Обязанность работодателя по изданию приказа о предоставлении отпуска и требования к содержанию такого приказа ТК РФ не установлены. Вместе с тем в самостоятельно разработанной форме приказа о предоставлении отпуска работодателю целесообразно предусмотреть указание сведений о периоде работы (рабочий год), за который работнику предоставляется отпуск.
В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Правила, по которым определяется время использования отпуска каждым работником, закреплены в ст. 122 и 123 ТК РФ.
Так, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ о наступлении в соответствии с графиком времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель обязан предупредить работника не позднее чем за две недели. Это означает, что работник должен поставить свою подпись и дату ознакомления в документе, в котором указано время начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Форма извещения о времени начала отпуска законом не установлена. Соответственно, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Выполнить требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ работодатель может и ознакомив работника под подпись с приказом (проектом приказа) о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. При этом необходимость издания приказа о предоставлении работнику отпуска ТК РФ не предусмотрена.
Отметим, что в соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций государственного сектора, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них больше не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Минтруд России (письмо от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) и Роструд (письма от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1) в полной мере распространяют этот вывод на формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление № 1). Таким образом, унифицированные формы кадровых документов на сегодняшний день не рассматриваются официальными органами в качестве обязательных.
Следовательно, работодатель, не относящийся к организациям государственного сектора, самостоятельно определяет, необходимо ли ему в соответствии с принятым в организации документооборотом издавать приказ о предоставлении работнику отпуска. Такие работодатели также вправе определить собственную форму и содержание приказа о предоставлении работнику отпуска. Соответственно, утверждать, что такой приказ обязательно должен содержать сведения о периоде работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, на наш взгляд, было бы некорректно.
Вместе с тем необходимо учитывать следующее.
Ежегодный отпуск состоит из ежегодного основного оплачиваемого отпуска, который предоставляется всем работникам (ст. 115 ТК РФ), и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых отдельным категориям работников в случаях, перечисленных в ст. 116 ТК РФ.
В соответствии со ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в каждом рабочем году. Лишь в исключительных случаях допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Рабочий год составляет 12 месяцев, и его исчисление, в отличие от календарного года, начинается со дня поступления на работу. Следующий рабочий год начинается сразу после окончания предыдущего (письмо Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1). При наличии периодов, не включаемых в стаж (ч. 2 ст. 121 ТК РФ), дата окончания рабочего года смещается по сравнению с изначальной на число дней в таких периодах.
Согласно ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска; неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).
А ч. 2 ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Как следует из перечисленных норм, работодатель в любом случае должен вести учет предоставленных работнику отпусков. Иными словами, работодатель должен знать, какой продолжительности и за какой рабочий год он обязан предоставить работнику ежегодный основной, а в случаях, перечисленных в ст. 116 ТК РФ, и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Не располагая такой информацией, работодателю будет сложно доказать, что он, например, полностью предоставил работнику отпуск за определенный рабочий год.
Если предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется в организации приказом, то (учитывая, что отпуск работнику должен предоставляться за рабочий год), по нашему мнению, сведения о том, за какой именно рабочий год (период) предоставляется отпуск, целесообразно указать в этом же приказе. Наличие такой информации в приказе о предоставлении отпуска позволит работодателю определить, отпуск какого вида и за какой рабочий период работнику предоставлен или остался непредоставленным.
Каких-либо разъяснений официальных компетентных органов или судебной практики по данному вопросу нам, к сожалению, обнаружить не удалось.
