Учимся строить блок-схемы

Какую бы программу вы ни выбрали для построения схемы бизнес-процесса, самым главным «орудием труда» всегда остается наш мозг. Только он помогает правильно разложить на составляющие каждую задачу. А все остальные техники – нарисовать в блокноте, разложить процесс в программе, проговорить мысли коллеге или записать перечень задач в CRM – только помогают ему получить нужный результат.

Довольно часто мы сталкиваемся с необходимостью выстроить какой-либо процесс, будь то отстройка междепартаментных коммуникаций или выбор и покупка новой мебели. На уровне ощущений мы понимаем, что хотим получить в результате. Но в голове, к сожалению, не всегда удается сразу структурировать и четко расписать всю цепочку действий, а тем более оптимизировать ее.

Можно не быть бизнес-аналитиком, не использовать построение блок-схем деловых процессов сначала для описания существующего порядка вещей, а потом для его оптимизации. На наш взгляд, изначальное описание любого процесса в виде блок-схемы существенно облегчает его восприятие и способствует правильному выстраиванию «процессной логики» за счет наглядности. Здесь четко видно, кто, когда и что должен делать.

Именно поэтому блок-схемами целесообразно снабжать регламенты бизнес-процессов, которые утверждаются как локальные нормативные акты организации.

Правила построения блок-схем

Итак, существуют три важные характеристики грамотной блок-схемы:

• Простота. Сложные запутанные схемы достаточно тяжелы для восприятия человеком. Поэтому «неподготовленный» сотрудник может потратить достаточно много времени на ее изучение и понимание. А время сотрудника = деньги компании. Зачем нам их тратить впустую?
• Наглядность. Когда, благодаря правильной визуализации, «невооруженным глазом» видна логика процесса на схеме, мозгу проще воспринимать его, считывание происходит в разы быстрее ¹.
• Четкая последовательность действий. Чтобы приготовить любимую многими «селедку под шубой», необходимо сначала положить слоями картошку, лук, селедку, а уже сверху морковку, свеклу и залить майонезом. Но если закинуть селедку на свеклу – получится уже не «шуба», а селедка со свеклой. Вряд ли такой салат многим придется по вкусу. Так и в любом процессе – важна правильная последовательность шагов для достижения нужного вам и руководителю результата.

Теперь перейдем к правилам оформления блок-схем.

Если бы в данной статье шла речь о профессиональных описаниях бизнес-процессов, стоило бы сравнить несколько популярных нотаций, например, ARIS, BPMN, EPC и пр. Но мы ведь говорим о блок-схеме «на пальцах», которую любой новичок сможет создать в доступных программах (о них чуть позже). И хотя в любой нотации (программе) есть набор фигур, которыми вы можете пользоваться при построении схемы, во всем мире есть принятые назначения фигур. Для обозначения чего используются самые распространенные из них, см. в Таблице 1. Хотя используемых элементов гораздо больше, на первоначальном этапе вполне хватит этих.

Если же заглянуть в классические правила визуализации блок-схем (скорее в математическом смысле), то здесь используется ГОСТ 19.701-90 ². Он практически полностью соответствует стандарту качества ISO 5807:1985. В этих стандартах показанные в Таблице 1 фигуры используются для тех же целей. Просто там их гораздо больше, чем в нашей таблице. Если вы хотите показать свою экспертность, то имеет смысл неуклонно следовать всем принятым в стандартах обозначениям. Но для описания большинства управленческих бизнес-процессов вполне хватит и тех, что показаны в Таблице 1. Ведь наша главная задача – создать блок-схему, понятную для тех, кто будет ее читать. Нагромождение вариантов используемых элементов может утяжелить схему.