Когда ждать перехода на электронные кадровые документы

Автор рассказывает, когда Минтруд России планирует ввести электронные трудовые книжки, что для этого делается и как повлияет на работодателей. А также делится информацией о других действиях министерства по исполнению плана правительства «Цифровая экономика России» (введение электронных трудовых договоров, отмена обязанности подписывать все кадровые документы собственноручной подписью и пр.).

Каковы планы по переводу «в цифру» кадровых документов обычных работников: когда и как готовятся оформлять электронные трудовые договоры и трудовые книжки? Какие нерешенные проблемы пока тормозят этот процесс?

Планы о кадровом документообороте в электронном виде и попытки их реализации

Очередная попытка сдвинуть с мертвой точки развитие электронного документооборота в трудовых отношениях была предпринята в 2014 году. Внесение соответствующих изменений в законодательство было намечено в очередной «дорожной карте» Правительства РФ, посвященной улучшению среды для ведения бизнеса1.

Следующий документ, которым ведомствам напомнили задачу перевода в электронный вид оформления трудовых отношений, стала Программа «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденная распоряжением Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р. Согласно ей к концу 2017 года власти должны были проработать «особенности оформления трудовых отношений в цифровой экономике, в т.ч. в части перехода на безбумажное взаимодействие работников и работодателей (введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных “бумажных” обязанностей работодателя)».

Третьим стал План мероприятий по нормативному регулированию программы «Цифровая экономика», утвержденный 18.12.2017 Правительственной комиссией. Он сдвинул разработку проекта федерального закона об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде на 2018 год с его принятием в 2019 году2.

Как намечались планы, мы рассказали. Теперь проясним, какие реальные действия по ним предпринимались.

В конце 2016 года Минтруд России совместно с Рострудом приступили к проработке идеи заключения трудового договора в электронном виде для оформления трудовых отношений с дистанционными работниками. Для заключения договоров ведомства предлагали использовать уже существующую ИТ-инфраструктуру, например, единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), портал «Работа в России» и другие. Было также заявлено об идее создания государственной информационной системы (ГИС) «Электронный трудовой договор», к которой «будут иметь доступ как работодатели, которые смогут создавать документ в системе, так и соискатели, которые получат возможность подписывать документ при помощи единой системы идентификации и авторизации (ЕСИА) портала госуслуг»3.

Т.е. прорабатывались способы заключения трудового договора без использования дорогостоящих электронных подписей. Но ведь для остальных обязательных кадровых документов они все еще остаются нужны.

В ноябре 2017 года заместитель министра труда и социальной защиты Любовь Ельцова назвала два стратегических направления:

  • «это документооборот, который сегодня числится обязательно в письменной форме. Мы обсуждаем с работодателями и профсоюзами, какие документы и как, в какие сроки можно заменить электронной версией» и
  • введение электронного надзора за работодателями4.

Обсуждение всех подзаконных актов с работодателями и профсоюзами ведомство планирует завершить до 2020 года. При этом Любовь Ельцова отметила: «Мы хотели бы… чтобы все вопросы были максимально согласованы всеми сторонами социального партнерства, тогда это успех, тогда это понимание, тогда это реальное снижение издержек на излишнюю бумагу, это оперативность».

«Третий» упомянутый выше план работы был подготовлен при участии экспертного сообщества в Центре компетенций по нормативному регулированию цифровой экономики, который возглавляет Фонд «Сколково». Из конкретных решений поставленной задачи там было предложено:

  • установить возможность в сфере трудовых отношений использовать электронные документы и электронные подписи с исключением из ТК РФ:
    • требований об ознакомлении работника под подпись с рядом документов работодателя как при приеме на работу, так и при исполнении трудовых обязанностей, а также
    • подписания документов, используемых в трудовых отношениях, исключительно с использованием собственноручной подписи;
  • создать на базе системы персонифицированного учета Пенсионного фонда России государственную информационную систему учета трудовой деятельности и трудового стажа, что позволит перейти, например, на ведение трудовой книжки в электронной форме.

К конкретному результату эта работа ведомств и экспертного сообщества пока не привела – нормы трудового законодательства по-прежнему остаются неизменными.

Парламентские слушания в начале 2018 года

В Государственной Думе России 25.01.2018 прошли парламентские слушания на тему «Особенности оформления трудовых отношений в цифровой экономике», на которых обсуждались возможности введения электронного кадрового документооборота. Сам факт проведения таких слушаний говорит о том, что работа над законопроектами в этой сфере уже ведется. Ход обсуждений показал, что ключевыми стали вопросы заключения трудовых договоров в электронном виде и ведения электронных трудовых книжек.

