Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.

В последние годы наметилась тенденция – и в отделах кадров в том числе – переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс. Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону. В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое, в большинстве случаев, ­содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к приказу Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти1 перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации). В приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными. Просим также обратить внимание на слово «должно» в заголовке приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на ­электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ­ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в ­информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.