Top.Mail.Ru

Правила оформления трафаретного текста, анкеты и таблицы

Кадровым специалистам часто приходится оформлять документы, которые идут на стол первому лицу компании и другим топ-менеджерам и впоследствии нередко становятся доказательствами в спорах с работниками или при претензиях проверяющих. Поэтому так важно составлять документы универсально, чтобы читающий сразу понял, о чем речь, сделал верные выводы и принял на основе составленного документа решение. Даем рекомендации по составлению текста-трафарета или текста-анкеты, которые можно использовать для заявлений, уведомлений, заявок и прочих кадровых документов. Предлагаем советы по оформлению таблиц, основанные на ГОСТ. Например, где и как формируются заголовки, подзаголовки, графы и номера; как разделить слишком длинную по горизонтали или вертикали таблицу; как указывать название и номер таблицы; как вносить числовые данные и повторяющиеся значения, выравнивать содержимое ячеек и пр.

Текст-трафарет

Трафаретный текст – форма представления унифицированного грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Трафаретные тексты используются в управленческой деятельности в типовых повторяющихся ситуациях. Текст-трафарет содержит готовые предложения или части предложений, передающие ту часть информации, которая является неизменной, постоянной для данной ситуации. Постоянная часть трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения в предусмотренные места трафаретного текста. Как правило, предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации, переменная информация помещается после нее, но всегда переменная информация должна быть грамматически согласована с постоянной. Под зонами заполнения переменной информации можно добавить пояснения в скобках более мелким шрифтом.

При разработке трафаретных текстов должны быть изучены все особенности управленческих ситуаций, дающих повод для составления такого документа. Трафаретный текст удобен тем, что заставляет исполнителя, заполняющего трафарет, указать все обозначенные там аспекты. Например, если вы разработаете трафарет для заявления на отпуск, то при его составлении работник укажет не только то, о чем вспомнит сам (дату начала и длительность желаемого отпуска), но и другие аспекты, важные для работодателя (Пример 1), или составляете документ, в котором сразу предусматриваете раздел, который заполняется в случае отказа работника ознакомиться с документом (Пример 2).

Пример 1. Заполненный трафарет заявления на отпуск

Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с уведомлением под подпись

Текст-анкета

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором содержится описание определенного объекта по некоторому набору признаков. Текст-анкета строится по принципу «вопрос – ответ».

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков объекта, а переменной – их конкретные характеристики. Двоеточие после каждого «вопроса», на который надо ответить анкетируемому, не ставится.

Наименования признаков формулируются:

  • в виде словосочетания с опорным существительным в именительном падеже, например: «год рождения», «место работы», «должность»;
  • словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете ли правительственные награды», «какими языками владеете» и т.д.).

В виде таблицы может быть представлена часть текста или весь текст документа. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения данных. Изложим далее сложившуюся практику оформления таблиц в организационно-распорядительных документах. Обратите внимание, для отдельных групп документов...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что учесть при организации служебной командировки

Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Можно ли отправить в командировку специалиста, с которым заключен договор ГПХ. Когда на командировку требуется согласие работника. Каких сотрудников отправлять в командировки запрещено, а для каких есть определенные условия. Как оформляется служебное задание. Каким образом рассчитывать сроки командировки и что считается днем выезда в командировку. Как оплачивается командировка. По какому графику работать и отдыхать в командировке. Что делать, если сотрудник не может выполнить служебное задание в рабочее время. Когда время в служебной поездке может быть признано сверхурочной командировкой. Как взаимодействовать с командированным (получать необходимые работодателю согласия), чтобы остались достоверные доказательства. Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее.

Как оформить резолюцию

На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.

Указываем справочные данные об организации на бланке письма

Отдел кадров время от времени составляет письма, отвечает на запросы сторонних организаций и ведомств. Разъясняем, какой состав сведений об организации должен быть на бланке письма. Как правильно писать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт, электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Узнаете, какие знаки препинания необходимо использовать и как располагать реквизиты. Приводим примеры углового и продольного расположения реквизитов на бланке письма.

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Что учесть при организации служебной командировки

Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Можно ли отправить в командировку специалиста, с которым заключен договор ГПХ. Когда на командировку требуется согласие работника. Каких сотрудников отправлять в командировки запрещено, а для каких есть определенные условия. Как оформляется служебное задание. Каким образом рассчитывать сроки командировки и что считается днем выезда в командировку. Как оплачивается командировка. По какому графику работать и отдыхать в командировке. Что делать, если сотрудник не может выполнить служебное задание в рабочее время. Когда время в служебной поездке может быть признано сверхурочной командировкой. Как взаимодействовать с командированным (получать необходимые работодателю согласия), чтобы остались достоверные доказательства. Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее.

Как подготовить презентацию годового отчета

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны полезные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит знать и применять на практике.

О правильном указании регалий в документах

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?