Автор разделил все журналы регистрации кадровой документации на три группы – с особым статусом, те, что должны вестись в бумажном виде, и те, что могут быть электронными. Для каждого вида предусмотрены свои правила ведения и хранения.

Как и в каких учетных формах регистрировать кадровую документацию – вопрос, актуальный всегда, потому что журналы регистрации в кадровом делопроизводстве требуют особого обращения, условий ведения и хранения. В статье мы разделили журналы регистрации кадровых документов на три категории: те, что требуют особого обращения, те, что непременно должны вестись в бумажном виде, и те, что могут быть электронными.

Книги учета с особым статусом

Как говорится: есть плохая и хорошая новости. Плохая – книги учета с особым вниманием просматриваются на предмет нарушений любыми проверяющими независимо от цели проверки. Хорошая – таких книг всего две. Расскажем, как их правильно оформить. Речь идет:

  • о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (правда, обычно она хранится в бухгалтерии, но ­проверяющие попросят ее у кадровиков).

Далее для удобства будем называть их коротко «книги учета». Напомним, что формы названных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Эти журналы в готовом для заполнения виде ­можно легко купить в магазинах канцелярских товаров.

Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Отсутствие какого-либо из этих элементов защиты однозначно воспринимается как нарушение трудового законодательства. Вопреки распространенному среди некоторых кадровиков мнению, все описанные в Правилах манипуляции с книгами учета осуществляются не после того, как они «закрыты», а в момент их заведения. Если нумерация, шнуровка и подпись директора не доставляют особых трудностей, то сургучная печать и пломбы могут поставить в тупик.

Конечно, сургуч – это вчерашний день. Несмотря на то что он относительно доступен для покупки, его еще нужно как-то растопить, нанести на книгу, не испортив ее, и – самое главное – поставить на эту массу со специ­фическим запахом металлическую печать, которую ­предварительно еще нужно изготовить.

Остается пломба. Поскольку в Правилах не говорится о том, какая именно пломба ставится на книги учета, кадровик может выбрать любой из существующих видов. Главное, чтобы она соответствовала требованиям ГОСТ 31282-2004 «Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация», введеного в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст. Идеальный для документов вариант – пломба-наклейка, или пленочная пломба. Что говорит о них ГОСТ? Во-первых, пленочные пломбы – это пломбы, изготовляемые из полимерных материалов, обладающие индикаторной способностью и несущие силовую нагрузку от 0,05 до 0,2 кН (от 5 до 20 кгс) (п. 3.16). Во-вторых, пломба выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки (см. таблицу в п. 4.7).

Заказать...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Вносим изменения в штатное расписание

Поскольку периодичность составления штатного расписания законодательством РФ не урегулирована, работодатель может сам определять, на какой период действия оно будет составлено. Как правило, его утверждают один раз и при необходимости вносят изменения. Например, в случаях введения или исключения штатных единиц, структурных подразделений, перевода должностей (профессий) из одного структурного подразделения в другое, изменения окладов, тарифных ставок, надбавок, ­переименования подразделения или должности (профессии). Разберемся в процедуре.

Опломбирование кадровых документов

В некоторых случаях кадровые документы следует скреплять сургучной печатью или опломбировывать. Если этого не будет сделано, то работодателя привлекут к административной ответственности, которая с нынешнего года значительно ужесточилась. Рассмотрим оба варианта защиты документа, отметив, что выбор ­способа остается за работодателем.

Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

Несмотря на то, что с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным, многие организации для составления штатного расписания по-прежнему используют унифицированную форму № Т-3. Вместе с тем она далеко не идеальна. Автор предлагает не упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать предложенную форму под нужды конкретного ­работодателя.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Вносим изменения в штатное расписание

Поскольку периодичность составления штатного расписания законодательством РФ не урегулирована, работодатель может сам определять, на какой период действия оно будет составлено. Как правило, его утверждают один раз и при необходимости вносят изменения. Например, в случаях введения или исключения штатных единиц, структурных подразделений, перевода должностей (профессий) из одного структурного подразделения в другое, изменения окладов, тарифных ставок, надбавок, ­переименования подразделения или должности (профессии). Разберемся в процедуре.

Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

Опломбирование кадровых документов

В некоторых случаях кадровые документы следует скреплять сургучной печатью или опломбировывать. Если этого не будет сделано, то работодателя привлекут к административной ответственности, которая с нынешнего года значительно ужесточилась. Рассмотрим оба варианта защиты документа, отметив, что выбор ­способа остается за работодателем.