Модератор дискуссии, глава комитета Госдумы по экономической политике Сергей Жигарев подчеркнул, что «цифровизация» рынка труда «позволит повысить производительность труда, избежать целого ряда административных издержек и свести на нет неформальную занятость»5.

Минтруд России опубликовал законопроект об электронных трудовых книжках. Подробнее читайте в декабрьском номере журнала.

Заместитель министра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова в своем выступлении обратила внимание на то, что работники и профсоюзы пока не готовы отказаться от бумажных документов, в т.ч. от трудовых книжек. «Если и вводить такую систему, то очень аккуратно», – отметила она. По словам Ельцовой, переход на «цифру» может осуществиться уже в 2019–2020 годах, а до конца текущего года планируется сформировать концепцию реформы. Разработка документов об электронных трудовых книжках будет длиться до 2018 года, а внесение законопроекта в Госдуму запланировано на февраль 2019 года. Минтруд России предлагает ввести трудовые книжки в электронном виде с 2020 года только для впервые поступающих на работу лиц и бумажные версии трудовых книжек им уже не выдавать. При этом предполагается, что те работники, кто уже имеет трудовые книжки, будут пользоваться ими до окончания своей трудовой деятельности6.

Председатель Федерации независимых профсоюзов России (ФНПР) Михаил Шмаков выделил два важных вопроса, «решать которые нужно на упреждение»7:

  • что будет являться юридически значимым документом при возникновении трудовых споров?
  • кто будет платить за электронную подпись?

Кроме того, в профсоюзах считают, что длительная сохранность электронных данных на сегодняшний день не гарантирована.

Вместе с тем эксперты полагают, что под влиянием новых технологий сохранить прежний порядок документооборота практически невозможно.

К сведению

Согласно проведенному ВЦИОМ в конце декабря 2017 года опросу об электронных трудовых книжках8:

  • каждый второй (53%) выступает за сохранение обоих форматов (бумажного и электронного);
  • за полный переход на электронные носители высказываются 18% жителей городов-миллионников (кроме Москвы и Питера, где этот показатель равен 32%);
  • а, напротив, за сохранение бумажных версий – 19%.

Сторонники нововведения считают, что оно позволит в первую очередь упростить доступ к информации, позволит восстанавливать данные в случае утери бумажного носителя, в то время как его противники опасаются утери или кражи электронных данных. На вопрос о том, есть ли необходимость в сохранении традиционной (бумажной) формы документа ввиду возможной утери данных о стаже с электронных носителей, 69% граждан отвечают утвердительно.

Руководитель Роструда Всеволод Вуколов в своем выступлении сказал, что «необходимо проработать вопрос о том, чтобы разрешить заключать трудовой договор в электронном виде без направления дистанционному работнику по почте экземпляра данного трудового договора на бумажном носителе. Нужно упростить эту процедуру». Ведомство предлагает создать универсальную интерактивную платформу на портале «Работа в России», посредством которой работодатель и работник смогут дистанционно заполнить трудовой договор необходимыми данными. Предполагается, что информация о подписанном договоре поступит в электронный реестр трудовых договоров, посредством которого и будут сформированы электронные трудовые книжки работников.

Сейчас эта инициатива обсуждается Рострудом с Минтрудом России, профсоюзами и работодателями.

Сергей Жигарев предложил разработать, среди прочего, особые требования к сохранности и неизменности оформленных в электронном виде документов, а также обеспечить возможность контроля уполномоченными органами в режиме реального времени соблюдения работодателями трудового законодательства при заключении договоров в этой системе.

Директор департамента HR-компетенций ПАО «Сбербанк» Анна Бланкова рассказала об опыте кадровой службы банка по переходу на электронный документооборот. По ее словам, в настоящее время каждый сотрудник банка обеспечен электронной подписью, которая позволяет дистанционно оформлять трудовые отношения. По ее мнению, одновременное использование обоих форматов документов (электронного и бумажного) приведет к неэффективному использованию современных технологий.

* * *

В настоящее время в ТК РФ практически любые изменения в трудовых отношениях требуют документального подтверждения, и с учетом того, как у нас трактуется термин «под роспись» и «в письменной форме», обычно подразумевается использование бумаги. Термин «под роспись» встречается в 43 действующих федеральных законах, а в ТК РФ применительно к обязанности работодателя ознакомить работника с тем или иным документом он используется 15 раз в 14 статьях. Термины «в письменной форме», «с письменного согласия» употребляются в ТК РФ еще около 150 раз.

