Ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (особенно одних и тех же лиц) за какую-то функцию организации и за постоянные задачи нет никакого смысла.
Организация фактически представляет собой группу функций и группу людей. Все функции и трудовые обязанности закрепляются положениями о подразделениях и должностными (рабочими) инструкциями сотрудников, фиксируются в трудовых договорах с ними. Это т.н. ответственность «по должности», которая возлагается постоянно и на действующего работника, и на принимаемого нового.
Посмотрите на формулировки должностных (рабочих) инструкций, в которых может быть заранее закреплена ответственность за выполнение трудовой функции, в т.ч. отдельных трудовых действий. Например, в должностной инструкции ведущего специалиста кадровой службы может быть установлено, что он «назначается ответственным за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел и за предоставление сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде». На основании должностной инструкции и трудового договора 1 раз издается приказ об ответственности ведущего специалиста с указанием фамилии, имени и отчества, и сотрудник будет оставаться ответственным до тех пор, пока не перейдет на другую должность или не уволится.
Тогда новый сотрудник, принятый ведущим специалистом в кадровую службу на основании действующей должностной инструкции, трудового договора и приказа о приеме на работу, будет единожды приказом назначен ответственным за тот же блок задач на весь период своей работы в организации в этой должности.
Ответственность может возлагаться приказом руководителя и в рамках делегирования полномочий, и на основании требований действующего законодательства не только как постоянная, но и как дополнительная функция, не закрепленная в должностной инструкции и трудовом договоре работника. В этом случае ее необходимо будет подтверждать внесением изменений в действующую должностную инструкцию и/или трудовой договор конкретного работника, решать вопросы об оплате дополнительных обязанностей и о мотивации, о замещении в случае временного отсутствия и др. Все решения будут действовать только на период действия ответственности, возложенной на конкретного сотрудника (персоналию), с даты издания приказа без указания срока действия и даты отмены, а не ежегодно.
Если рассматривать сферу управления документами, то тут практически обязательными становятся приказы о назначении ответственности:
- за архивное хранение документов: обеспечение хранения, комплектования, учет и использование документов архивного фонда организации (если архив не образуется как структурное подразделение, см. Пример 2 далее);
- ведение делопроизводства (во всей организации и в структурных подразделениях, см. Пример 1 далее);
- обработку и защиту персональных данных работников (во всей организации и в структурных подразделениях);
- за ведение табеля учета рабочего времени (в структурных подразделениях);
- за хранение бланков (отдельно – бланков строгой отчетности), печатей и штампов (всей организации и в структурных подразделениях);
- за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел (в кадровой службе);
- за предоставление сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (в кадровой службе или в бухгалтерии, что предусматривает делегирование права использования усиленной квалифицированной электронной подписи);
- за ведение воинского учета, бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности (обычно в кадровой службе);
- за организацию работы с обращениями граждан и организаций (чаще всего – на заместителя руководителя);
- за работу с обращениями граждан в письменной форме и в форме электронных документов, с запросами пользователей информации, поступивших в письменной форме, в т.ч. в форме электронных документов (на службу делопроизводства, ИТ-отдел и руководителей структурных подразделений, если им предоставляется право вести переписку по исполнению обращений).
А вопрос назначения ответственных за пожарную безопасность имеет свою специфику, потому что жестко регулируется государством. Как оформить приказ о назначении ответственных в этой сфере, мы подробно рассмотрели в отдельной статье.
Пример 1. Текст приказа о назначении ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, когда в должностные инструкции уже внесена эта обязанность (обычно в должностных инструкциях младших и вспомогательных специалистов она формулируется как «работа с документами»)
Пример 2. Текст приказа об утверждении Положения и назначении ответственного за архивное хранение, когда в организации не создается архив как структурное подразделение (требуется еще внесение изменений в должностную инструкцию, если у работника появляются новые трудовые обязанности)
