Как указывать документы в преамбуле приказа, во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений.
Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Как оформить ссылку на документы-основания в приказе? Перед словом «Основание» надо делать пустую строку? Делать ли абзацный отступ? Если документов-оснований несколько, то оно пишется во множественном числе? Сами основания можно писать не подряд в одном абзаце, а перечислять нумерованным списком (когда их много, это удобнее)?
Как всегда, будем ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению.
В работе с документами мы руководствуемся рациональными правилами и технологией составления и оформления документов.
Интересно, о каком приказе идет речь? От этого зависит ответ на поставленный вопрос. Опишем возможные варианты.
Когда приказ издан во исполнение другого документа
В приказах по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, которые могут быть изданы во исполнение действующего законодательства, требований нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов управления организацией, ссылки на документы-основания оформляются в констатирующей части приказа.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18 ...В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа...
Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению гост р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.5. ...Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
- нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа...
Пример 1. Ссылка на документ-основание издания приказа в начале его текста
В соответствии с решением общего собрания участников общества (протокол от 22.05.2023 № 4)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Пример 2. Ссылка на документ-основание издания приказа в начале его текста
На основании п. 2.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, п р и к а з ы в а ю:
Несколько документов-оснований для издания приказа могут быть перечислены через союз «и» или запятую по степени их значимости для решения вопроса. Но никакие нумерованные списки не предусматриваются и не оформляются.
Пример 3. Ссылка на документы-основания издания приказа в начале его текста
Во исполнение ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, п р и к а з ы в а ю:
Когда документы-основания подтверждают обоснованность принятого в приказе решения
Этот вариант чаще всего встречается в приказах по личному составу. Они до сих пор часто издаются по унифицированным формам первичных учетных документов (УСПУД) подсистемы по учету труда и его оплаты (формы серии Т №), которые когда-то были утверждены Госкомстатом России и, хотя перестали быть обязательными, многие организации продолжают пользоваться этими привычными формами документов, подгруженными в информационные системы («1С:» и др.).
В этих формах предусматривается указание документов-оснований для издания приказов на отдельной строке через двойной интервал ниже текста (см. Пример 4). Слово «Основание:» пишется от границы левого поля всегда в единственном числе (даже если после него перечисляется несколько документов-оснований).
Если документов-оснований несколько, то обычно они перечисляются в логическом или хронологическом порядке через запятую, элементы этого списка не нумеруются. Например, при оформлении приказа об увольнении за прогул необходимо соблюсти установленную в ТК РФ процедуру, призванную выяснить причины и обстоятельства инцидента, чтобы определить вину работника, последствия проступка и предшествующее отношение к труду. В рамках этой процедуры может быть составлено несколько документов, в приказе об увольнении они перечисляются в поле «Основание:» в логическом порядке: сначала акт об отсутствии работника на рабочем месте; далее требование о предоставлении письменного объяснения; объяснительная записка работника или акт об отказе дать письменное объяснение и др. (обстоятельства и поведение «виновника торжества» могут быть разными, потому и состав фиксирующих это документов варьируется). Главное, что документы должны обеспечить доказательство соблюдения работодателем предписанной трудовым законодательством процедуры увольнения по данному основанию. См. Пример 4.
Пример 4. Приказ о дисциплинарном взыскании в виде увольнения (по унифицированной форме № Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)
Возможен вариант, когда актом оформляются результаты расследования и все собранные по инциденту документы становятся его приложениями. Тогда в приказе достаточно сделать ссылку только на акт, упомянув о наличии у него приложений (как в Примере 6).
Конечно, слово «Основание» (всегда в единственном числе) с точки зрения оформления в документе еще не отделилось от текста и не стало самостоятельным реквизитом, но уже формализовалось и нашло свое закрепленное место на листе бумаги.
Если вам приходится составлять приказ не по госкомстатовской уницифицированной форме, а как распорядительный документ системы ОРД (по типовому формуляру приказа, см. Пример 5), то в качестве образца можно использовать правила оформления очень похожего реквизита «Отметка о приложении», который формально в стандарте рассматривается уже как самостоятельный, отделившийся от текста реквизит.
Таким образом, слово «Основание» оформляется от границы левого поля под текстом (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) и является пока его формализованной частью. Оформить «Основание» рекомендуем через 2 межстрочных интервала ниже текста (т.е. отступив 1 пустую строку).
Пример 5. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора (по типовому формуляру приказа)
Пример 6. Документ-основание в приказе – один акт, остальные документы являются его приложениями
Пример 7. В приказе перечислены несколько документов-оснований в хронологическом порядке
В Примере 7 показан один из допустимых способов перечисления документов-оснований – единым абзацем от границы левого поля. Но предпочтительным является другой способ оформления (похожий на отметку о наличии приложения), когда ключевое слово «Основание:» пишется от границы левого поля, а наименования документов-приложений сдвигаются правее (как в Примерах 5 и 6).
Если позволяет площадь листа бумаги, то наименование каждого документа-основания оформляется с новой строки (как в Примере 5). Но в любом случае список документов-оснований не нумеруется.
Реквизиты каждого документа-основания указываются в классическом порядке:
- вид документа;
- автор (при необходимости);
- дата и
- регистрационный номер (при наличии);
- заголовок к тексту (при наличии).
