Top.Mail.Ru

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Номер телефона сотрудника - это персональные данные?

С коллегами возник спор, является ли номер телефона сотрудника персональными данными и можем ли мы его запрашивать у сотрудника и указывать в кадровых документах. Например, в личном деле, в трудовом договоре, допсоглашении и пр. Помогите разобраться, чтобы ничего не нарушить.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Минимально необходимые учетные документы в архиве организации

Большое спасибо за статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации». Но как должно быть организовано дело, если в организации (АО) нет и не планируется архив как структурное подразделение и штатный архивист? Организация источником комплектования не является.

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!