7 ответов на вопросы о трудовых книжках

Порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки установлен в разделе V Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок).

Из совокупного анализа п. 27, 30, 31 Порядка следует, что дубликат трудовой книжки выдается, если:

• трудовая книжка утрачена, работник обязан заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. А работодатель не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления обязан выдать ее дубликат. Причем если сотрудник трудился в двух разных местах: по основному месту работы и по совместительству – и утерял трудовую книжку, то, по мнению Роструда, ему следует обратиться к работодателю по последнему основному месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (письмо от 15.09.2023 № ПГ/19097-6-1);
• в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. Тогда по письменному заявлению сотрудника работодатель по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, обязан выдать дубликат трудовой книжки;
• трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана) (см. письмо Минтруда России от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180);
• имела место массовая утрата трудовых книжек. Тогда создается комиссия органами исполнительной власти субъекта РФ. По итогам работы оформляется акт, который является основанием для выдачи дубликата трудовой книжки. При этом в перечне документов, на основании которых комиссия будет устанавливать факт работы у работодателя, должны быть указаны сведения о трудовой деятельности.

Если же при приеме на работу у работника отсутствует трудовая книжка, то работодатель оформляет ему новую. Вместе с тем допустимым доказательством того, что трудовая книжка работником не предъявлялась и не передавалась работодателю, может быть только письменное заявление работника об оформлении новой трудовой книжки (см. определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 03.03.2022 № 8Г-500/2022[88-2178/2022] по делу № 2-1073/2020). Также отметим, что в заявлении работник обязан указать причину отсутствия трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Имейте в виду, что отсутствие у лица, поступающего на работу, трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу, а также не снимает с работодателя обязанности по ведению трудовой книжки на работника, проработавшего у него свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ)

Таким образом, полагаем, что в рассматриваемом вопросе с работника необходимо взять письменное заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) и оформить ему новую, если в СТД-СФР отсутствует запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.

Кроме того, трудовое законодательство не содержит требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку. Такая обязанность предусмотрена только в случае оформления дубликата трудовой книжки¹. Требования к оформлению дубликата закреплены в п. 28 Порядка.

Обращаем внимание, что на практике можно встретить мнение о том, что новый работодатель должен оформить дубликат в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки (например, письмо Минтруда России от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682). Однако ответы Минтруда России по вопросам, содержащимся в письмах, не являются официальным разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержат мнение отдельного специалиста ведомства. Исходя из чего, предлагаем при рассмотрении вопроса о необходимости оформления дубликата руководствоваться правилами, содержащимися в ст. 65 ТК РФ и Порядке.

Также заметим, что на практике превалирует позиция, согласно которой если при приеме на работу выяснится, что у работника отсутствует трудовая книжка, то работодатель обязан оформить новую (см. письма Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1, Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049, а также ответ на сайте онлайнинспекция.рф²).

Таким образом, полагаем, что при приеме на работу лицу, у которого отсутствует трудовая книжка, следует оформлять новую. Это позволит минимизировать риск административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовой книжки.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказов работодателя с указанием причин увольнения. При увольнении все записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя либо ответственного лица за ведение трудовых книжек и при наличии печатью работодателя (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 9, 15 и 36 Порядка).

В случае если работодатель не внес запись и не сдал документы в архив, то работнику следует обратиться в суд, так как факты, имеющие юридическое значение, устанавливает именно он (ст. 264-267 ГПК РФ).

Решение суда будет являться основанием для внесения записи об увольнении в трудовую книжку. Такую запись новый работодатель будет вправе внести³. А до тех пор можно поставить следующий порядковый номер и просто оформить прием на работу.

В соответствии с п. 32 Порядка оформление и ведение вкладыша осуществляется согласно тем же правилам, что и для трудовой книжки. Из чего полагаем, что вносить изменения следует и в трудовую книжку, и во вкладыш к трудовой книжке. В противном случае возникнет противоречие между документами, а действия работодателя могут быть признаны административным правонарушением по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в части несоблюдения порядка по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже приведем образец внесения записи о смене фамилии сотрудника во вкладыш (Пример 1).

Вкладыш в трудовую книжку выдается в случае заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки и является ее неотъемлемой частью.

