Период отпусков: встречаем во всеоружии

На летние месяцы традиционно приходится основная часть отпусков. Для большинства работников это время отдыха, а на индивидуального предпринимателя ложится повышенная нагрузка. Свериться с графиком отпусков, составить приказы, рассчитать отпускные – это лишь малая часть того, что следует сделать. А если сотрудник во время отдыха заболел? Как оформить отзыв из отпуска? Кому полагаются дополнительные отпуска? В данной статье попробуем ответить на эти и другие вопросы.

Основной отпуск

Право на отдых

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК РФ). Обратите внимание: речь идет исключительно о тех лицах, с которыми заключены трудовые договоры. Работникам, трудящимся по гражданско-правовым договорам, отпуск не предоставляется (абз. 4 ч. 8 ст. 11 ТК РФ).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудника предоставляется в любое время в соответствии с очередностью, установленной у индивидуального предпринимателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). При этом график отпусков работодатель должен утвердить не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). О времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд. Также не допускается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Учтите, что некоторым из ваших работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время. К примеру:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 260 ТК РФ);
• работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
• лицам, работающим по совместительству (они вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ) и т.д.

Продолжительность отдыха

Чаще всего продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Сотрудникам, занятым на сезонных работах, и лицам, заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев, положены оплачиваемые отпуска из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Также существуют так называемые удлиненные отпуска, продолжительность которых зависит от должности, характера работы либо возраста. Например, для работников до 18 лет отпуск составляет 31 календарный день¹, для инвалидов – 30 дней², для педагогических работников – от 42 до 56 дней³ и т.д.

Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 отметил, что законодательство не предусматривает предоставление неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. Так что отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным.

Обратите внимание: в соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Причем одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Отпускной стаж

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается практически все время работы у работодателя, в т.ч. когда за сотрудником в соответствии с законодательством сохранялось место работы. Исключение составляют следующие периоды (ст. 121 ТК РФ):

• предоставляемые по просьбе работника отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение рабочего года;
• отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в т.ч. вследствие его отстранения в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
• отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Роструд в письме от 14.06.2012 № 854-6-1 уточнил, что если какие-либо периоды времени не включаются в отпускной стаж, то окончание рабочего года отодвигается на число исключенных дней.

Порядок оформления отпуска

Чаще всего индивидуальные предприниматели для оформления и учета отпусков используют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»⁴.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков прописывают в графике отпусков (форма № Т-7).

В соответствии со ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 отметил, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д.).

Для оформления отпусков применяют приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 или № Т-6а).

Сведения об отпуске отражают в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ежегодный основной оплачиваемый отпуск обозначают буквенным кодом «ОТ» либо цифровым кодом «09».

Отпускные выплаты

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При расчете отпускных выплат следует ориентироваться на ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Для расчета среднего заработка понадобятся следующие величины:

1. расчетный период,
2. учитываемые выплаты,
3. продолжительность отпуска.

Расчетный период

Зачастую средний дневной заработок рассчитывают за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения). Из расчетного периода исключают время, а также начисленные за это время суммы, если работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством (п. 5 Положения). Это, к примеру, больничные, пособия по беременности и родам и т.д.

В некоторых случаях в интересах работника следует заменить расчетный период (см. Таблицу 1).

Учитываемые выплаты

Следует учесть все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (п. 2 Положения). Не участвуют в расчете только суммы, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие (п. 3 Положения).

В особом порядке учитываются премии (см. Таблицу 2).

Отметим нюансы расчета среднего заработка при повышении тарифных ставок и окладов (см. Таблицу 3).

Продолжительность отпуска

Ранее мы рассказывали о продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска. Единственное, что хотелось бы напомнить, – нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отдыха не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Порядок расчета

1. Вначале следует определить среднедневной заработок (п. 10 Положения):

Если в расчетном периоде один или несколько месяцев отработаны не полностью либо присутствуют неучитываемые периоды (п. 10 Положения):

2. Далее рассчитываем средний заработок (п. 9 Положения):

Обычно для расчета отпускных выплат применяют форму № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Напоминаем, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Налоговый учет

Отпускные выплаты облагаются НДФЛ⁹ и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС¹⁰ по тем же тарифам, что и заработная плата.

Спорные ситуации связаны с моментом перечисления «отпускного» НДФЛ в бюджет – совместно с налогом на доходы по зарплате либо отдельно в день выплаты отпускных. Попробуем разобраться в этом вопросе.

Представители налогового и финансового ведомств считают, что оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей. Указанный вывод содержится в следующих письмах: ФНС РФ от 10.04.2009 № 3-5-04/407@, от 13.02.2008 № ШС-6-3/94@, от 09.01.2008 № 18-0-09/0001; Минфина России от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 (направлено письмом ФНС России от 13.06.2012 № ЕД-4-3/9698@), от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49, от 24.01.2008 № 03-04-07-01/8. Соответственно, датой фактического получения такого дохода является день его выплаты.

