Top.Mail.Ru
Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.

В последние годы наметилась тенденция – и в отделах кадров в том числе – переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс. Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону. В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое, в большинстве случаев, ­содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к приказу Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти1 перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации). В приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными. Просим также обратить внимание на слово «должно» в заголовке приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на ­электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ­ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в ­информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.