Работник отказался подписывать документ. Как составить акт?

В конфликтных ситуациях суды всегда исследуют документы на наличие в них подписи (в т. ч. об ознакомлении) сотрудника, с которым идет спор. Логика понятна: если на документе отсутствует его подпись, значит, он, вероятнее всего, не был ознакомлен с этим документом. Но злоупотребляют в трудовых конфликтах не только работодатели, но и работники, которые часто отказываются от удостоверения своей подписью факта ознакомления с документами. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю необходимо составить акт об отказе работника поставить подпись об ознакомлении. Что нужно предусмотреть в акте, какие данные следует в него включить? Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи? Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта? Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт, и может ли он быть составлен без комиссии? В статье проводим образцы актов под различные ситуации и отвечаем на вопросы читателей, поступившие в издательство.

Зачем нужен акт

С момента приема на работу сотрудника необходимо знакомить со всеми документами, касающимися его трудовой деятельности. Факт ознакомления сотрудника традиционно подтверждается его личной подписью. Стоит заметить, что с развитием электронного документооборота данный способ подтверждения ознакомления все больше выглядит как анахронизм. Однако «из закона буквы не выкинешь», требованию необходимо следовать буквально и неукоснительно.

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Для приведения в чувство тех, кто считает себя умнее законодателя, существует госинспекция труда и ст. 5.27 КоАП РФ. Отметим, что отсутствие подписи работника на документах является одним из излюбленных видов нарушений, выявляемых инспекторами. Хотя бы потому, что выявлять их достаточно легко. Да, для крупных компаний санкции не выглядят запредельно жестокими, но ведь львиная доля нарушений приходится на средние и небольшие компании, традиционно не имеющие ни квалифицированной консультационной поддержки со стороны профессионалов кадрового сообщества, ни, чего уж греха таить, особого желания заниматься бюрократическими процедурами оформления документов. Для таких компаний штрафы в 50 000-70 000 уже достаточно весомы. Добавим к этому риск дисквалификации для генерального директора, и ситуация начинает выглядеть достаточно мрачно. Это повод задуматься над необходимостью потратить немного времени и сил для создания нормального кадрового документооборота в компании.

Когда вариантов нет…

При обсуждении проблемы отказа от подписи необходимо различать две принципиально разные ситуации:

  1. Когда подпись работника подтверждает его собственное волеизъявление. В этом случае она удостоверяет волю работника и служит практически единственно возможным доказательством при возникновении спора о содержании документа. Поэтому невозможно чем-то заменить подпись работника, например, на соглашении об изменении трудового договора или на соглашении о его расторжении по основанию, предусмотренному ст. 78 ТК РФ.
  2. Когда подпись работника подтверждает факт ознакомления с волеизъявлением работодателя. В этом случае подпись носит ярко выраженный процедурный характер. По сути, она является способом доказать факт ознакомления сотрудника с изменениями правил, которым он обязан следовать, или предъявления ему законного требования работодателя. ТК РФ придал ей усиленный вес, можно даже сказать, ритуальный характер, но для трудовых комиссий (комиссия по охране труда, комиссия по трудовым спорам и т. п.) или в суде такая подпись является только одним из возможных способов подтверждения факта. Традиционным способом ее замены служит акт отказа от подписи.

Акт по форме или без?

Один из типичных вопросов кадровиков в такой ситуации – ​по какой форме делать акт? Об этом нет ни слова ни в ТК РФ, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Сотрудники старой закалки ориентируются:

  • на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, далее – ​ГОСТ Р 7.0.97-2016) и
  • Методические рекомендации по его применению (разработаны ВНИИДАД), где есть форма акта (без привязки к нашей ситуации отказа от подписи). Но к ней есть вопросы. Поэтому далее разберем в подробностях, как лучше оформлять этот документ.

Напомним вам, что любые документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Значит, и обязанность соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствует, а вот право и возможность это делать есть.

Также достаточно часто приходится слышать другой вопрос – ​надо ли утверждать форму акта приказом работодателя? Безусловно, с целью унификации документов организации и для удобства работы компания может утвердить формы внутренних документов, включая и акты отказов от подписи. Однако действующее законодательство не содержит такого требования. Обязательному утверждению подлежит только бухгалтерская первичная учетная документация. Акты отказов от подписи к таковым не относятся.

Фрагмент документа

Часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Что должно быть в акте?

Информацию в акте можно разделить на два больших блока:

  • служебная (вспомогательная) информация:
    • данные об организации: обязательно ее наименование, но могут быть еще контактные и идентификационные данные;
    • перечень лиц: один составитель...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Возмещение морального вреда в трудовых спорах

В последнее время из-за пандемии количество трудовых споров в судах стремительно растет и вместе с ними работники все чаще стали заявлять требования о компенсации морального вреда. Кстати пришлись и недавние изменения в ТК РФ, уточняющие сроки обращения работников в суд с исками о возмещении морального вреда. В статье рассказываем об условиях и порядке компенсации морального вреда. Проанализировав судебную практику, даем советы работодателям, как не допустить судебного разбирательства по таким спорам. Приводим образцы документов. Отдельно разъясняем особенности выплаты компенсаций сотрудникам, пострадавшим в результате несчастного случая на производстве.

