Как оформить документы-основания в приказе

Как всегда, будем ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению.

В работе с документами мы руководствуемся рациональными правилами и технологией составления и оформления документов.

Интересно, о каком приказе идет речь? От этого зависит ответ на поставленный вопрос. Опишем возможные варианты.

Когда приказ издан во исполнение другого документа

В приказах по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, которые могут быть изданы во исполнение действующего законодательства, требований нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов управления организацией, ссылки на документы-основания оформляются в констатирующей части приказа.

Несколько документов-оснований для издания приказа могут быть перечислены через союз «и» или запятую по степени их значимости для решения вопроса. Но никакие нумерованные списки не предусматриваются и не оформляются.

Когда документы-основания подтверждают обоснованность принятого в приказе решения

Этот вариант чаще всего встречается в приказах по личному составу. Они до сих пор часто издаются по унифицированным формам первичных учетных документов (УСПУД) подсистемы по учету труда и его оплаты (формы серии Т №), которые когда-то были утверждены Госкомстатом России и, хотя перестали быть обязательными, многие организации продолжают пользоваться этими привычными формами документов, подгруженными в информационные системы («1С:» и др.).

В этих формах предусматривается указание документов-оснований для издания приказов на отдельной строке через двойной интервал ниже текста (см. Пример 4). Слово «Основание:» пишется от границы левого поля всегда в единственном числе (даже если после него перечисляется несколько документов-оснований).

Если документов-оснований несколько, то обычно они перечисляются в логическом или хронологическом порядке через запятую, элементы этого списка не нумеруются. Например, при оформлении приказа об увольнении за прогул необходимо соблюсти установленную в ТК РФ процедуру, призванную выяснить причины и обстоятельства инцидента, чтобы определить вину работника, последствия проступка и предшествующее отношение к труду. В рамках этой процедуры может быть составлено несколько документов, в приказе об увольнении они перечисляются в поле «Основание:» в логическом порядке: сначала акт об отсутствии работника на рабочем месте; далее требование о предоставлении письменного объяснения; объяснительная записка работника или акт об отказе дать письменное объяснение и др. (обстоятельства и поведение «виновника торжества» могут быть разными, потому и состав фиксирующих это документов варьируется). Главное, что документы должны обеспечить доказательство соблюдения работодателем предписанной трудовым законодательством процедуры увольнения по данному основанию. См. Пример 4.

Возможен вариант, когда актом оформляются результаты расследования и все собранные по инциденту документы становятся его приложениями. Тогда в приказе достаточно сделать ссылку только на акт, упомянув о наличии у него приложений (как в Примере 6).

Конечно, слово «Основание» (всегда в единственном числе) с точки зрения оформления в документе еще не отделилось от текста и не стало самостоятельным реквизитом, но уже формализовалось и нашло свое закрепленное место на листе бумаги.

Если вам приходится составлять приказ не по госкомстатовской уницифицированной форме, а как распорядительный документ системы ОРД (по типовому формуляру приказа, см. Пример 5), то в качестве образца можно использовать правила оформления очень похожего реквизита «Отметка о приложении», который формально в стандарте рассматривается уже как самостоятельный, отделившийся от текста реквизит.

Таким образом, слово «Основание» оформляется от границы левого поля под текстом (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) и является пока его формализованной частью. Оформить «Основание» рекомендуем через 2 межстрочных интервала ниже текста (т.е. отступив 1 пустую строку).

В Примере 7 показан один из допустимых способов перечисления документов-оснований – единым абзацем от границы левого поля. Но предпочтительным является другой способ оформления (похожий на отметку о наличии приложения), когда ключевое слово «Основание:» пишется от границы левого поля, а наименования документов-приложений сдвигаются правее (как в Примерах 5 и 6).

Если позволяет площадь листа бумаги, то наименование каждого документа-основания оформляется с новой строки (как в Примере 5). Но в любом случае список документов-оснований не нумеруется.

Реквизиты каждого документа-основания указываются в классическом порядке:

• вид документа;
• автор (при необходимости);
• дата и
• регистрационный номер (при наличии);
• заголовок к тексту (при наличии).