Учитывая то, как процесс нормотворчества построен в нашей стране, внесение всех необходимых правок будет трудоемким.

Однако несмотря на то, что ТК РФ пока не содержит специальных норм для использования электронных документов при документировании трудовых отношений с обычными работниками, не относящихся к категории дистанционных, многие организации расширяют сферу их применения, что подтверждается правоприменительной практикой.

В настоящее время уже созданы предпосылки, позволяющие уравнять бумажные и электронные документы в кадровом делопроизводстве, накоплен опыт правового регулирования разнообразных трудовых контрактов, заключаемых в электронном виде, имеется достаточно большая правоприменительная практика рассмотрения трудовых споров в досудебном и судебном порядке, отработаны различные варианты технических решений. Работодатели и работники в массе своей психологически готовы к тому, чтобы оформлять свои отношения в электронном виде.

Фактически вопрос сводится к наличию политической воли и к поддержке со стороны высшего руководства страны.

Сейчас важно продумать такие варианты электронного взаимодействия работодателя и работника, которые были бы им взаимно удобны и не требовали больших затрат, не пытаясь везде и всюду навязывать технологию усиленных квалифицированных электронных подписей (т.к. она дорогостоящая, и как выяснилось на практике, далеко не 100%-но надежна).

Сноски 8

  1. Пункт 1.1 плана мероприятий, утвержденного распоряжением Правительства РФ от 17.10.2014 № 2060-р. Вернуться назад
  2. План мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2, http://static.government.ru/media/files/P7L0vHUjwVJPlN cHrMZQqEEeVqXACwXR.pdf Вернуться назад
  3. Минтруд РФ разрабатывает онлайн-сервис для заключения трудовых договоров / Российский бизнес-форум, 14.11.2016, http://ros.biz/news/mintrud_rf_razrabativaet_onlayn_servis_dlya_zaklyucheniya_11142016/ Вернуться назад
  4. Минтруд не будет форсировать переход на электронные трудовые книжки / РИА Новости, 24.11.2017, https://ria.ru/society/20171124/1509506200.html Вернуться назад
  5. Шмаков: к электронным трудовым книжкам есть вопросы, 26.01.2018, Центральная профсоюзная газета «Солидарность», https://solidarnost.org/news/Shmakov__k_elektronnym_trudovym_knizhkam_est__voprosy.html Вернуться назад
  6. Ануш Согомонян. Минтруд России: внедрение электронных трудовых книжек должно быть добровольным, 26.01.2018, http://www.garant.ru/news/1167838/ Вернуться назад
  7. Шмаков: к электронным трудовым книжкам есть вопросы, 26.01.2018, Центральная профсоюзная газета «Солидарность», https://solidarnost.org/news/Shmakov__k_elektronnym_trudovym_knizhkam_est__voprosy.html Вернуться назад
  8. Трудовые книжки: бумага VS цифра, Всероссийский центр изучения общественного мнения (ВЦИОМ), Пресс-выпуск № 3549, 28.12.2017, https://wciom.ru/index.php?id=236&uid=116622 Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Устанавливаем разделение рабочего дня на части

Ограничения, введенные из-за коронавируса, оказали значительное влияние на трудовые отношения. Некоторые работодатели стали делить рабочий день сотрудников на части. С одной стороны, для защиты персонала – чтобы они не ездили в общественном транспорте в час пик на работу, а также для обеспечения требуемой дистанции между присутствующими в офисе сотрудниками во время рабочего дня. С другой стороны, из-за пандемии у многих перестроился поток клиентов / покупателей и оказалось бессмысленно держать на работе сотрудников в те часы, когда клиентов / покупателей нет. Расскажем, в каких случаях законодатель разрешает поделить рабочую смену / день на периоды и как пошагово перейти на режим разделения рабочего дня на части.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Инструкция по составлению иска для работодателя

Трудовой конфликт – ​это событие, от которого не застрахован ни работник, ни работодатель. Несмотря на то что работодатели обращаются в суд гораздо реже работников, организации должны быть готовы к тому, что в конфликтной ситуации нужно будет отстоять свои права и интересы. А для этого как минимум необходимо знать, как это сделать, из чего состоит процедура и самое главное – ​как правильно подготовить иск в суд. Поговорим о требованиях, которые предъявляет закон к составлению искового заявления (учитывая последние изменения), а также разберем сложности, которые могут возникнуть у работодателя при обращении в суд.

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

Медосмотры при приеме на работу

В некоторых случаях заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде. Из статьи вы узнаете, для каких категорий работников обязательны такие обследования, о порядке их проведения и налогообложении расходов на медосмотры.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.