Мировое соглашение в трудовых спорах: в чем выгода и как заключить

Пандемия принесла в трудовые конфликты одну особенность – ​суды стали все чаще настаивать на заключении мировых соглашений. Разберем, что из себя представляет мировое соглашение в трудовом споре с точки зрения процессуального законодательства, какие действия необходимо осуществить для его заключения, а также на конкретных кейсах рассмотрим случаи, когда работодателю намного выгоднее инициировать процедуру заключения мирового соглашения, чем ждать вынесения решения судом.

Судебные расходы в трудовых спорах

В ходе судебного разбирательства стороны обычно несут расходы на ведение дела: оплата государственной пошлины за подачу иска и суммы, подлежащие выплате свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам, расходы на оплату услуг представителей, иные траты. По общему правилу стороне, в пользу которой состоялось решение, суд присуждает возместить с другой стороны все понесенные по делу судебные расходы (ст. 98 Гражданского процессуального кодекса РФ). Однако не все работодатели в курсе, что это правило не распространяется на дела с участием граждан, обратившихся за защитой трудовых прав, даже если решение суда будет вынесено не в их пользу (ст. 393 ТК РФ). Согласно нормам трудового законодательства, при обращении в суд по любым трудовым спорам работники освобождаются от уплаты госпошлины и других судебных расходов. Это правило действует на всех стадиях обращения работника в судебные инстанции. Такой подход объясняется тем, что трудящийся считается наиболее уязвимым участником трудовых отношений. А потому ему предоставлены законом различные гарантии и льготы, в том числе и в рамках судебных процессов. В итоге может оказаться, что суд обойдется совсем не дешево. В статье рассказываем о том, всегда ли работники освобождаются от судебных расходов, в т. ч. как быть в ситуации, когда факт трудовых отношений так и не был доказан; может ли взыскавший с работника материальный ущерб работодатель требовать компенсировать ему судебные издержки, а также вправе ли работодатель заявить о взыскании с сотрудника госпошлины, уплаченной при подаче иска о компенсации расходов на обучение. Приводим руководящие постановления Пленума ВС РФ, а также текущую практику судов общей юрисдикции (в ряде вопросов она до сих пор неоднозначна). Разъясняем спорные ситуации, связанные с размерами госпошлины и порядком оплаты экспертизы. Узнаете, почему работодателю придется оплатить стоимость судебной экспертизы, назначенной по инициативе работника, даже если он проиграет в итоге дело.

Когда суд восстановит работнику срок для обращения с иском

Сроки для обращения в суд по трудовым спорам весьма короткие. И не всегда истцу удается их соблюсти. Иногда это вызвано какими-то чрезвычайными и уважительными обстоятельствами. А иногда пропуск установленного ТК РФ времени для обращения за судебной защитой связан с тем, что истец просто-напросто не знал, в какой срок следовало подать заявление. Однако при всем при этом истец не лишен права ходатайствовать о восстановлении пропущенного по уважительной причине срока. В статье, опираясь на судебную практику, анализируем, какие причины могут признать уважительными, а какие нет и какого рода доказательства обычно принимают во внимание. Пойдет ли суд навстречу работнику, если он пропустил срок обращения в суд с иском из-за того, что сначала пожаловался на работодателя в ГИТ или прокуратуру и ждал ответа? А если он подал иск не в тот суд, получил документы обратно и при обращении в надлежащий суд срок уже оказался пропущенным? Как расценивать ситуацию, когда работник подал с запозданием иск о взыскании недоплаченной ему работодателем зарплаты вследствие того, что последний не выдавал расчетные листки? Наконец, будут ли уважительными причины пропуска срока ограничения, связанные с распространением новой коронавирусной инфекции Covid-19? Все зависит от нюансов, которые мы разбираем подробно.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Мировое соглашение в трудовых спорах: в чем выгода и как заключить

Пандемия принесла в трудовые конфликты одну особенность – ​суды стали все чаще настаивать на заключении мировых соглашений. Разберем, что из себя представляет мировое соглашение в трудовом споре с точки зрения процессуального законодательства, какие действия необходимо осуществить для его заключения, а также на конкретных кейсах рассмотрим случаи, когда работодателю намного выгоднее инициировать процедуру заключения мирового соглашения, чем ждать вынесения решения судом.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Дисквалификация: процедура и последствия

За административное правонарушение может быть взыскан штраф. Но для руководителей и некоторых других категорий работников есть и более серьезное наказание – ​дисквалификация. Оно заключается в лишении права занимать определенные должности и осуществлять управление юридическим лицом, а также некоторые другие виды деятельности. Работодателю лучше заранее готовиться к дисквалификации директора (или другого сотрудника), в противном случае такое наказание может парализовать всю работу. Мы подготовили ответы на топ-10 самых актуальных и наболевших вопросов о дисквалификации, в т. ч.: кого и за что могут дисквалифицировать, в течение какого времени ожидать такое наказание, какой запрет могут установить, в чем конкретно на практике заключается дисквалификация, можно ли ее обжаловать и в какие сроки, когда она начинается, сколько действует и чем еще грозит для самого «виновника» и работодателя, что должен сделать дисквалифицированный в обязательном порядке и как проверить, не вынесено ли в отношении трудоустраиваемого кандидата решение о дисквалификации.