектующих и пр. для производства они оказались вынуждены приостановить деятельность или сократить объемы производства, реализации и пр. А когда из-за санкций для российских авиакомпаний закрывается небо, это значит, что авиакомпании, аэропорты, все обслуживающие и т. п. компании, ведущие свою деятельность в аэропортах, вынуждены приостановить работу полностью или в соответствующей части. В этом случае работодателям приходится пользоваться нормой об объявлении простоя. Давайте разбираться, на какой срок его можно ввести, в отношении каких работников, как оплатить, какими документами оформить. В статье приведены образцы служебной записки и акта о простое, которые могут быть положены в основание для издания приказа об объявлении простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работников, а также пример оформления самого приказа.

Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию

В случае возникновения конфликта с работником работодатели нередко предлагают ему уволиться «по собственному» вместо негативной записи в трудовой книжке. Однако они забывают, что написавший заявление об увольнении по собственному желанию работник вправе отозвать его в любое время. Сэкономить на суде поможет материал нашего эксперта. В нем проанализированы типичные ошибки работодателей, из-за которых работников восстанавливают на работе.

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки. Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение. Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?