Если приложения хранить не с утвердившими их приказами?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2019

Вопрос

Приложения к приказам должны храниться вместе с приказами. Но бывают случаи, когда оригиналы приложений необходимо передать в подразделения. Правильно ли мы оформляем такие ситуации? 1. Некоторые документы, которые вводятся в действие приказом, в нашей организации хранятся в подразделениях. Для этого мы указываем отдельным пунктом в приказе место хранения приложений: «3. Принять подлинники Приложения 1 и Приложения 2 для учета и ответственного хранения. Отв.: начальник центрального управления организации труда». 2. В случае исполнения обязанностей кроме приказа мы подписываем дополнительное соглашение к трудовому договору, которое хранится в личном деле работника. Для связи приказа об исполнении обязанностей и дополнительного соглашения мы в приказе делаем следующую запись: «Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору об исполнении обязанностей на 1 л.».

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Рассмотрим случай 1. Документы-приложения к приказам являются локальными нормативными актами (ЛНА) организации и могут существовать, применяться и контролироваться как совершенно самостоятельные документы. Желательно разработать в организации Регламент издания локальных нормативных актов (организационных документов), в котором устанавливаются: система их учета и структура индекса, срок действия, порядок внесения изменений, а также ответственность за их учет, использование (выдачу копий в подразделения) и обеспечение сохранности. Обратите внимание:

в такой ситуации «учетный номер», присвоенный в центральном управлении организации труда, должен быть идентификационным индексом и оформляться в заголовочной части документа (как в Примере 1);
а поручение в приказе рекомендуем отредактировать так, как показано в Примере 2.

Пример 1. Заголовочная часть ЛНА, который имеет собственный регистрационный номер (индекс)

Пример 2. Распорядительный пункт приказа о хранении ЛНА

3. Начальнику Центрального управления организации труда Кошкину К.И. принять подлинники утвержденных организационных документов (Приложение 1 и Приложение 2 к приказу) для учета и ответственного хранения 16.11.2019.

Случай 2. Да, дополнительное соглашение к трудовому договору в таком приказе необходимо, только основание лучше сформулировать так, как показано в Примере 4.

Если же издается приказ о временном исполнении обязанностей по руководству организацией или подразделением, то дополнительным основанием для него будет устав организации (если там зафиксировано, что заместитель по должности исполняет обязанности первого руководителя), решение органа управления организацией (протокол общего собрания участников, протокол заседания совета директоров об исполнении обязанностей единоличного исполнительного органа, т.е. первого руководителя), служебная записка вышестоящего руководителя (об исполнении обязанностей руководителя курируемого структурного подразделения) и т.п. управленческие документы (Пример 3).

Количество листов и экземплярность в основании к приказам не указывается, эти данные оформляются только в реквизите «отметка о наличии приложений».

Пример 3. Основание в приказе об исполнении обязанностей руководителя организации