Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме дистанционных работников). Однако Минтруд РФ планирует перевести кадровые документы в электронный формат. Проанализируем судебную практику, где в трудовых спорах фигурировали электронные документы. А также дадим рекомендации работодателю, что включить в трудовой договор и локальные нормативные акты, чтобы обезопасить себя от претензий работников и контролеров.

На начало 2018 года количество интернет-пользователей старше 16 лет в нашей стране составило 87 млн человек. Практически у каждого есть электронная почта, мессенджеры, аккаунты в социальных сетях, что значительно облегчает общение не только с друзьями, но и помогает решать рабочие вопросы. Работодатели все чаще используют электронные каналы для связи с сотрудниками, законодательно закреплен дистанционный труд. Судебная система также не стоит на месте и постоянно адаптируется под современные реалии. Давайте разберемся, как в настоящее время суды реагируют на электронные доказательства. Можно ли в качестве доказательства представить отсканированную копию заявления об увольнении, и как подтвердить, что она поступила от работника?

Стремительно развивающиеся информационные технологии подталкивают нас к внедрению новых возможностей в практику работы. Электронная почта значительно облегчает процесс взаимодействия компании со своими сотрудниками. Однако работодателям все равно приходится получать от подчиненных собственноручные подписи на оригинальных печатных документах, поскольку такие правила диктует закон. Но как быть, если имеется только документ, полученный по электронной почте? Примет ли его суд? Может ли организация внедрить электронный документооборот в отношениях с сотрудниками, и как на это посмотрят инспекторы труда? Давайте рассмотрим возможные варианты развития событий при использовании электронных документов в качестве доказательств в трудовом споре.

Напомним, что Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме ситуаций, установленных гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников») 1. Однако Минтруд РФ уже давно хотел бы перевести все в электронный формат. Но обо всем по порядку.

Исключение из правил

Расскажем, что уже сделано на законодательном уровне для электронного взаимодействия сторон.

Эксперимент Минтруда

К задачам эксперимента ведомство отнесло:

  • апробацию механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученного результата;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовку предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения организацией в сфере трудовых отношений;
  • подготовку предложений по внесению изменений в законодательство по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Тестирование проводится в 8 крупнейших организациях – ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК» и других.

Эксперимент предполагает четыре этапа с 23.03.2018 по 01.10.2018 (Схема 1), на каждом из которых будет проводиться работа по формированию практики внедрения электронного кадрового документооборота.

Схема 1. Этапы эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений
Схема 2. Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Когда ждать перехода на электронные кадровые документы

Автор рассказывает, когда Минтруд России планирует ввести электронные трудовые книжки, что для этого делается и как повлияет на работодателей. А также делится информацией о других действиях министерства по исполнению плана правительства «Цифровая экономика России» (введение электронных трудовых договоров, отмена обязанности подписывать все кадровые документы собственноручной подписью и пр.).

Елена Кожемякина: «Грамотно организованный дистанционный труд снижает расходы и риски работодателя»

Дистанционный труд был введен в ТК РФ четыре года назад, однако набирать популярность он начал только сейчас. Работодатели оценили преимущества, которые дает трудовой договор о дистанционной работе. О том, на что обратить внимание при заключении договора, какие положения в него включить, как организовать контроль за удаленными сотрудниками и каких сложностей лучше избежать в связи с расторжением трудового договора о дистанционном труде, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с управляющим партнером юридической компании BLS Еленой Кожемякиной.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

Менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова рассказала об опыте компании по внедрению и успешному использованию кадровой документации в электронном виде. В частности, согласования, оформление командировок, составление графиков отпусков, учет рабочего времени, ознакомление с ЛНА и пр.

Электронный больничный лист: что нужно знать

С 1 июля 2017 года электронные листки нетрудоспособности должны выдаваться по всей стране. В чем выгода для работодателя в электронном больничном? Какова процедура оформления и оплаты электронных больничных? Что должен сделать работодатель, узнав от сотрудника, что тот оформил электронный лист нетрудоспособности? Ответы на эти вопросы читайте в статье нашего эксперта.

Дискриминация в трудовых отношениях

Оскорбления и унижения работника за его религиозные предпочтения, ущемление прав беременных сотрудниц, установление льгот родственникам, подбор на должность секретаря только голубоглазых блондинок и другие формы дискриминации могут привести компанию в суд. Если же конфликт уже возник, работодателю нужно оценить, какие у подчиненного имеются аргументы и доказательства. Расскажем, как обезопасить себя от обвинений в дискриминации и на что обратить внимание в случае спора.

Елена Кожемякина: «Грамотно организованный дистанционный труд снижает расходы и риски работодателя»

Дистанционный труд был введен в ТК РФ четыре года назад, однако набирать популярность он начал только сейчас. Работодатели оценили преимущества, которые дает трудовой договор о дистанционной работе. О том, на что обратить внимание при заключении договора, какие положения в него включить, как организовать контроль за удаленными сотрудниками и каких сложностей лучше избежать в связи с расторжением трудового договора о дистанционном труде, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с управляющим партнером юридической компании BLS Еленой Кожемякиной.

Электронный больничный лист: что нужно знать

С 1 июля 2017 года электронные листки нетрудоспособности должны выдаваться по всей стране. В чем выгода для работодателя в электронном больничном? Какова процедура оформления и оплаты электронных больничных? Что должен сделать работодатель, узнав от сотрудника, что тот оформил электронный лист нетрудоспособности? Ответы на эти вопросы читайте в статье нашего эксперта.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

Менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова рассказала об опыте компании по внедрению и успешному использованию кадровой документации в электронном виде. В частности, согласования, оформление командировок, составление графиков отпусков, учет рабочего времени, ознакомление с ЛНА и пр.