Как назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях

Руководитель структурного подразделения отвечает за организацию его работы и использование сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией. Теоретически он может и письменно (постоянная ответственность) и устно (на время) назначить ответственных за делопроизводство в своем подразделении при согласовании со службой делопроизводства и кадровой службой. Для письменного назначения важно, чтобы руководитель подразделения имел право издавать распоряжения, что должно быть зафиксировано или в положении о подразделении, или в трудовом договоре и должностной инструкции руководителя.

Но вопрос совершенно справедливый, поскольку в государственных органах и организациях ответственность за делопроизводство в структурных подразделениях должна быть установлена в соответствии:

• с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) и
• Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Главный вопрос в ситуации «возложения обязанностей» или «назначения ответственных» за делопроизводство в структурных подразделениях заключается в правильном оформлении этой ответственности в аспекте соблюдения трудового законодательства. Если сотрудник назначается ответственным (с его письменного согласия, разумеется), то работодатель обязан его научить выполнению новых обязанностей на рабочем месте, направить на дополнительную подготовку (ДПО) или повышение квалификации, а также зафиксировать новые обязанности и ответственность в дополнительном соглашении к трудовому договору и должностной инструкции. Неквалифицированный в конкретной предметной области сотрудник не может назначаться ответственным. Как минимум, необходимо включить в план работы службы делопроизводства мероприятия по внутреннему обучению назначенных ответственных.

Ответственные за делопроизводство в подразделениях являются ключевыми элементами в документообороте, взаимодействии подразделений между собой и с руководством предприятия. Деятельность ответственных под методическим руководством службы делопроизводства образует определенную целостность, единство системы управления документами организации.

Службе делопроизводства советуем в плановом порядке и совместно с кадровой службой на основании приказа первого руководителя организовать представление предложений (служебные записки) по кандидатурам:

• ответственных за делопроизводство и
• работников, замещающих их в случае временного отсутствия (обязательно, т.к. «процесс не может упасть»).

Вместе с кадровой службой кандидатуры анализируются с учетом их квалификации, объема выполняемых ими трудовых функций, загруженности, объема документального фонда подразделения, степени автоматизации работы с документами и др. факторов. По результатам решается вопрос, будет ли ответственность за делопроизводство и его ведение в подразделении:

• включены в текущие задачи и функции работника (как конкретизирующие трудовые обязанности без доплаты, например, в технических подразделениях – бухгалтерии, финансовом отделе, кадровой службе и т.п.) или
• ведение делопроизводства станет новой дополнительной функцией с увеличением заработной платы работника.

На этом этапе может быть решен вопрос об открытии в подразделении вакансии документоведа. Кроме того, при наличии секретарей / помощников у руководителей подразделений они тоже включаются в систему ответственности, формируются планы и бюджеты повышения квалификации, внутреннего и внешнего обучения.

Итогом этой работы является приказ по основной деятельности о назначении ответственных за делопроизводство на предприятии и лиц, замещающих их в период временного отсутствия (замещение осуществляется обычно на равного или вышестоящего по должности сотрудника). См. Пример 1. Список может быть оформлен как приложение № 1 к приказу или включен в текст приказа (если он составляет менее 1 страницы).