В некоторых случаях кадровые документы следует скреплять сургучной печатью или опломбировывать. Если этого не будет сделано, то работодателя привлекут к административной ответственности, которая с нынешнего года значительно ужесточилась. Рассмотрим оба варианта защиты документа, отметив, что выбор ­способа остается за работодателем.

Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.

Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.

К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее – книги учета). Так, в п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей 1 (далее – Правила) установлены основные ­требования к ним.

Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):

  • пронумерованы,
  • прошнурованы,
  • заверены подписью руководителя организации,
  • скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, ­кадровые работники) «спотыкаются».

А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что ­подтверждает судебная практика.

Судебная практика

Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых ­книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.

Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (апелляционное определение ­Московского городского суда от 02.11.2012 по делу № 11-24946).

Судебная практика

Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и подп. «б» п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Московского ­городского суда от 10.09.2012 № 4а-1925/12).

Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Правила оформления приказов по личному составу

Приказы играют ключевую роль в управлении организацией: они фиксируют решения руководителя компании по всем вопросам – от создания структуры организации до увольнения работников. Говорим о том, на какие группы делятся приказы и каковы сроки их хранения; какие критерии использовать, чтобы отличать приказы по личному составу от всех остальных (на примере приказа об ответственном за ведение трудовых книжек); про правила оформления реквизитов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025; о случаях, когда можно и нужно дополнить или скорректировать унифицированные формы приказов. Увидите на практических примерах, когда необходима преамбула, как грамотно сформулировать текст распорядительной части и ссылку на документы-основания, как правильно «очистить» формулировки причины увольнения от лишних пояснений из ТК РФ. Приводим удобные таблицы с указанием групп приказов, издаваемых организациями; тематик, реквизитов и сроков хранения приказов по личному составу; документов-оснований к приказам (заявление, докладная записка, акт, уведомление, решение суда и др.), а также пять готовых образцов приказов (об отпуске по уходу за ребенком, об увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, о лишении права управления транспортным средством, об отстранении от работы и о премировании работников).

Связи между приказами в информационной системе

Как на практике лучше издавать приказы для управления статусом и содержанием локальных нормативных актов (ЛНА)? Как отразить связи цепочки приказов, утверждающих, изменяющих и отменяющих ЛНА, а также вводящих в действие их новые редакции в системе электронного документооборота и при передаче в архив? Какие формулировки использовать в таких приказах? Наглядно демонстрируем, как используется функция установления связи между документами в «1С:Документообороте» в случае издания приказа об изменении ранее изданного приказа, какие типы связей настраиваются для каждого вида документов, как наличие у приказа связей отражается в реестре приказов и карточке приказа и каким образом прослеживается вся цепочка приказов (действующих и утративших силу) в структуре связей документа. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Оформляем акт о выделении документов отдела кадров к уничтожению

Отдел кадров ежегодно накапливает документы с истекшими сроками хранения (характеристики, справки, отчеты, переписка, графики, некоторые заявления и приказы и пр.). Их нельзя просто выбросить – уничтожение должно быть оформлено актом о выделении к уничтожению, согласовано с экспертной комиссией и утверждено руководителем. В статье рассказываем, как составить, согласовать и утвердить такой акт для кадровых документов, какие формы использовать, как отразить в нем россыпь черновиков и проектов, как действовать, если кадровые документы переданы на депозитарное хранение в сторонний коммерческий архив, каким образом разграничивается функционал сотрудников отдела кадров и делопроизводственной службы, архива, службы безопасности и хозяйственного отдела при осуществлении уничтожения документов отдела кадров. Показываем образцы актов и объясняем, кто их подписывает, когда и как их хранить.

Пять поправок – 2026 в заполнении ЕФС-1

Речь идет о пяти важных нововведениях: отмене типа сведений «Назначение выплат по ОСС» (больше не нужно подавать отдельную форму при уходе сотрудницы в декрет или отпуск по уходу за ребенком); новом коде статуса для иностранцев, застрахованных согласно международным договорам; исключении кодов для дистанционной и надомной работы; уточнении правил заполнения подраздела 1.2 с результатами специальной оценки условий труда; расширении кодов типа организации и обновлении справочника кодов должностей для государственных и муниципальных учреждений. Новшества иллюстрируем примерами заполнения ЕФС-1 по новым правилам.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.