Чтобы добавить в трудовую книжку работника вкладыш, организации необходимо:

• проставить на титульном листе трудовой книжки штамп с надписью: «Выдан вкладыш»,
• указать в штампе серию и номер вкладыша.

Требование о том, что вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку, в Порядке отсутствует.

Таким образом, с 01.09.2021 вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно, но это трудовым законодательством не запрещено.

Чиновники Роструда отмечают, что вкладыш сейчас дополняет трудовую книжку. Он может быть как вшит, так и другим способом дополнять трудовую книжку⁴. Судебная практика также подтверждает, что в действующем в настоящее время Порядке сшивка трудовой книжки и вкладыша к ней не предусмотрена (см. определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.05.2023 № 8Г-7595/2023[88-9085/2023] по делу № 2-1446/2022).

Вместе с тем данное положение не относится к тем вкладышам, которые были выданы до вступления в силу текущего Порядка (до 01.09.2021). Ранее выданные вкладыши рекомендуем вшить, ведь согласно п. 8 ранее действующих Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и утратившим силу с указанной даты) вкладыш в трудовую книжку вшивался.

Еще один важный момент: вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 32 Порядка). Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. И, следовательно, при его утрате работодатель будет обязан оформить дубликат (апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 01.10.2019 по делу № 33-9977/2019). Исходя из чего, полагаем, что вшить вкладыш в трудовую книжку будет целесообразно. Поскольку действующее законодательство не устанавливает конкретный порядок, то рекомендуем вшить вкладыш при помощи иголки и плотной нитки в конец трудовой книжки, что позволит сохранить единство всех записей.

Отметим, что по общему правилу реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации (ст. 75 ТК РФ). То есть работников не нужно увольнять и принимать на работу в другую организацию, в том числе в порядке перевода. Трудовые отношения с работниками продолжаются.

Трудовой договор, а также запись в трудовой книжке необходимо скорректировать в части нового наименования работодателя. Запись в трудовой книжке следует оформить по аналогии с оформлением записи о переименовании работодателя, пример которой приведен в п. 13 Порядка (см. образец в Примере 2).

Если иные условия трудового договора не меняются, то согласия работника на продолжение работы после реорганизации не требуется. Однако это может послужить поводом для расторжения трудового договора из-за отказа работника от продолжения работы связи с реорганизацией по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Такой отказ работника рекомендуем оформить в письменно. В приказе об увольнении и в трудовой книжке делается соответствующая запись: «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с реорганизацией, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Необходимость направления работнику уведомления с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте возникает у работодателя, если в день прекращения трудового договора выдать ее невозможно в связи с отсутствием сотрудника на работе либо если он отказывается от ее получения на руки (ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка).

Отказ работника от получения трудовой книжки на руки рекомендуем оформить актом (Пример 3).

Также обращаем внимание, что работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления уведомления с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

В силу того, что из ТК РФ четко не следует, в какой день оно направляется работнику, то полагаем, что лучше направить уведомление именно в день увольнения. Вместе с тем сделать это нужно в рабочие часы ответственного за отправку корреспонденции через «Почту России» сотрудника. Поскольку работа за пределами рабочего времени может быть признана сверхурочной.

Направление уведомления на следующий рабочий день после увольнения хоть и влечет риски, но мы их оцениваем как незначительные. Однако если впереди два выходных (суббота и воскресенье), то риск возрастает, поскольку для сотрудника на новой работе они могут быть рабочими. Поэтому рекомендуем направлять уведомление либо в день увольнения, либо не позднее дня, следующего за днем увольнения, если это рабочий день.

Приведем образец такого уведомления в Примере 4.

Исходя из норм п. 1 Основных положений о порядке выдачи и ведения трудовых книжек колхозников, утв. постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 № 310, согласно которым трудовая книжка колхозника оформлялась для членов колхоза, делать записи о работе иным работодателям (не колхозам) в такой трудовой книжке некорректно. Это подтверждает и судебная практика (см., например, апелляционное определение Алтайского краевого суда от 31.05.2017 по делу № 33-5802/2017).

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, если у работника отсутствует трудовая книжка утвержденного образца, то работодатель заводит новую трудовую книжку. Вносить записи о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку не требуется⁵.