Так что, учитывая позиции чиновников и арбитров, работодатели должны перечислить НДФЛ с отпускных выплат в следующие сроки:

• в день получения средств в банке для выплаты дохода – при выплате дохода из кассы (за счет средств, полученных из банка);
• в день перечисления дохода на счет работника либо по его поручению на счета третьих лиц в банках – при перечислении дохода на счет физического лица;
• не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником дохода, – при выплате дохода из кассы.

Дополнительный отпуск

Кому предоставляется

Некоторые категории работников кроме основного отпуска могут претендовать на дополнительный отдых. Речь идет о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ч. 1 ст. 116 ТК РФ).

К примеру, ежегодные допотпуска предоставляются работникам:

• с ненормированным рабочим днем – не менее 3 календ. дн.¹¹;
• занятым на работах с вредными или опасными условиями труда – не менее 7 календ. дн.¹²;
• работающим в районах Крайнего Севера – 24 календ. дн.¹³ и т.д.

Также работодатели вправе самостоятельно устанавливать иные дополнительные отпуска (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Суммирование основного и дополнительного отпусков

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Как правило, продолжительность основного и дополнительных отпусков исчисляется в календарных днях. Тем не менее еще встречаются нормативные правовые акты, где длительность допотпуска обозначена в рабочих днях. В этом случае следует опираться на разъяснения Минтруда РФ от 01.02.2002 № 625-ВВ. Порядок действия таков:

1. определяем дату начала отпуска;
2. от начала отпуска отсчитываем количество дней основного отпуска в календарных днях;
3. далее отсчитываем количество дней допотпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
4. определяем последний день отпуска;
5. подсчитываем общее количество календарных дней, начиная с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска. В расчете не учитываем нерабочие праздничные дни.

В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск обозначают буквенным кодом «ОД» либо цифровым кодом «10».

Отпускные нюансы

Перенос отпуска

В случаях, указанных в ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. К примеру, при временной нетрудоспособности сотрудника, в период прохождения военных сборов, при вызове на допрос в качестве свидетеля и т.д.

Порядок действий при переносе отпуска на другой срок таков:

1. работник подает работодателю заявление с просьбой перенести отпуск;
2. работодатель издает приказ (распоряжение) о перенесении отпуска, который объявляется работнику под личную подпись;
3. работодатель вносит в график отпусков соответствующие изменения;
4. работодатель пересчитывает работнику сумму отпускных выплат (при изменении расчетного периода);
5. работодатель вносит соответствующие записи в личную карточку работника.

Отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Порядок действий при отзыве из отпуска:

1. работодатель уведомляет работника об отзыве из отпуска;
2. работодатель получает согласие работника на отзыв из отпуска;
3. работодатель издает приказ (распоряжение) об отзыве из отпуска (в нем можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска);
4. неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (см. выше порядок переноса отпуска на другой срок).

Учтите, что не допускается отзыв из отпуска следующих работников (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):

• в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• занятых на работах с вредными условиями труда.

Замена отпуска компенсацией

В общем случае часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Между тем при суммировании отпусков или перенесении их на следующий рабочий год речь о денежной компенсации может пойти, только если продолжительность каждого из неиспользованных отпусков превышает 28 календ. дн. и только за ту часть, которая превысит 28 календ. дн. (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Роструд в письме от 08.06.2007 № 1921-6 уточнил, что замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, является правом, а не обязанностью работодателя.

Тем не менее если работодатель согласен выплатить компенсацию, порядок действий следующий:

1. работник подает работодателю письменное заявление с просьбой о замене отпуска компенсацией;
2. работодатель издает приказ (распоряжение) о замене отпуска денежной компенсацией;
3. работодатель вносит запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;
4. работодатель вносит в график отпусков соответствующую запись.

Не допускается замена отпуска компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Компенсация при увольнении

При увольнении работнику выплачивается полная денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Здесь нелишним будет напомнить, что до сих пор актуальны Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (далее – Правила).

Отметим основные положения при расчете компенсации за неиспользованные отпуска.

Компенсацию исчисляют пропорционально отработанному времени, идущему в стаж для отпуска.

Если рабочий год не был полностью отработан, то оплачиваемые дни отпуска рассчитывают пропорционально отработанным месяцам (28 календ. дн. / 12 мес. × Количество отработанных месяцев). При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются до полного месяца (п. 35 Правил).

При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска их округление законодательством не предусмотрено. Если работодатель принимает решение об округлении до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17). К примеру, работодатель должен выплатить компенсацию работнику за неиспользованный отпуск продолжительностью 20,4 календарных дней, которые могут быть округлены до 21 дня, а не до 20 дней.

Увольняемые работники, проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, идущих в стаж для отпуска, получают полную компенсацию (п. 28 Правил, письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1).

Отпуск с последующим увольнением

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

В этом случае работодатель должен исходить из того, что последним днем работы сотрудника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (определение КС РФ от 25.01.2007 № 131-О-О). За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако, в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).