Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно?

Все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными учетными документами. Формы «первички» можно разделить по следующему признаку: обязательные унифицированные формы и документы, разрабатываемые самостоятельно. Причем некоторые из унифицированных шаблонов допускается изменять в части дополнения собственными реквизитами. Рассмотрим данный вопрос подробней, а также приведем образцы самостоятельно разработанных форм первичных документов.

Унифицированные формы

С 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее ? Закон № ­402-ФЗ)).

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними. Данный вывод подтверждают письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 06.03.2013 № ­03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971, Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

К примеру, на обязательность применения банковских документов указано в п. 1.10 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 № 383-П (далее – Положение № 383-П). Формы платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования и платежного ордера приведены в ­приложениях 2, 4, 6 и 9 к Положению № 383-П.

Не получится модифицировать и кассовые документы ­(письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 06.05.2013 № ­03-03-06/1/15770, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Речь здесь идет о следующих документах: приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости. Это следует из порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Формы данных документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной ­документации по учету труда и его оплаты».

Таких форм «первички», которые надо использовать только в утвержденном уполномоченными органами варианте, достаточно много. Ниже мы еще отметим некоторые из этих документов.

Также обратим внимание и на исполнителей государственных контрактов. В этом случае обязанность представлять учетные документы, форма которых предусмотрена условиями договора, является неотъемлемой его частью (письмо Минфина России от 11.12.2014 № 02-06-05/64022).

Разрабатываем собственные формы

Обязательные реквизиты

Итак, индивидуальный предприниматель вправе применять самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации, соответствующие требованиям Закона № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 11.12.2014 № 02-06-05/64022).

При этом каждый такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (письма ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487 и Минфина России от 19.01.2015 № ­03-03-06/1/879):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что собственные формы «первички» могут быть разработаны на базе унифицированных форм первичных учетных документов. Разработанные налогоплательщиком документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ (вместе с письмом Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547)). Включение дополнительных реквизитов производится при необходимости. К примеру, в связи с характером факта производимой операции, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации и др. На это было указано в письмах Минфина России от 16.06.2014 № 03-11-06/2/28535 и от 21.04.2014 № ­03-11-06/2/18218, а также в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”».

Далее приведем примеры самостоятельно разработанных форм.

Накладная

Для оформления отпуска товарно-материальных ценностей используется накладная. Чаще всего речь идет о форме № ТОРГ-12, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Однако ничто не мешает коммерсанту разработать более простой вариант накладной с...