Top.Mail.Ru

Работник отказался подписывать документ. Как составить акт?

В конфликтных ситуациях суды всегда исследуют документы на наличие в них подписи (в т. ч. об ознакомлении) сотрудника, с которым идет спор. Логика понятна: если на документе отсутствует его подпись, значит, он, вероятнее всего, не был ознакомлен с этим документом. Но злоупотребляют в трудовых конфликтах не только работодатели, но и работники, которые часто отказываются от удостоверения своей подписью факта ознакомления с документами. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю необходимо составить акт об отказе работника поставить подпись об ознакомлении. Что нужно предусмотреть в акте, какие данные следует в него включить? Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи? Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта? Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт, и может ли он быть составлен без комиссии? В статье проводим образцы актов под различные ситуации и отвечаем на вопросы читателей, поступившие в издательство.

Зачем нужен акт

С момента приема на работу сотрудника необходимо знакомить со всеми документами, касающимися его трудовой деятельности. Факт ознакомления сотрудника традиционно подтверждается его личной подписью. Стоит заметить, что с развитием электронного документооборота данный способ подтверждения ознакомления все больше выглядит как анахронизм. Однако «из закона буквы не выкинешь», требованию необходимо следовать буквально и неукоснительно.

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Для приведения в чувство тех, кто считает себя умнее законодателя, существует госинспекция труда и ст. 5.27 КоАП РФ. Отметим, что отсутствие подписи работника на документах является одним из излюбленных видов нарушений, выявляемых инспекторами. Хотя бы потому, что выявлять их достаточно легко. Да, для крупных компаний санкции не выглядят запредельно жестокими, но ведь львиная доля нарушений приходится на средние и небольшие компании, традиционно не имеющие ни квалифицированной консультационной поддержки со стороны профессионалов кадрового сообщества, ни, чего уж греха таить, особого желания заниматься бюрократическими процедурами оформления документов. Для таких компаний штрафы в 50 000-70 000 уже достаточно весомы. Добавим к этому риск дисквалификации для генерального директора, и ситуация начинает выглядеть достаточно мрачно. Это повод задуматься над необходимостью потратить немного времени и сил для создания нормального кадрового документооборота в компании.

Когда вариантов нет…

При обсуждении проблемы отказа от подписи необходимо различать две принципиально разные ситуации:

  1. Когда подпись работника подтверждает его собственное волеизъявление. В этом случае она удостоверяет волю работника и служит практически единственно возможным доказательством при возникновении спора о содержании документа. Поэтому невозможно чем-то заменить подпись работника, например, на соглашении об изменении трудового договора или на соглашении о его расторжении по основанию, предусмотренному ст. 78 ТК РФ.
  2. Когда подпись работника подтверждает факт ознакомления с волеизъявлением работодателя. В этом случае подпись носит ярко выраженный процедурный характер. По сути, она является способом доказать факт ознакомления сотрудника с изменениями правил, которым он обязан следовать, или предъявления ему законного требования работодателя. ТК РФ придал ей усиленный вес, можно даже сказать, ритуальный характер, но для трудовых комиссий (комиссия по охране труда, комиссия по трудовым спорам и т. п.) или в суде такая подпись является только одним из возможных способов подтверждения факта. Традиционным способом ее замены служит акт отказа от подписи.

Акт по форме или без?

Один из типичных вопросов кадровиков в такой ситуации – ​по какой форме делать акт? Об этом нет ни слова ни в ТК РФ, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Сотрудники старой закалки ориентируются:

  • на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, далее – ​ГОСТ Р 7.0.97-2016) и
  • Методические рекомендации по его применению (разработаны ВНИИДАД), где есть форма акта (без привязки к нашей ситуации отказа от подписи). Но к ней есть вопросы. Поэтому далее разберем в подробностях, как лучше оформлять этот документ.

Напомним вам, что любые документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Значит, и обязанность соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствует, а вот право и возможность это делать есть.

Также достаточно часто приходится слышать другой вопрос – ​надо ли утверждать форму акта приказом работодателя? Безусловно, с целью унификации документов организации и для удобства работы компания может утвердить формы внутренних документов, включая и акты отказов от подписи. Однако действующее законодательство не содержит такого требования. Обязательному утверждению подлежит только бухгалтерская первичная учетная документация. Акты отказов от подписи к таковым не относятся.

Фрагмент документа

Часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Что должно быть в акте?

Информацию в акте можно разделить на два больших блока:

  • служебная (вспомогательная) информация:
    • данные об организации: обязательно ее наименование, но могут быть еще контактные и идентификационные данные;
    • перечень лиц: один...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как работодателю предотвратить конфликт интересов

От кадровиков нередко требуют прописать возможные случаи конфликта интересов в локальных нормативных актах, а также зафиксировать запрет на конфликт интересов в трудовом договоре. Что представляет собой на практике конфликт интересов? И кого можно уволить по п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за непринятие работником мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов, стороной которого он является, в случаях, предусмотренных законодательством, если указанное действие дает основание для утраты доверия к работнику со стороны работодателя? Можно ли привлечь работника к ответственности, если работодатель усматривает конфликт интересов, а сам сотрудник его скрывает? Подробно разбираем эти и связанные с ними вопросы. В вашем распоряжении будут готовые формулировки для документов. А наш обзор судебной практики поможет учесть чужие ошибки, не допустив своих.

Как сохранить хорошие отношения после корпоратива

На службе по работе с персоналом (нередко совместно с отделом связей с общественностью, службой безопасности, юридическим отделом и пр.) лежит важная обязанность по организации корпоративных мероприятий. Как известно, одной из целей корпоратива является сплочение персонала, ликвидация потенциальной или уже существующей напряженности в коллективе. Особенно удачно это можно сделать именно под Новый год: праздник считается в России традиционно семейным, одним из самых любимых. Вот и коллектив предприятия хорошо поместить в теплую семейную обстановку. Но порой получается все с точностью до наоборот, когда именно после корпоратива работники делают неутешительное заключение: «Я думал, у нас нормальная контора, а у нас…». Рассказываем, откуда может проистекать такой пессимизм, что обычно служит ему причиной и на что обратить внимание, чтобы праздничное мероприятие запомнилось надолго позитивными эмоциями.

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Три ошибки при увольнении за неоднократное неисполнение обязанностей

Работник несколько раз нарушил трудовую дисциплину. Можно ли его уволить за это по неоднократности? Можно, но осторожно, чтобы не совершить ошибку, обнуляющую увольнение. Мы отобрали три распространенных ошибки работодателей, из-за которых суды чаще всего признают незаконным увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. На основе анализа судебной практики даем рекомендации, как их избежать и не допустить восстановления сотрудника.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.