Если заявления об оформлении новой трудовой книжки входят в состав личных дел работников и написаны до 2003 года, они должны храниться не менее 75 лет со дня написания, а написанные позже – не менее 50 лет со дня написания. Если же такие заявления не включены в личные дела работников, срок их хранения – 5 лет.
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) и приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ № 558).
В соответствии со ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а созданные начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст. 3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 № 14АП-8771/11).
Отметим, что в соответствии с Приказом № 558 документы, которые формально подпадают под определение документов по личному составу, имеют разные сроки хранения: от 1 года до 75 лет. Росархив в письме от 08.08.2016 № 7/1742-Н разъяснил особенности применения указанного приказа в связи с дополнением Закона № 125-ФЗ ст. 22.1. Так, все документы по личному составу, созданные после 2003 года, в отношении которых Приказом № 558 установлен срок хранения 75 лет, должны храниться в организации 50 лет (в частности, такой срок хранения предусмотрен и для невостребованных работниками трудовых книжек). При этом в письме указано, что документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, отпусках, командировках, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, графики отпусков и др.) имеют разные сроки хранения в соответствии с Перечнем. Такая формулировка позволяет предположить, что, по мнению ведомства, срок хранения тех документов по личному составу, для которых он согласно Приказу № 558 составлял менее 75 лет, остается неизменным.
Перечень документов, утвержденный Приказом № 558, не устанавливает сроков хранения именно таких документов, как заявления об оформлении новой трудовой книжки. Однако в соответствии с п. 656 Перечня заявления, входящие в состав личного дела работника, хранятся 75 лет, а заявления, не вошедшие в личное дело, – 5 лет (п. 665 Перечня).
Поэтому, на наш взгляд, если в приведенной ситуации заявления об оформлении новой трудовой книжки входят в состав личного дела работника и написаны до 2003 года, они должны храниться не менее 75 лет со дня написания, а написанные начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня написания. Если же такие заявления не входят в личное дело работника, срок их хранения – 5 лет.
